No confundas una reunión con un coffee break

Imagina este escenario: Seis personas se reúnen alrededor de la mesa en la sala de conferencias para la reunión semanal de personal. Toman café, charlan sobre fútbol, política, o las vacaciones de la familia, disfrutando la oportunidad de tener una conversación relajada e informal con sus colegas. Eventualmente, empiezan a discutir temas de negocios, pero sin ningún propósito claro ni resultados tangibles. Una persona empieza a ver el correo en su Blackberry, otra escribe en su laptop. Pasada una hora más o menos, los participantes regresan a sus escritorios y al “trabajo real” que los espera allí.

¿Qué está mal en este cuadro?

Esta no fue una reunión. Fue un coffee break prolongado. No hay un liderazgo aparente. Nadie toma la responsabilidad de aprovechar el tiempo del grupo. La gente se desconecta y “hace lo suyo”.

En posts recientes compartí algunas ideas sobre la importancia de las agendas en las reuniones. Las agendas son una forma de comunicar a los participantes la razón por la que los han convocado y qué se les pide que contribuyan. Las agendas pueden ayudar a que las reuniones sean mucho más eficientes y productivas. Sin embargo, a veces la gente se resiste a tener una agenda. Sienten que es una camisa de fuerza, que en vez de alentarla, limita su participación. Preferirían “simplemente conversar”.

¡Tal vez tengan razón!

En ambientes de alta presión, o cuando el grupo está enredado en un conflicto o enfrentando decisiones difíciles, una simple y sencilla conversación puede ser justamente lo que necesita un equipo.

Ahora imagina este escenario. Las mismas seis personas entran a una sala de reuniones y el líder dice, “Sé que estamos bajo mucha presión debido a [un desafío actual]. En nuestras reuniones recientes,hemos eludido este tema, o dado vueltas alrededor de él, sin haber llegado a una conclusión. Hoy sugiero que tomemos esta oportunidad para “simplemente hablar” entre nosotros sobre cómo vemos este asunto. Trabajen en pares, grupos pequeños o todos juntos, como quieran. Sin agenda.

Para mejorar las probabilidades de que algo cambie, yo pido lo siguiente:

  • Préstense mutuamente total atención. Esto significa celulares y laptops apagados.
  • Intenten entenderse mutuamente, no de convencernos de lo acertado de su punto de vista.
  • Después de 45 minutos, nos vamos a detener a reflexionar sobre lo que hemos escuchado.
  • Están libres para irse si no desean contribuir a la conversación. ¿Hay alguna pregunta?

¿Qué cambió?

Se alteró el proceso con una intención clara y algunas pautas para apoyar la participación. No hay garantías de que esta estrategia de “simplemente hablar”vaya a funcionar, como tampoco podemos saber de antemano si una agenda escrita llevará a un grupo a resultados útiles.

Mensaje clave: Si no tienes un propósito y un proceso claro para convocar una reunión, mejor deja que la gente haga su trabajo – o tome un coffee break.

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