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Error 2 de reuniones que pierden el tiempo: Convocar a las personas equivocadas

Este es el segundo de cinco mensajes acerca de los errores comunes que hacen que las reuniones sean aburridas y poco productivas. Puedes ver la lista completa en nuestra nueva guía gratuita: Excelentes Reuniones de Trabajo.

Error 2: Convocar a las personas equivocadas

No es necesario ni recomendable que todo el equipo o todos los miembros de un grupo asistan a cada reunión. Si el objetivo y los temas de la agenda no les corresponden, las personas fácilmente se distraen, empiezan a revisar sus mensajes en el celular y dejan de contribuir a la discusión.Otro error es no incluir a las personas con mayor interés en el tema, que tienen información clave para la discusión, o que van a tener responsabilidad para su implementación.

Ejemplo de convocatoria equivocada: Obligar a todos los docentes de una escuela a asistir a una discusión que sólo afecta a los docentes de ciencia.

Ejemplo de convocatoria atinada: Invitar a todos los docentes con un interés en el nuevo programa de ciencias. Son bienvenidas otras personas interesadas en el tema, pero no están obligadas a estar presentes.

Beneficios de corregir este error

  • Justificar la inversión del tiempo de los participantes
  • Aprovechar la experiencia y conocimiento de los participantes
  • Evitar problemas posteriores causados por no haber consultado a los actores clave

En la práctica: Explica tanto en la convocatoria como al inicio de la reunión la razón por la que se ha convocado a este grupo en particular y qué se espera de ellos en esta oportunidad.

Tip de facilitación: Si la agenda incluye temas que corresponden sólo a una parte del grupo, inclúyelos después de los asuntos que involucran a todos. Cuando lleguen a este punto en la agenda, indica claramente que quienes no estén involucrados se pueden ir, ¡sin tener que pedir disculpas!

Cada persona en la sala de reuniones debe poder contestar la pregunta, “¿Por qué estoy aquí?”


¿Quieres conocer los otros cuatro errores comunes? Descarga la guía gratuita “Excelentes Reuniones de Trabajo” aquí

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Objetivo poco claro, el error # 1 de las reuniones en que se pierde el tiempo

Este es el primero de cinco mensajes acerca de los errores comunes que hacen que las reuniones sean aburridas y poco productivas. Puedes ver la lista completa en nuestra nueva guía gratuita: Excelentes Reuniones de Trabajo.

Error 1: Objetivo poco claro

Si el objetivo principal de la reunión no es claro, los participantes no pueden entender por qué tienen que estar presentes. O puedes convocar a las personas equivocadas.

Ejemplo de un objetivo poco claro es: Esta es una reunión del área de administración.

Ejemplo de un objetivo más claro es: La intención es analizar la propuesta de una nueva política de facturación y preparar nuestros comentarios sobre ésta.

Beneficios de corregir este error

  • Facilitar la planificación de una agenda enfocada a resultados
  • Priorizar el uso del tiempo
  • Asegurar que se convoca a las personas indicadas
  • Evitar desvíos en la discusión
  • Aumentar la probabilidad de lograr el objetivo

En la práctica: Explica el objetivo al comienzo de la reunión y de qué manera se espera que cada persona contribuya a la discusión. ¿Esperas que generen ideas? ¿Ofrezcan comentarios? ¿Tomar una decisión? Asegúrate de que las expectativas sean compartidas.

Tip de facilitación: Escribe el objetivo en el pizarrón blanco o papelógrafo y mantenlo visible durante la reunión.

Si no puedes definir el propósito de la reunión, ¡cancélala!

¿Quieres conocer los otros cuatro errores comunes? Descarga la guía gratuita “Excelentes Reuniones de Trabajo” aquí

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Nueva Guía Gratuita: Excelentes Reuniones de Trabajo

La gente se queja mucho de las malas reuniones… y con razón. Las reuniones aburridas y poco productivas son una plaga internacional. Los participantes salen frustrados por el desperdicio de su tiempo y los líderes se quejan de la falta de entusiasmo y el compromiso tibio de sus equipos de trabajo.

Este problema se puede arreglar

Como facilitadores profesionales, estudiamos los elementos que contribuyen al aburrimiento, frustración y poca productividad en reuniones de trabajo. Lo interesante es que las malas prácticas que producen las quejas son muy parecidas en todos los sectores y países en que hemos trabajado. Cuando se piensa en la cantidad de malas reuniones que suceden cada día en todo el mundo y el costo económico y emocional que generan, para nosotros es un llamado a la acción.

¡El agente de cambio eres tú!

Creamos una nueva guía dirigida principalmente a quienes por su rol en la organización les toca convocar y conducir reuniones. Como muchos de tus colegas, nunca has recibido capacitación en “reuniones efectivas”, entonces tus únicos “maestros” han sido tus jefes – que cometen los mismos errores que tú estás cometiendo, a falta de mejores ejemplos. ¿Cómo romper este círculo vicioso de malos hábitos de reuniones?

Descarga la guía gratuita aquí

Si tienes la responsabilidad de convocar reuniones, estás en posición de transformarlas en encuentros estimulantes y productivos. En esta guía te mostramos los cinco errores más comunes y cómo corregirlos. ¡Empieza hoy!

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[Webinar Gratuito] Cómo explicar lo que hace un facilitador a tu suegra

La semana pasada anunciamos orgullosamente el lanzamiento del primer video ilustrado de IIFAC, ¿Qué es lo que hacen los facilitadores?

La respuesta ha sido sumamente gratificante. La gente está muy contenta de haber encontrado una explicación breve del complejo trabajo de facilitación de grupos, que todos pueden comprender.

Estas son algunas de las cosas que me encantan del video – y por qué creo que te van a encantar también

  • Es corto – menos de 4 minutos
  • Es claro, presenta la esencia de lo que hacemos usando un lenguaje simple, no técnico, y dibujos hechos con lápiz
  • Es divertido
  • Invita a la reflexión. ¡Y queremos saber lo que piensas!

Ahora, queremos ver el video y discutirlo junto contigo.

En este webinar de 45-minutos vamos a tomar cada uno de los puntos principales del video, responder las preguntas que puedas tener y, más importante, averiguar qué piensas sobre la presentación.

  • ¿El video concuerda con tu experiencia de ser facilitador – o de recibir facilitación?
  • ¿Entendiste algo más sobre el trabajo de facilitación al ver el video?
  • ¿De qué otra manera podríamos haber descrito el trabajo del facilitador?

También tomaremos unos minutos para contarte acerca del programa de certificación en facilitación profesional de IIFAC – pero no te preocupes, no se trata de un largo argumento de venta, es sólo información útil sobre esta capacitación y lo que puede significar para tu desarrollo profesional.

Más que nada, el webinar va a ser una conversación entre amigos y colegas acerca de lo que hacemos los facilitadores – y cómo comunicar a otros la rica complejidad de nuestro trabajo con grupos.

Marca tu agenda: Martes 19 de marzo al mediodía, 12:00 p.m., hora de Bogotá, Colombia.

Regístrate ahora para reservar tu lugar en el webinar.

Planeamos grabar el webinar, así que aunque no puedas asistir al evento en vivo, podrás disfrutar de la grabación.

¡Esperamos iniciar la conversación!

Beatrice Briggs y Ana Rubio

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¿Qué es lo que hacen los Facilitadores?

El video “¿Qué es lo que hacen los facilitadores?” ¡Se ha globalizado!
A continuación encontrarás los diferentes idiomas a los que se ha traducido
Inglés | Audio Click here to see the video in english
Español | Audio Haz clic aquí para ver el video en español
Chino | Subtítulos ?????????
Ruso | Audio
Alemán | Audio Klicken Sie für das Video auf Deutsch hier
Japonés | Subtítulos
Italiano | Subtítulos Clicca qui per vedere il video con sottotitoli in italiano

¿Te interesa traducir el video a tu idioma? Haz clic aquí para saber cómo puedes colaborar.


¡Estamos súper entusiasmados al poder compartir este video ilustrado que explica, con lenguaje simple y simpáticas ilustraciones, qué es exactamente lo que hacemos los facilitadores!

En menos de 4 minutos el video describe las tres principales dimensiones del trabajo del facilitador de un modo que tus amigos, colegas, clientes –y hasta tu suegra– pueden entender.

Hasta donde sabemos, nadie hasta ahora ha contado de este modo la historia de un facilitador de grupos.

Pero basta de palabras –mira tú mismo el video, compártelo ampliamente– y cuéntanos qué te parece la presentación.

¿El video coincide con tu concepto de lo que hace un facilitador? ¿Qué otras metáforas usas para describir el papel?

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