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Tres maneras de prevenir las “vueltas en círculo” en una reunión

Todos hemos estado en reuniones en las que la discusión da vueltas en círculo y se presentan los mismos temas y reclamos una y otra vez. Si alguien propone una solución, ésta es atacada y no se toma ninguna acción positiva. Tarde o temprano, la reunión termina, pero el tema sigue sin ser resuelto. Como facilitadora, recomiendo tres pasos para romper este círculo vicioso:

  1. Llegar al acuerdo de que este es un problema que necesitamos resolver ahora. Es muy frecuente que una o dos personas apasionadas planteen un tema continuamente, pero no consigan consenso de los demás en cuanto a la oportunidad o importancia de su causa. El líder, u otros miembros del grupo, deben ponerse firmes en cuanto a los temas que se presentan en la agenda. Todos deben entender por qué el tema es importante y las razones para discutirlo ahora. Sin este filtro, el grupo está condenado a perder su tiempo en otra discusión del tipo “¡otra vez esto!”.
  2. Designar a una persona como “dueña” del tema. Esta personaes responsable de compilar la información relevante con respecto al tema y de presentarla en forma ordenada en la reunión. El “dueño” debe estar interesado en el asunto, pero no comprometido prematuramente con ninguna solución en particular. Si nadie quiere asumir esta responsabilidad, seguramente ninguna discusión sobre el tema va a llegar a ninguna parte.
  3. Definir un procesopara llegar a una decisión e implementarla. “Proceso” quiere decir cómo proceder para llegar a una decisión. Un proceso efectivo incluye estos pasos:

    a. Definir el alcance del asunto (Exactamente, de qué estamos hablando)
    b. Recoger información relevante
    c. Establecer criterios para tomar la decisión final
    d. Generar opciones (No comprometerse prematuramente con una solución)
    e. Evaluar las opciones a la luz de los criterios establecidos previamente.
    f. Decidir
    g. Implementar
    h. Observar los resultados y, si es necesario, modificar la decisión original.

Rara vez se puede llegar a una buena decisión en una sola discusión. Pero si los participantes están convencidos de la importancia del asunto y comprenden dónde están en el proceso, entonces las “vueltas en círculo” van a ser reemplazadas por el progreso. Si el líder designado hace un buen trabajo guiando el proceso, el tiempo de la reunión dedicado a ese tema estará bien aprovechado.

Agrega un comentario sobre tu experiencia con las “vueltas en círculo” en los grupos.

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No confundas una reunión con un coffee break

Imagina este escenario: Seis personas se reúnen alrededor de la mesa en la sala de conferencias para la reunión semanal de personal. Toman café, charlan sobre fútbol, política, o las vacaciones de la familia, disfrutando la oportunidad de tener una conversación relajada e informal con sus colegas. Eventualmente, empiezan a discutir temas de negocios, pero sin ningún propósito claro ni resultados tangibles. Una persona empieza a ver el correo en su Blackberry, otra escribe en su laptop. Pasada una hora más o menos, los participantes regresan a sus escritorios y al “trabajo real” que los espera allí.

¿Qué está mal en este cuadro?

Esta no fue una reunión. Fue un coffee break prolongado. No hay un liderazgo aparente. Nadie toma la responsabilidad de aprovechar el tiempo del grupo. La gente se desconecta y “hace lo suyo”.

En posts recientes compartí algunas ideas sobre la importancia de las agendas en las reuniones. Las agendas son una forma de comunicar a los participantes la razón por la que los han convocado y qué se les pide que contribuyan. Las agendas pueden ayudar a que las reuniones sean mucho más eficientes y productivas. Sin embargo, a veces la gente se resiste a tener una agenda. Sienten que es una camisa de fuerza, que en vez de alentarla, limita su participación. Preferirían “simplemente conversar”.

¡Tal vez tengan razón!

En ambientes de alta presión, o cuando el grupo está enredado en un conflicto o enfrentando decisiones difíciles, una simple y sencilla conversación puede ser justamente lo que necesita un equipo.

Ahora imagina este escenario. Las mismas seis personas entran a una sala de reuniones y el líder dice, “Sé que estamos bajo mucha presión debido a [un desafío actual]. En nuestras reuniones recientes,hemos eludido este tema, o dado vueltas alrededor de él, sin haber llegado a una conclusión. Hoy sugiero que tomemos esta oportunidad para “simplemente hablar” entre nosotros sobre cómo vemos este asunto. Trabajen en pares, grupos pequeños o todos juntos, como quieran. Sin agenda.

Para mejorar las probabilidades de que algo cambie, yo pido lo siguiente:

  • Préstense mutuamente total atención. Esto significa celulares y laptops apagados.
  • Intenten entenderse mutuamente, no de convencernos de lo acertado de su punto de vista.
  • Después de 45 minutos, nos vamos a detener a reflexionar sobre lo que hemos escuchado.
  • Están libres para irse si no desean contribuir a la conversación. ¿Hay alguna pregunta?

¿Qué cambió?

Se alteró el proceso con una intención clara y algunas pautas para apoyar la participación. No hay garantías de que esta estrategia de “simplemente hablar”vaya a funcionar, como tampoco podemos saber de antemano si una agenda escrita llevará a un grupo a resultados útiles.

Mensaje clave: Si no tienes un propósito y un proceso claro para convocar una reunión, mejor deja que la gente haga su trabajo – o tome un coffee break.

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Cuándo NO convocar una reunión

Este es un mensaje para quienes nunca eligieron ser facilitadores de grupos, pero no obstante les ha sido delegada la responsabilidad de las reuniones.

Antes de tu próxima reunión, toma una hoja de papel, o abre tu computadora y completa las siguientes cuatro oraciones.
1. El propósito de esta reunión es

a. Discutir __________
b. Decidir ___________

Si no hay nada importante para discutir o decidir, ¡no convoques la reunión!

2. Las personas que necesito en la sala para esta discusión/decisión son: _________________________________________________________________

Si las personas clave no están disponibles, ¡no convoques la reunión!

3. La información necesaria para esta discusión/decisión es: __________________________________________________________________

Si la información no está disponible, ¡no convoques la reunión!

4. El tiempo estimado para alcanzar el objetivo de la reunión es:

a. Menos de una hora
b. 1-3 horas
c. Más de tres horas
d. Otro

Si los horarios y carga de trabajo de los participantes hacen difícil que se comprometan a una reunión larga, considera distribuir el proceso en varias reuniones más cortas. Pero ASIGNA límites de tiempo –¡y respétalos!

Si estás satisfecho con que es necesaria y factible una reunión, con los recursos humanos y adicionales con que cuentas, crea una agenda simple pensada para aprovechar de la mejor manera el tiempo disponible.

¿No tienes claro el concepto de “agenda”?

La agenda es el mapa que mantiene el rumbo del grupo avanzando hacia los objetivos que se acordaron para la reunión. Se hacen ajustes para adaptar a las realidades que emergen de la situación, pero la agenda es el punto de referencia. ¿Dónde estamos? ¿A dónde vamos? ¿Cómo vamos a llegar allí?

Modelo de agenda

Este es un ejemplo de agenda de una hora para discutir(pero no necesariamente decidir) qué hacer con respecto a una situación dada:

  • Aclarar el objetivo de la reunión y presentar la agenda propuesta (10 minutos)
  • Presentar antecedentes (15minutos)
  • Generar opciones para resolver el asunto (20minutos)
  • Definir los próximos pasos y asignar tareas (10 minutos)
  • Definir fecha para la próxima reunión (si es necesario)
  • Agradecer a los participantes y dejar que regresen a su trabajo

Para encontrar más consejos sobre agendas efectivas, consultalos artículos de Fogata en la sección de recursos del sitio de IIFAC .Acceder es gratis, pero es necesario que te registres. Busca la categoría “reuniones efectivas/agendas.”

Por favor, agrega un comentario o pregunta sobre tus experiencias en la planificación de agendas.

¡Suerte en tu próxima reunión!

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¿Cuál es la cantidad ideal de participantes en una reunión?

En un curso reciente sobre Reuniones Efectivas me preguntaron, “¿Cuál es el número ideal de participantes en una reunión?”

Mi respuesta breve es que no existe un número ideal. Lo que es realmente importante es tener las personas correctas en la sala, es decir, las que pueden ofrecer una contribución significativa a la discusión.

Entonces la persona que preguntaba reformuló su pregunta, “¿Cuál es la cantidad máxima de participantes en una reunión?”

Imagino que detrás de esta pregunta se oculta el temor del convocante de trabajar con un grupo numeroso y el concepto erróneo, bastante común, de que es más fácil conducir un grupo pequeño que uno grande.

Piénsalo. En tu experiencia, un grupo pequeño puede

  • ¿Perder el tiempo?
  • ¿Desviarse del tema?
  • ¿Quedarse bloqueado en el conflicto?
  • ¿Tomar malas decisiones?

De la misma manera, puedes recordar un grupo numeroso que

  • ¿Se haya concentrado en el tema clave a tratar?
  • ¿Haya generado y evaluado ideas?
  • ¿Haya lidiado efectivamente con el conflicto?
  • ¿Haya tomado buenas decisiones?

El factor del éxito de una reunión está determinado por la calidad de la planificación previa al evento (que incluye un objetivo claro, agenda bien estructurada, invitar a las personas correctas) y la hábil facilitación del proceso.

En pocas palabras, no se trata de cuántas personas deberían asistir, sino de quiénes y por qué.

Beatrice Briggs,
Directora, IIFAC

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Cinco cosas que me encantan de ser facilitadora

Cinco cosas que me encantan de ser facilitadora

  1. La expresión de perplejidad en la cara de las personas cuando les digo lo que hago. Por supuesto, a menudo deseo que la facilitación de grupos fuese una ocupación que la gente comprendiera rápidamente. Pero me encanta el “momento de enseñanza” que surge cuando alguien pregunta “¿Facilitadora? ¿Eso qué es?”
  2. El alivio que sienten los organizadores de reuniones y conferencias cuando acepto ayudarles a planificar y facilitar su evento. Estos clientes están fascinados con que un profesional certificado los asesore sobre la forma de hacer su reunión tanto participativa como productiva.
  3. El cauto optimismo de los participantes de la reunión cuando doy un paso y me presento al inicio de un evento. Esta gente tiene la esperanza de que yo ayude a que se aproveche su tiempo, se respeten sus intervenciones, y los salve de la “muerte por PowerPoint”.
  4. El murmullo de la conversación cuando los participantes de la reunión empiezan a compartir ideas. El momento en que la corriente de información deja de surgir del frente de la sala para brotar de los corazones y de las mentes de los presentes siempre me provoca una sonrisa de satisfacción. La esencia de mi trabajo es crear las condiciones que hacen posibles las conversaciones sustanciosas.
  5. El silencio ponderativo que precede al momento en que un grupo toma una decisión. Una vez que se ha presentado la información pertinente, se han compartido opiniones apasionadas, y la propuesta en discusión ha sido pulida por la sabiduría colectiva de los presentes, llega el momento en que, como facilitadora, digo “¿Estamos listos para tomar una decisión?” Esto es lo que separa el hablar del hacer, la conversación del compromiso. El silencio está lleno de posibilidades.

Por favor, envíanos tus comentarios, y cuéntanos qué es lo que te encanta de ser facilitador.

¡Gracias!

Beatrice Briggs
Directora, IIFAC

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