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¿Personas sin motivación o reuniones mal planificadas?

Estudiantes y colegas a menudo nos preguntan cómo motivar a la gente a asistir a las reuniones. Si te enfrentas a un “problema de motivación” en las reuniones que convocas o facilitas, por favor toma unos minutos para reflexionar sobre algunas preguntas importantes.

Recuerda una reunión a la que fuiste invitado a participar y te sentiste motivado.

¿Qué elementos de la convocatoria contribuyeron a tu motivación?

  • ¿El tema te interesaba?
  • ¿Fue claro por qué tu presencia era importante?
  • ¿La hora y lugar del evento fueron convenientes?

Luego recuerda qué pasó cuando llegaste a esta reunión.

¿Qué elementos de la organización y logística motivaron tu participación?

  • ¿Te sentiste bienvenido?
  • ¿El plan de trabajo (agenda y resultados esperados) estuvieron claros?
  • ¿La sala de juntas tenía luz natural y buena ventilación?
  • ¿Era fácil acceder a la mesa de café y refrigerios?
  • ¿La sesión inició y terminó a la hora anunciada?

Finalmente, recuerda tu grado de satisfacción al terminar la reunión.

¿Qué elementos de la experiencia vivida contribuyeron a la sensación de que éste fue un buen uso de tu tiempo?

  • ¿Pasaste más tiempo interactuando con las ideas presentadas y los participantes que escuchando discursos u observando largos rituales protocolares?
  • ¿Los resultados del trabajo y los siguientes pasos fueron claramente articulados?
  • ¿El convocante expresó su agradecimiento por las contribuciones del grupo?

Ahora, aplica el aprendizaje de tu propia experiencia a la planificación de las reuniones que convocas o facilitas.

La motivación de las personas está directamente relacionada con la claridad y relevancia de la invitación al inicio, las dinámicas participativas durante el evento, y el alcance de resultados útiles.

¿Requieres ayuda en la planificación de reuniones de trabajo que motivan a la participación y producen resultados? Ver los servicios de facilitación y capacitación de IIFAC.

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Coffee Break Abril 2015: Co-facilitación. ¿Apoyo mutuo o lucha de poder?

Compartir la responsabilidad para la facilitación de una reunión de trabajo compleja o un evento grande como un taller o conferencia presenta desafíos y oportunidades distintos de aquellos que enfrentamos cuando facilitamos solos.

Beneficios de la co-facilitación

Diversidad. La colaboración entre facilitadores de diferente género, etnia, nacionalidad, edad, etc., manda un mensaje positivo acerca del valor de la diversidad en el liderazgo y brinda una perspectiva más amplia al proceso del grupo.

Manejo del estrés. Las reuniones largas pueden ser verdaderamente agotadoras para un solo facilitador. Rotar las tareas de facilitación es una buena manera de cuidarte a ti mismo y al grupo.

Soltar. Si tiendes a creer que “si no hago las cosas yo, no se hacen bien”, practicar la co-facilitación te puede ayudar a romper este patrón de control.

Respaldo. Si un facilitador se siente abrumado, enfermo, lastimado, o es llamado por una emergencia, la reunión puede continuar con el otro u otros facilitadores.

Construir confianza y capacidad. Trabajar con un facilitador más experimentado, observar cómo trabaja y anticipar lo que tú puedes hacer para facilitar su trabajo es una buena manera de ganar confianza, especialmente en situaciones potencialmente intimidantes, tales como reuniones grandes o conflictivas.

Alegría. ¡Trabajar en equipo puede ser una delicia!

Consejos para una co-facilitación exitosa

Un líder. Para simplificar la comunicación con el cliente o equipo organizador, designen una persona como contacto y líder de los co-facilitadores.

Aclarar roles/tareas. Los co-facilitadores deben reunirse antes de la sesión para planear cómo van a trabajar juntos. ¿Quién facilitará primero? ¿Qué otras tareas harán los demás facilitadores mientras no facilitan? ¿Con qué frecuencia intercambiarán roles? ¿Qué señales discretas utilizarán para comunicar necesidades entre ellos durante la reunión? Si es una facilitación pagada, ¿cómo se repartirán los ingresos?

Evaluación post reunión. Reúnanse después de la reunión para discutir qué salió bien y qué puede mejorar en el futuro.

Espíritu de servicio. Sé humilde. Presta atención. Da buen servicio al grupo.

Advertencias

No co-facilites con un extraño. Si no conoces a un co-facilitador propuesto, trata de observarlo facilitar y establece una relación colegiada antes de aceptar co-facilitar. Como mínimo, reúnete con la persona con anticipación para conocer más su experiencia y estilo de facilitación. Discutir los roles y las expectativas mutuas puede evitar sorpresas desagradables, tanto para ustedes dos como para el grupo.

Reconoce las cuestiones de rango. Si eres un facilitador muy experimentado trabajando con uno relativamente novato, resiste la tentación de saltar y tomar el lugar del otro. Sirve simplemente como asistente. Si orientas a la persona durante la reunión, hazlo con moderación y discretamente. Si eres inexperto como facilitador, pasa un tiempo como aprendiz antes de entrar a co-facilitar. Tratar de aprender al calor de una reunión grande no te ayudará a ti ni al grupo.

Nunca critiques públicamente o discutas con tu co-facilitador durante la reunión. Este comportamiento sólo sirve para dañar tu relación y perder la confianza del grupo. Si es necesario, habla con el facilitador en un descanso o discretamente pidan que el grupo tome un descanso para que ustedes puedan discutir un tema.

No cambien muy a menudo. Es importante que el grupo tenga una sensación de estabilidad y continuidad durante la reunión. Cambiar facilitadores muy a menudo puede ser confuso, especialmente si sus estilos son muy diferentes.

Este artículo está adaptado de “Las alegrías y peligros de la co-facilitación,” publicado en La Colección de Fogata: una completa guía de referencia para facilitación y cambio.

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Coffee Break Marzo 2015: ¿Qué pueden aprender las reuniones cotidianas de los eventos especiales – y viceversa?

Como consultores en procesos participativos, hemos observado que muchas organizaciones planifican sus eventos especiales tales como conferencias, talleres, foros, asambleas, etc. de una manera distinta que sus reuniones de trabajo cotidiano.

Nos preguntamos, “¿Cuáles son los puntos en común y las diferencias de estas dos clases de actividades? Y ¿Qué se puede aprender de uno para fortalecer la experiencia de los participantes en la otra?”

La tabla siguiente sirve para reflexionar sobre los factores de éxito para procesos participativos. Pon un ? para indicar la presencia de estos elementos en tus eventos y reuniones.

Factores de éxito Evento especial Reunión cotidiana

Planificado con anticipación

 

 

Presupuesto disponible

 

 

Lugar escogido con cuidado

 

 

Comité organizador a cargo

 

 

Convocatoria orientada a un público específico

 

 

Propósito claro y compartido

 

 

Programa diseñado para dar ganas de asistir

 

 

Amplia oportunidad de contribuir a la discusión por parte de los participantes

 

 

Tiempos asignados –y respetados– para cada actividad

 

 

Personas responsables para preparar/conducir cada actividad

 

 

Resultados esperados especificados

 

 

Necesidades físicas y de bienestar de los participantes tomadas en cuenta

 

 

Información relevante repartida con anticipación

 

 

Resultados, compromisos y próximos pasos (memorias) comunicados a la brevedad

 

 

Roles de apoyo (facilitación, bienvenida, interpretes, técnicos, documentación, comida, etc.) asignados y/o contratados

 

 

Jefes, directivos, y/o tomadores de decisión involucrados en la planificación y presentes en el evento

 

 

Preguntas guías para el análisis de los resultados

  • ¿Qué nos llama la atención de esta comparación?
  • ¿Qué significado tienen estos resultados para nuestra organización?
  • ¿Qué cambios debemos hacer para que los eventos especiales tanto como nuestras reuniones cotidianas brillen y justifiquen la inversión de tiempo, dinero y recursos humanos?

Pensamiento final: Todas tus reuniones, especiales o cotidianas, merecen tanto preparación cuidadosa como un enfoque orientado a resultados.

Si requieres asesoría en la interpretación de los resultados, ¡avísanos!

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Coffee Break Febrero 2015: Facilitador – no súper héroe, no mártir

Facilitar un proceso participativo no es trabajo para una sola persona. Si bien quienes estamos en el papel de facilitador habitualmente estamos frente al grupo, donde podemos ver y ser vistos por todos los participantes, no deberíamos ser los únicos que sostienen activamente el proceso del grupo. Considera algunas de las tareas que es necesario atender para que una reunión salga bien. En tu experiencia, ¿cuáles de estas son claramente trabajo del facilitador? (Nota: Si habitualmente no tienes un facilitador, ¿quién lleva a cabo estas tareas?)

A. Planificar la agenda
B. Enviar la invitación
C. Recomendar el tamaño y arreglo de la sala de reunión
D. Reservar la sala de reunión
E. Preparar el material que se va a compartir durante la sesión
F. Disponer las sillas
G. Controlar la temperatura de la sala
H. Recibir a las personas cuando llegan
I. Llevar el control del tiempo durante la sesión
J. Enfocar la conversación
K. Detectar los conflictos y trabajar con ellos
L. Buscar acuerdos y llevar a cabo el proceso de toma de decisión
M. Tomar fotos del grupo
N. Limpiar la sala después de la reunión
O. Editar y compartir la minuta de la reunión

Si una sola persona (incluyendo el líder del grupo) está realizando todas o la mayoría de estas tareas, ¡ALTO! Considera las consecuencias negativas de este método, incluyendo las tres posibilidades siguientes.

  • Concentración disminuida. La energía y la atención del facilitador están disminuidas, haciéndolo menos efectivo en las tareas clave del trabajo. (¿Cuáles de las actividades listadas arriba piensas que están entre las principales del facilitador? Puedes ver nuestra respuesta al final de este artículo.)
  • Falta de propiedad compartida. Cuando se priva a los demás miembros del grupo de la oportunidad de compartir la responsabilidad por su propio proceso, tienden a volverse pasivos, apáticos y/o desconectados de las necesidades del grupo como un todo. Se consideran meros “asistentes” u “observadores,” no participantes activos en una iniciativa de colaboración.
  • Agotamiento. Depender solamente del facilitador designado para que se haga cargo de todos los aspectos del proceso de la reunión es insostenible. Tarde o temprano, el facilitador estará exhausto, frustrado, enojado. Peor aún, este facilitador se sentirá fracasado, que en cierto modo es verdad. Él o ella no ha podido llegar a entender que la facilitación efectiva es un esfuerzo de equipo.

ACCIÓN: Conversa con tu equipo o grupo sobre las tareas relativas al proceso que es necesario realizar antes, durante y después de cada reunión. Pregúntense “¿Quién está haciendo estos trabajos ahora? ¿A quiénes más se podría recurrir para que ayuden? ¿Cuáles serían los riesgos y beneficios posibles de incluir más personas?”

Ten presente que el papel del facilitador es servir al grupo. Sin heroísmo. Sin martirio. Simplemente, buen trabajo en equipo.

Respuestas: Pensamos que las tareas clave del facilitador son A, C, H, I, J, K y L. ¿Coinciden con tus respuestas? ¡Cuéntanos!

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Coffee Break Enero 2015: Soporte Tecnológico para Facilitadores

Si bien la herramienta principal de un facilitador de grupos es su propia presencia, expresada a través de sus gestos, tono de voz y mirada, existen otros apoyos tecnológicos que nos conviene tomar en cuenta para hacer más eficiente y efectivo nuestro trabajo.

A continuación se encuentran siete herramientas tecnológicas que hemos utilizado con éxito.

Planificación
World Clock http://www.timeanddate.com/worldclock/ para saber la hora local de participantes en distintas partes del mundo

Doodle http://www.doodle.com/ para presentar una gama de opciones para la fecha/hora de una reunión y conocer la disponibilidad de participantes para cada una- sin generar una avalancha de correos electrónicos.

Adminstración de tiempo
Time timer http://www.timetimer.com/store/category/1/timers

Timer para iPhone y iPad https://itunes.apple.com/us/app/timer-by-timeanddate.com/id478835051?mt=8&ign-mpt=uo%3D4

Software para reuniones
Lucid Meetings. http://www.lucidmeetings.com/ Interfaz disponible en español y otros idiomas.

Audio conferencias
Skype. http://www.skype.com/es/
Webex. http://www.webex.com.mx/

¿Qué otro soporte tecnológico recomiendas? Comparte tus sugerencias debajo.

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