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Coffee Break Diciembre 2014: Por qué y cómo decir “gracias” en las reuniones

Cuando las personas piensan en el trabajo en grupos, frecuentemente se concentran en aspectos no gratos, como el conflicto, el aburrimiento, o los egos desbordados. Casi nunca mencionan decir “gracias” como una característica a recordar, probablemente porque raramente aparece en la agenda.

Protocolos comunes para expresar agradecimiento

La gratitud se expresa generalmente al inicio de una sesión de trabajo (“Agradecemos a todos por estar aquí hoy”) y después de las presentaciones, discursos o informes (“Gracias por esas palabras inspiradoras,” etc.) Dichas por el líder del grupo, estas palabras son necesarias, y omitirlas sería una seria falta al protocolo. Pero difícilmente lleguen al corazón.

Del mismo modo, el líder o facilitador habitualmente dice “gracias” después del comentario de cada persona y al final de una discusión. El propósito principal de estas palabras es señalar que el orador o el tema en discusión están a punto de cambiar.

Ampliar la dimensión humana

Si queremos agregar algo más de calidez humana a las reuniones, sin embargo, necesitamos crear espacios donde todos los participantes —no solamente el líder—puedan contribuir a la experiencia de “dar las gracias”.

Una estrategia es incluir “gracias” como un tema en la agenda. Insertado después de revisar los pasos siguientes y antes del cierre formal, es una oportunidad para que la gente agradezca a las personas cuyas contribuciones a la reunión fueron especialmente útiles, y también a los colegas y miembros de la familia que hicieron posible que quien habla participe de la reunión.

Idealmente, los participantes se ubican en un círculo para la rueda de agradecimientos. Esto les permite verse mutuamente y también los alienta a hacer que sus comentarios sean breves. La participación es voluntaria y sin un orden particular. Cuando todos los que desean hablar han expresado su gratitud, el facilitador o el líder anuncian el cierre formal de la sesión.

Las palabras sinceras dichas en este círculo pueden abrir nuevos canales de comunicación y contribuir a un sentido de pertenencia dentro del grupo. Las personas se sienten escuchadas y vistas. A veces, hasta el jefe o líder del grupo recibe un reconocimiento de parte de los miembros del equipo, que de otra manera difícilmente ocurriría.

¿Cómo expresan su gratitud mutua los miembros de tu equipo?

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Coffee Break Noviembre 2014: Cómo “facilitar” expertos en contenidos

En el contexto de una reunión, los expertos en contenidos son quienes tienen conocimientos y experiencia relacionados con los asuntos en discusión. Pueden ser miembros del grupo o invitados. En cualquier caso, su papel principal es compartir información y expresar sus puntos de vista.

Si bien los expertos en contenidos pueden hacer valiosas contribuciones a la discusión grupal o al proceso de toma de decisiones, presentan un desafío especial para el facilitador del grupo. Sin intención de causar daño, los expertos en contenidos pueden destruir una agenda cuidadosamente preparada al ignorar los límites de tiempo establecidos para sus intervenciones.

Estas son algunas de las medidas que puede tomar el facilitador para hacer que los expertos en contenidos se sientan bienvenidos y prevenir que éstos usurpen la reunión.

Antes de la reunión

  • Llama o escribe a los oradores para recordarles la fecha, hora y lugar del evento y confirmar su participación.
  • Envíales una copia de la agenda, resaltando el tiempo asignado a su presentación.
  • Pregunta si piensan presentar diapositivas y/o distribuir material impreso.
  • En el caso de material impreso, averigua si ellos van a traer las copias o si debe proveerlas el organizador de la reunión. En el último caso, explica dónde deben enviar los documentos y la fecha antes de la que deben recibirse.
  • Si aún no la tienes, solicita una breve biografía (un párrafo) a cada orador.
  • Aclara quién va a presentar a los oradores con el convocante/anfitrión de la reunión. (Sugerencia: recomienda que sea la persona que los invitó y, supuestamente, los conoce mejor.)
  • Decide con el convocante/anfitrión dónde se van a sentar los oradores cuando no están dando sus presentaciones.
  • Planifica un proceso participativo para incluir a los otros miembros del grupo en una discusión de las ideas presentadas.

El día de la reunión

  • Saluda personalmente a los oradores, presentándote como facilitadora de la reunión.
  • Repasa brevemente el arreglo de la sala y el programa, respondiendo cualquier pregunta logística.

¡ESTE PASO SIGUIENTE ES CRUCIAL!

  • Pregunta cuántos minutos de aviso les gustaría tener antes que finalice su tiempo asignado para hablar.
  • Indica dónde estará posicionado el guardián del tiempo y las tarjetas que se van a usar para indicar el tiempo restante.

Habitualmente estas precauciones son suficientes para prevenir que los expertos en contenidos excedan su tiempo asignado para hablar. Sin embargo, si ellos ignoran todas las advertencias y continúan hablando, sencillamente ponte de pie cerca de ellos. Tu presencia silenciosa les recordará sus acuerdos previos contigo y darán fin a sus comentarios.

Hacer que se cumplan los límites de tiempo cortés pero firmemente con el primer orador, envía un claro mensaje a los siguientes de que tienes la firme intención de mantener la agenda en su curso.

Finalmente, asegúrate de que el convocante/anfitrión de la reunión entiende y está de acuerdo con los límites de tiempo y las estrategias que vas a emplear para hacer que los expertos en contenidos cumplan con ellos.

Finalmente, una efectiva “administración del tiempo” en las reuniones se basa en expectativas claras, cumplimiento imparcial de los acuerdos previos y en establecer confianza con el convocante y todos los participantes, incluidos los expertos en contenidos.

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¿Cómo hacer que los participantes regresen a la sala después de un receso?

Los facilitadores de IIFAC están firmemente comprometidos con la importancia de los recesos durante las reuniones. (Ver Coffee Break de abril, Por qué tus reuniones requieren descansos.) También reconocemos que hacer que los participantes regresen a la sala después de un receso puede ser un desafío. Estas son algunas estrategias a tener en cuenta:

1. Aclarar la expectativa. Al principio de la sesión, propón la regla de “Regresar puntualmente después de los recesos”. Explica que el propósito de este acuerdo es

  • Optimizar el uso del tiempo del grupo
  • Tener el beneficio de la presencia de cada persona en la sala

Verifica que los participantes estén dispuestos a respetar esta regla. La gente generalmente dirá que sí, sea su intención o no. Luego pregunta, “¿Hay alguien que sabe que no podrá regresar a tiempo (o definitivamente no regresará) después de los recesos debido a otros compromisos?” Si alguno admite que podría no regresar puntualmente, pregunta a todo el grupo si están dispuestos a hacer una excepción para esta persona. De nuevo, es poco probable que alguien tenga objeciones. Finalmente, agradece a la persona por informar al grupo y pídele que regrese lo antes posible. Este breve proceso da un claro mensaje sobre la importancia de la puntualidad post-receso, a la vez que reconoce las circunstancias individuales.

2. Anunciar exactamente cuánto va a durar el receso. Antes de que los participantes dejen la sala, especifica la hora exacta en que reiniciará el proceso grupal. Sé específico. Escribe la hora en la agenda o en algún otro espacio visible. Repítelo tres veces, en voz alta.

3. Mencionar qué va a pasar inmediatamente después del receso. Referirnos a lo que sigue en la agenda les recuerda a las personas por qué están reunidas y la importancia de avanzar juntas.

4. Dar un aviso de tres minutos. El facilitador, o los ayudantes, deben caminar por las áreas donde la gente está tomando su descanso y recordarles que la próxima sesión está por empezar. Hacer sonar una campana u otro instrumento puede ayudar.

5. Ofrecer incentivos. Promete un premio a las mesas que tengan todos sus miembros sentados y listos para trabajar a la hora establecida. (Obviamente, esta estrategia sólo funciona en situaciones en que los participantes están sentados en mesas.) Distribuye chocolates o caramelos a los ganadores y luego comienza la sesión.

6. Imponer sanciones. Algunos grupos hacen que la última persona que entre cante una canción. Las variaciones incluyen contar un chiste o pagar una multa. Esta amenaza de humillación pública es suficiente para hacer que la mayoría de las personas regrese a tiempo. (Nota: Ana ha usado esta estrategia con buenos resultados. Bea la encuentra insultante y más una distracción que una ayuda, y no la usa. Asegúrate de tener en cuenta tanto la cultura del grupo y tu propia disposición para hacer cumplir esta norma antes de proponerla.)

¿Qué estrategias has usado? Comparte tus ideas y experiencias aquí.

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Refrigerios en el coffee break o receso: ¡Más importantes de lo que piensas!

Hemos escrito en el pasado sobre la importancia de programar recesos durante las reuniones. Ahora queremos avanzar un paso más para investigar qué hay en la mesa junto a la cafetera y el agua caliente para el té.

A veces la respuesta es, ¡nada!

A menudo los únicos alimentos que se ofrecen son una caja de galletitas baratas o una bandeja de donas, altas en calorías y de bajo valor nutritivo.

Es claro que nadie ha pensado demasiado en cómo la presencia o ausencia de bocadillos puede afectar la productividad y buena voluntad de los participantes en una reunión.

Compartir alimentos es una manera en que los seres humanos decimos “Bienvenido”, “Valoramos tu presencia” y, en el caso de las reuniones, “Necesitamos que estés concentrado y alerta, por eso ofrecemos algunos refrigerios para alimentar tu mente y tu cuerpo”.

Debemos recordar que el alimento y el agua son necesidades humanas básicas. Cuando las descuidamos, la gente puede volverse irritable, impaciente, poco cooperativa e incapaz de pensar claramente.

Otro factor de la “ecuación alimentaria” es la diversidad de preferencias o requisitos de alimentos de los participantes individuales en una reunión. ¿Vegetarianos? ¿Veganos? ¿Kosher? ¿Sin sal? ¿Sin lácteos? ¿Alergia a las nueces? ¿Sin gluten? ¿Sin azúcar? ¿Orgánicos? ¿Cultivados localmente?

Recuerda, ¡solo estamos hablando sobre los refrigerios que se sirven durante los recesos, no de las comidas principales!

Éstas son algunas sugerencias para convertir la mesa de refrescos en una fuente de energía positiva para el grupo:

  • Ofrecer una variedad de bebidas, como
    • Café regular y descafeinado
    • Té negro, verde, o de hierbas
    • Leche y sustituto de leche
    • Agua
    • Jugo de frutas
  • Ofrece una variedad de bocadillos, como
    • Barras energéticas
    • Fruta fresca o fruta seca
    • Verduras crudas (dependiendo de la hora del día)
    • Nueces
    • Palomitas de maíz
    • Huevos cocidos

Para ocasiones especiales, considera estas opciones

  • Especialidades locales, de preferencia sin demasiada azúcar
  • Bocadillos caseros preparados por los participantes de la reunión
  • ¡Chocolate!

Mensaje clave: Piensa un poco en los refrigerios que ofreces en tus reuniones. Pregunta a los participantes cuáles son sus preferencias y necesidades. Varía la selección para sorprender y encantar a tus participantes.

¿Cuáles son los bocadillos que amas (u odias) ver en la mesa del coffee break?

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¿Tus grandes reuniones y conferencias están atrapadas en la Edad Media?

Piensa en los términos que usamos para nombrar los elementos de la mayoría de las reuniones grandes:

  • Dignatarios en un podio (plataforma elevada) frente a un auditorio
  • Sesiones plenarias a las que se espera que todos asistan
  • Agendas repletas de oradores

“Podio”, “auditorio”, “plenario”, y “agenda” son palabras con raíces latinas que llegan a nosotros desde las instituciones académicas y religiosas de Europa de fines de la Edad Media.

Incluido dentro de estas antiguas palabras y prácticas está un modelo de comunicación jerárquico, unidireccional, que ya no se adapta a las necesidades de las organizaciones contemporáneas. En el mundo actual no hay justificación para reunir a la gente, sometiéndola a disertaciones desde el frente de la sala y luego esperar que ocurra el aprendizaje o el cambio.

Sin embargo, personas inteligentes, que tienen la responsabilidad de organizar grandes reuniones presenciales, todavía caen en el modelo predeterminado medieval.

Para transformar las reuniones y conferencias de hoy en día, necesitamos enfocar menos la atención al podio del frente de la sala y pensar seriamente en el mar de personas sentadas en la audiencia. De hecho, debemos dejar de pensar en ellas como “audiencia” (los que escuchan) y buscar la forma de convertirlas en participantes activos en la discusión.

No podemos seguir aceptando una sesión de 10 minutos de preguntas y respuestas, al final de un largo discurso, como substituto de una interacción significativa con los oradores y sus ideas.

Debemos reconocer que un panel de discusión sólo integra a los panelistas, relegando a todos los demás a la categoría de escuchas pasivos.

Necesitamos cuestionar la utilidad de reunirnos en un espacio en que las sillas están fijas en el piso, haciendo imposible crear grupos pequeños.

Deberíamos buscar formas de integrar tecnología, como teclados y tabletas, a los procesos, usándolos para generar ideas o documentar resultados.

Deberíamos considerar cuidadosamente métodos sumamente interactivos, como Café Global y Espacio Abierto como formas de estimular conversaciones significativas e interacciones dinámicas entre los presentes.

Con una profunda reverencia de respeto hacia el pasado, debemos traer nuestras prácticas para reuniones al siglo XXI.

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