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Viaje a Uruguay

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Viaje a Europa

En mayo de 2014 pasé unas semanas en España e Italia, dando algo de capacitación, reconectándome con colegas y amigos y disfrutando de excelente pasta, pan, vino, y otras delicias de la primavera en Europa.

Más específicamente, trabajé con el equipo de IIFAC-e en un curso sobre Gobernanza y toma de decisiones en la Finca El Batán en las afueras de Madrid, y di una conferencia en la Casa Encendida en el capitolio. Después seguí a la Ecoaldea Torri Superiori cerca de Ventimiglia, Lombardía, próxima a la frontera francesa. Di una capacitación de seis días en Facilitación de Grupos y luego participé de un foro de fin de semana, concentrado en traer las herramientas de facilitación y consenso a la arena del discurso político. Finalmente, viajé por tren a Capitignano, en la Toscana, la preciosa casa de una compañera de escuela, Lynn Fleming Aeschliman y su marido, Michael.

¡Ya tenemos planes para una visita de regreso en Italia en octubre!

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Coffee Break Junio 2014: El arte de cerrar una reunión

Para concluir este ciclo de artículos que se ha concentrado en el factor humano de las reuniones, queremos reflexionar sobre un momento de las reuniones que todo el mundo espera con impaciencia, pero que a menudo nadie ha planeado muy bien: el cierre.

Los cierres pueden ser formales, ceremoniales, creativos, prolongados o breves pero, sobre todo, tienen que transmitir una señal muy clara de que el evento ha terminado y los participantes pueden irse.

No planear las actividades de cierre cuidadosamente y/o no respetar el tiempo especificado para terminar son oportunidades perdidas. El grupo pierde la oportunidad de hacer una pausa y reconocer el significado de lo que han logrado juntos. El convocante de la reunión pierde la oportunidad de ser cálidamente apreciado por el grupo. En cambio, los participantes se sienten atrapados, frustrados y avergonzados mientras tratan de escabullirse sin que nadie se dé cuenta. Y el facilitador se pregunta silenciosamente, “¿Qué hice mal?”

Claves para la creación de cierres satisfactorios

  • Discute las expectativas del convocante sobre el cierre cuando empieces a planear el evento.
  • Aclara la diferencia entre las actividades de cierre y el momento en que la gente puede irse sin disculparse.
  • Incluye las “actividades de cierre” y “hora de cierre para todo el evento” como parte de la agenda.
  • Revisa la hora fijada para el cierre al comienzo de la reunión.
  • Si la hora de cierre se modifica por algún motivo, anuncia el cambio y márcalo en la agenda pública escrita.
  • Respeta la hora de cierre acordada.

Cómo llevar a cabo un cierre ceremonial sencillo

  • Si se ha acabado el tiempo con un grupo de 30 o menos participantes:
    • Invita a todos a formar un círculo y luego, como facilitador, mira alrededor del círculo y simplemente di “gracias”.
    • O bien, forma el círculo y luego haz un gesto silencioso de agradecimiento.
  • Si te sobran unos minutos:
    • Haz un círculo y pide a cada persona que “se despida” con una palabra que describa “¿Cómo me siento ahora, al irme?” o “¿Qué me llevo de esta reunión?
    • Evita la tentación de entrar en más discusiones sobre lo que se dice.

¿Qué pasa con los discursos de cierre?

En eventos más formales, con frecuencia los organizadores quieren resumir las conclusiones que se producen durante la reunión o pedir a las autoridades que “digan unas palabras.” Estas situaciones llevan fácilmente a largos discursos sin sentido, que provocan que los participantes se dirijan a la puerta. Para evitar este escenario, durante la fase de planificación de la agenda propón maneras para que el cierre tenga sentido para todos los presentes, no sólo para los que están al frente de la sala.

Si pierdes esta discusión, asigna un límite de tiempo para los oradores de cierre y antes del evento, explícale a cada uno la importancia de respetar estos límites para cerrar a la hora acordada. Luego, con cortesía pero con firmeza haz que esos plazos se cumplan. ¡El grupo te lo agradecerá!

Recuerda que, desde el punto de vista de los participantes, a menudo el cierre es uno de los momentos más esperados de la reunión. (Los descansos son otros.) Si la gente te hace el honor de asistir, corresponde tratándolos a ellos y a su tiempo con respeto, teniendo en cuenta el factor humano en cada momento, desde la apertura hasta el cierre.

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Por qué tus reuniones requieren descansos.

Los descansos son estrategias para aumentar la participación y la satisfacción en las reuniones de trabajo. Reflexionemos por un momento sobre esta aseveración desde el punto de vista de los tres actores principales en una reunión típica.

Los convocantes (líderes del grupo), preocupados principalmente por los temas que hay que tratar, a veces creen que los descansos no son necesarios, que quitan tiempo de la agenda y que sería mejor seguir trabajando. ¿Por qué no traer el café a la sala sin interrumpir la dinámica en marcha?, preguntan.

La verdad es que:

  • Si no se programan descansos, de todos modos la gente se levanta y se va para atender sus necesidades físicas y emocionales.
  • Muchos participantes son gente muy ocupada que necesita tiempo para atender otros aspectos de sus vidas. Si no se programan descansos, van a distraer a los demás haciendo llamadas telefónicas, consultando con colegas, etc. durante las reuniones.

Los participantes están interesados en los temas a tratar pero también están preocupados por el tiempo y la energía que implica asistir a la reunión, sobre todo si la agenda es larga y cargada de temas polémicos. Al incluir descansos en el plan de trabajo, el líder envía el mensaje de que “nuestra intención es generar y mantener la plena participación de todos, despertando nuestra inteligencia colectiva y creando soluciones juntos; por lo tanto programamos “tiempos de descanso” para refrescar el cuerpo y la mente.”

Los facilitadores, sean miembros del propio grupo u organización, o consultores externos, deben ser defensores tanto de la calidad de la experiencia de los participantes como de los procesos diseñados para lograr las metas de la reunión. Incluir descansos en la agenda de una reunión que dure más de 90 minutos es parte de sus responsabilidades.

Pautas para la programación de descansos

  • Para sesiones que duran varias horas, hay que incluir un descanso por lo menos cada 90 minutos.
  • Los descansos deben durar entre 15-30 minutos, dependiendo del tamaño del grupo y el contexto de la reunión.
  • Las “bio pausas” de 5-10 minutos son útiles para permitir que los participantes vayan al baño, tomen agua y estiren las piernas, pero hay que aclarar que no es un descanso largo y que la sesión continuará enseguida.
  • De ser posible, servir los refrigerios afuera de la sala de juntas para que los participantes tengan un cambio de ambiente.

¿Y si se escapan algunos durante el descanso?

A veces sucede que algunas personas aprovechan el descanso para salir de la reunión y no regresar. Si esto sucede con frecuencia en tus reuniones, es probable que:

  • La reunión sea demasiado larga, debido a las otras responsabilidades de los invitados.
  • Las personas que se van no se sientan responsables o interesadas en los temas que se van a tratar después del descanso;
  • Asistieron principalmente para dar la cara y/o firmar el registro de asistencia, no para contribuir a alcanzar los resultados esperados de la reunión.

En todo caso, la deserción anticipada de algunos no es justificación para no incluir descansos en la agenda.

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[Infográfica] ¿Detestas perder tiempo en reuniones?

¡No eres el único!

Echa un vistazo a nuestra nueva infográfica que muestra algunas de las señales de que se pierde el tiempo en tus reuniones y cómo remediarlo.

¡Únete a la revolución contra las reuniones aburridas y poco productivas!

¿Detestas perder tiempo en reuniones?

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