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Coffee Break Marzo 2014: Dedica un momento para que pueda llegar el alma.

Dedica un momento para que pueda llegar el alma

En el Coffee Break del mes pasado, señalamos la importancia de tomar en cuenta el contexto del grupo y el estado de ánimo general de los participantes al planificar una reunión. Ahora queremos compartir algunas ideas sobre cómo aplicar el concepto del “factor humano” al inicio de una sesión.

A menudo los grupos no dedican tiempo para hacer un “registro” cuando se sientan a la reunión. Los típicos argumentos racionales son del tipo de “ya nos conocemos todos”, “estamos juntos todo el día” y el más común, “no tenemos tiempo para perder en cháchara”. Por lo tanto, se lanzan directamente al primer punto de la agenda, perdiendo la oportunidad de conectarse como seres humanos antes de ponerse a trabajar.

Una comunidad indígena de América del Sur cree que cuando un grupo se reúne, los miembros deben respirar y “dedicar unos minutos para que el alma pueda llegar”.

Recuerda que los participantes son gente ocupada. Cuando se sientan a la mesa de reuniones, muchas veces están preocupados por asuntos personales y profesionales que no necesariamente tienen que ver con el propósito de la reunión. Invertir unos pocos minutos para ayudar a que la gente “aterrice” puede hacer que estén más presentes para las discusiones que siguen.

Una ronda de presentaciones no tiene que tomar mucho tiempo. Dependiendo del tamaño del grupo, 5-10 minutos son suficientes para que cada persona haga una breve reseña y se fortalezca la conexión humana entre colegas, como primer paso para trabajar juntos de manera efectiva.

Algunos ejemplos de apertura son:

  • Pide que cada persona comparta “algo nuevo y bueno que ha sucedido en mi vida recientemente”.
  • En el caso de una reunión en lunes por la mañana, pide a cada uno que comparta “algo divertido (o agradable) que hice en el fin de semana”.
  • Pide a todos que compartan con todo el grupo o, si el grupo es grande, con la persona sentada a su lado, cualquier asunto no relacionado con la agenda de hoy en el que están pensando y que necesitan dejar de lado para concentrarse en la reunión.
  • En una reunión virtual, pide que cada persona diga su nombre, la hora local, y cómo está el clima en el lugar en que están.
  • Si los miembros del grupo no se conocen bien y/o si piensan que “somos diferentes”, pídeles que trabajen en pares para identificar “10 cosas que tenemos en común”.

Consejos adicionales

  • El tono de la ronda de apertura no debe ser ni muy informal ni demasiado serio.
  • Elige una pregunta o dinámica que respete la dignidad e individualidad de cada persona.
  • Un inicio centrado en lo humano puede contribuir en gran medida a la efectividad de la reunión.

Cuéntanos qué estrategias has usado para reconocer el factor humano al inicio de las reuniones.

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El aclamado video de 4 minutos de IIFAC se globaliza

En abril de 2013, cuando lanzamos el video ilustrado ¿Qué es lo que hacen los facilitadores? esperábamos, por supuesto, que iba a ser bien recibido. Aún así, ¡no estábamos preparados para la impresionantemente positiva respuesta!

¿Todavía no viste esta gema de video de cuatro minutos? Hazlo aquí.

¡Imagina nuestra sorpresa cuando voluntarios en China y en Rusia tomaron la iniciativa de traducir el guión a sus propios idiomas!

Hay nuevos voluntarios trabajando ahora en versiones del video en francés, italiano, portugués y alemán, y nos encantaría recibir a otras personas en esta colaboración internacional. Hemos preparado una guía de una página que describe el proceso.

Si te interesa participar, por favor haznos saber tu intención llenando el formato de expresión de interés. Recuerda que no podemos pagarte por este trabajo, pero vamos a incluir tu nombre en los créditos. También puedes usar este excelente contenido para iniciar conversaciones y generar diálogo en tus propias redes sociales y profesionales. Además, sabrás que has contribuido a un esfuerzo global para explicar qué es lo que realmente hacen los facilitadores.

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Tomar en cuenta el factor humano

Tomar en cuenta el factor humano

En el número anterior de Coffee Break hemos sugerido varias maneras de equilibrar los elementos de la agenda con el tiempo disponible para una reunión. Estos elementos “estructurales” pueden ayudar mucho a la mejora de la atmósfera y la eficacia de las reuniones. Pero es necesario también tomar en cuenta el factor humano en la planificación de cualquier agenda.

Cada reunión es única en el sentido de que el contexto del grupo puede cambiar entre una reunión y otra.

El ánimo de los participantes puede estar afectado por factores de sus vidas personales y su entorno laboral. Cualquier formato que se use para planificar la agenda (y es muy recomendable tener uno – ver abajo) debe estar sujeto a modificación según las circunstancias particulares de cada encuentro del grupo.

Compartimos una lista de aspectos a considerar que permiten un mejor diseño de la agenda.

Análisis del contexto del grupo

El grupo está
___ Reuniéndose por primera vez
___ Retomando las reuniones después de un largo tiempo
___ Por disolverse (es la última reunión)

Los participantes
____ Todos se conocen bien
____ Hay gente nueva
____ Tienen conflictos entre ellos
____ Son culturalmente diversos

El grupo está
____ En crisis
____ Atorado
____ Bajo estrés, preocupado
____ Festejando una victoria o lamentando una pérdida

Últimamente las reuniones han sido
____ Tediosas
____ Poco productivas
____ Rebasan el tiempo asignado
____ Dinámicas
____ Muy productivas
____ Terminan a tiempo (¡o temprano!)

Los temas para tratar son
____ Rutinarios
____ Complejos
____ Controvertidos
____ Urgentes
____ Importantes

Otros factores para tomar en cuenta

Una vez analizado el contexto deberíamos preguntarnos: Para lograr el objetivo de esta reunión

  • ¿Qué debemos seguir haciendo o hacer más?
  • ¿Qué necesitamos cambiar?
  • ¿Quién nos puede ayudar?
  • ¿Esta reunión es verdaderamente necesaria?

En la próxima edición de Coffee Break, vamos a compartir ideas sobre cambios que se pueden hacer en el diseño de la reunión para potenciar el ánimo de los participantes y alcanzar los resultados deseados.

Mientras tanto, aquí hay un formato para la agenda de una reunión “genérica” para descargar.

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Las reuniones y la innovación.

Las reuniones y la innovación

En un mundo donde se habla de innovación en todas las áreas de la organización, ¿por qué las reuniones siguen estancadas en el siglo XIX?

Sabemos que las reuniones, ya sea presenciales o virtuales, son frecuentemente necesarias, pero ¿cómo podemos justificar aquellas que no producen resultados satisfactorios, desperdiciando el tiempo de todos los participantes?

El siguiente es un ejemplo específico del tipo de quejas que nos plantean nuestros clientes:

“En las reuniones de nuestro equipo de trabajo casi nunca tenemos tiempo para tocar todos los temas de la agenda. Esta situación es frustrante para todos. ¿Qué podemos hacer?”

Antes que nada, ¡felicitaciones! ¡Por lo menos tienen una agenda! Ahora veamos cómo pueden ajustar los contenidos al tiempo disponible.

¿Cuál de estas estrategias han probado?

  • Priorizar puntos de la agenda. Dar prioridad a los temas que requieren decisión.
  • Eliminar los informes. No incluir temas que son meramente informativos como reportes, cuando no requieren una discusión o decisión importante. Buscar otras formas para compartir esta información.
  • Preparar materiales de apoyo. Asegurar que quienes van a presentar los temas preparen y compartan la información relevante con anticipación. Si los materiales no están listos, postergar el tema para otra reunión.
  • Definir el resultado esperado. Cada punto de la agenda debe estar relacionado con un resultado que justifique el tiempo invertido. Algunos ejemplos de resultados esperados: generar opciones, definir criterios, tomar una decisión, etc.
  • Controlar el tiempo. Fijar límites de tiempo para cada tema (¡ser un poco generoso!) y respetarlos.
  • Seleccionar con cuidado los participantes. Convocar únicamente a aquellos que tienen una responsabilidad directa y/o conocimiento relevante sobre los temas de la agenda.

Si, a pesar de haber introducido todas estas “innovaciones” en tu cultura de reuniones, el tiempo todavía no alcanza para tratar todos los puntos de la agenda, considera la posibilidad de aumentar la frecuencia o la duración de las reuniones. ¡No sigas poniendo diez kilos de papas en una bolsa para cinco kilos!

¿Quieres conocer más ideas para mejorar tus reuniones? Descarga gratis la “Guía para Excelentes Reuniones de Trabajo” de IIFAC.

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[curso] Oportunidad de capacitarte en Nuevas formas para Promover el Diálogo y la Participación en Grupos en México

Muchos de ustedes nos pidieron capacitación en procesos participativos dentro de México y con un costo accesible. ¡Los escuchamos!

Nuevas Formas para Promover el Diálogo y la Participación en Grupos

Centro de Investigación en Ecosistemas (CIEco, UNAM)
Morelia, Michoacán, México
29, 30 y 31 de enero 2014

Este curso intensivo de tres días fue creado por IIFAC en conjunto con el Centro de Investigación en Ecosistemas (CIEco) de la Universidad Nacional Autónoma de México (UNAM) específicamente para ayudar a académicos, estudiantes, miembros de ONG, funcionarios públicos y sociedad civil interesada en el trabajo en grupo.

Inscripción ya abierta

Si trabajas con grupos y quieres fortalecer tu capacidad de planificar y facilitar foros, encuentros, consultas, o reuniones de trabajo en donde se espera la participación significativa de los integrantes del grupo – ¡esto es para ti!

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Contenido que no se encuentra en todos lados

A través de un proceso dinámico que combina teoría, práctica, diálogo, estudios de caso y reflexión, vamos a abordar temas tales como

  • ¿Qué es la participación y cómo se puede planificar y facilitar un proceso de participación?
  • Los errores comunes que perjudican la participación y cómo evitarlos
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  • Qué se entiende por “consenso” y cómo saber si se logró o no
  • La toma de decisión en situaciones complejas

Instructores de calidad internacional

Beatrice Briggs, Directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio y especialista en procesos participativos.

Alfredo Barreto, Consultor especializado en el desarrollo de equipos y construcción de compromisos.

Juntos tenemos años de experiencia trabajando con grupos, facilitando procesos de grupo y capacitando a facilitadores. ¡Compartiremos nuestros secretos profesionales!

Nuestro compromiso

Los participantes en el curso van a salir de esta capacitación armados con inspiración, guías y plantillas que les permitirán planificar para la participación verdadera, promover el diálogo significativo y conseguir resultados sumamente útiles de su próximo evento.

¿Y el costo? ¡Accesible!

Cuota de inscripción (incluye materiales impresos, constancia y refrigerio en los recesos)

  • $3,500 pesos
  • 30% de descuento a académicos, trabajadores y estudiantes vigentes de la UNAM
  • 10% de descuento a ex alumnos de la UNAM (con credencial de ex alumno)

Los cupos son limitados, entonces aparta tu lugar hoy.

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