Artículo para la Categoría Coffee Break

Por qué tus reuniones requieren descansos.

Los descansos son estrategias para aumentar la participación y la satisfacción en las reuniones de trabajo. Reflexionemos por un momento sobre esta aseveración desde el punto de vista de los tres actores principales en una reunión típica.

Los convocantes (líderes del grupo), preocupados principalmente por los temas que hay que tratar, a veces creen que los descansos no son necesarios, que quitan tiempo de la agenda y que sería mejor seguir trabajando. ¿Por qué no traer el café a la sala sin interrumpir la dinámica en marcha?, preguntan.

La verdad es que:

  • Si no se programan descansos, de todos modos la gente se levanta y se va para atender sus necesidades físicas y emocionales.
  • Muchos participantes son gente muy ocupada que necesita tiempo para atender otros aspectos de sus vidas. Si no se programan descansos, van a distraer a los demás haciendo llamadas telefónicas, consultando con colegas, etc. durante las reuniones.

Los participantes están interesados en los temas a tratar pero también están preocupados por el tiempo y la energía que implica asistir a la reunión, sobre todo si la agenda es larga y cargada de temas polémicos. Al incluir descansos en el plan de trabajo, el líder envía el mensaje de que “nuestra intención es generar y mantener la plena participación de todos, despertando nuestra inteligencia colectiva y creando soluciones juntos; por lo tanto programamos “tiempos de descanso” para refrescar el cuerpo y la mente.”

Los facilitadores, sean miembros del propio grupo u organización, o consultores externos, deben ser defensores tanto de la calidad de la experiencia de los participantes como de los procesos diseñados para lograr las metas de la reunión. Incluir descansos en la agenda de una reunión que dure más de 90 minutos es parte de sus responsabilidades.

Pautas para la programación de descansos

  • Para sesiones que duran varias horas, hay que incluir un descanso por lo menos cada 90 minutos.
  • Los descansos deben durar entre 15-30 minutos, dependiendo del tamaño del grupo y el contexto de la reunión.
  • Las “bio pausas” de 5-10 minutos son útiles para permitir que los participantes vayan al baño, tomen agua y estiren las piernas, pero hay que aclarar que no es un descanso largo y que la sesión continuará enseguida.
  • De ser posible, servir los refrigerios afuera de la sala de juntas para que los participantes tengan un cambio de ambiente.

¿Y si se escapan algunos durante el descanso?

A veces sucede que algunas personas aprovechan el descanso para salir de la reunión y no regresar. Si esto sucede con frecuencia en tus reuniones, es probable que:

  • La reunión sea demasiado larga, debido a las otras responsabilidades de los invitados.
  • Las personas que se van no se sientan responsables o interesadas en los temas que se van a tratar después del descanso;
  • Asistieron principalmente para dar la cara y/o firmar el registro de asistencia, no para contribuir a alcanzar los resultados esperados de la reunión.

En todo caso, la deserción anticipada de algunos no es justificación para no incluir descansos en la agenda.

Coffee Break Marzo 2014: Dedica un momento para que pueda llegar el alma.

Dedica un momento para que pueda llegar el alma

En el Coffee Break del mes pasado, señalamos la importancia de tomar en cuenta el contexto del grupo y el estado de ánimo general de los participantes al planificar una reunión. Ahora queremos compartir algunas ideas sobre cómo aplicar el concepto del “factor humano” al inicio de una sesión.

A menudo los grupos no dedican tiempo para hacer un “registro” cuando se sientan a la reunión. Los típicos argumentos racionales son del tipo de “ya nos conocemos todos”, “estamos juntos todo el día” y el más común, “no tenemos tiempo para perder en cháchara”. Por lo tanto, se lanzan directamente al primer punto de la agenda, perdiendo la oportunidad de conectarse como seres humanos antes de ponerse a trabajar.

Una comunidad indígena de América del Sur cree que cuando un grupo se reúne, los miembros deben respirar y “dedicar unos minutos para que el alma pueda llegar”.

Recuerda que los participantes son gente ocupada. Cuando se sientan a la mesa de reuniones, muchas veces están preocupados por asuntos personales y profesionales que no necesariamente tienen que ver con el propósito de la reunión. Invertir unos pocos minutos para ayudar a que la gente “aterrice” puede hacer que estén más presentes para las discusiones que siguen.

Una ronda de presentaciones no tiene que tomar mucho tiempo. Dependiendo del tamaño del grupo, 5-10 minutos son suficientes para que cada persona haga una breve reseña y se fortalezca la conexión humana entre colegas, como primer paso para trabajar juntos de manera efectiva.

Algunos ejemplos de apertura son:

  • Pide que cada persona comparta “algo nuevo y bueno que ha sucedido en mi vida recientemente”.
  • En el caso de una reunión en lunes por la mañana, pide a cada uno que comparta “algo divertido (o agradable) que hice en el fin de semana”.
  • Pide a todos que compartan con todo el grupo o, si el grupo es grande, con la persona sentada a su lado, cualquier asunto no relacionado con la agenda de hoy en el que están pensando y que necesitan dejar de lado para concentrarse en la reunión.
  • En una reunión virtual, pide que cada persona diga su nombre, la hora local, y cómo está el clima en el lugar en que están.
  • Si los miembros del grupo no se conocen bien y/o si piensan que “somos diferentes”, pídeles que trabajen en pares para identificar “10 cosas que tenemos en común”.

Consejos adicionales

  • El tono de la ronda de apertura no debe ser ni muy informal ni demasiado serio.
  • Elige una pregunta o dinámica que respete la dignidad e individualidad de cada persona.
  • Un inicio centrado en lo humano puede contribuir en gran medida a la efectividad de la reunión.

Cuéntanos qué estrategias has usado para reconocer el factor humano al inicio de las reuniones.

Tomar en cuenta el factor humano

Tomar en cuenta el factor humano

En el número anterior de Coffee Break hemos sugerido varias maneras de equilibrar los elementos de la agenda con el tiempo disponible para una reunión. Estos elementos “estructurales” pueden ayudar mucho a la mejora de la atmósfera y la eficacia de las reuniones. Pero es necesario también tomar en cuenta el factor humano en la planificación de cualquier agenda.

Cada reunión es única en el sentido de que el contexto del grupo puede cambiar entre una reunión y otra.

El ánimo de los participantes puede estar afectado por factores de sus vidas personales y su entorno laboral. Cualquier formato que se use para planificar la agenda (y es muy recomendable tener uno – ver abajo) debe estar sujeto a modificación según las circunstancias particulares de cada encuentro del grupo.

Compartimos una lista de aspectos a considerar que permiten un mejor diseño de la agenda.

Análisis del contexto del grupo

El grupo está
___ Reuniéndose por primera vez
___ Retomando las reuniones después de un largo tiempo
___ Por disolverse (es la última reunión)

Los participantes
____ Todos se conocen bien
____ Hay gente nueva
____ Tienen conflictos entre ellos
____ Son culturalmente diversos

El grupo está
____ En crisis
____ Atorado
____ Bajo estrés, preocupado
____ Festejando una victoria o lamentando una pérdida

Últimamente las reuniones han sido
____ Tediosas
____ Poco productivas
____ Rebasan el tiempo asignado
____ Dinámicas
____ Muy productivas
____ Terminan a tiempo (¡o temprano!)

Los temas para tratar son
____ Rutinarios
____ Complejos
____ Controvertidos
____ Urgentes
____ Importantes

Otros factores para tomar en cuenta

Una vez analizado el contexto deberíamos preguntarnos: Para lograr el objetivo de esta reunión

  • ¿Qué debemos seguir haciendo o hacer más?
  • ¿Qué necesitamos cambiar?
  • ¿Quién nos puede ayudar?
  • ¿Esta reunión es verdaderamente necesaria?

En la próxima edición de Coffee Break, vamos a compartir ideas sobre cambios que se pueden hacer en el diseño de la reunión para potenciar el ánimo de los participantes y alcanzar los resultados deseados.

Mientras tanto, aquí hay un formato para la agenda de una reunión “genérica” para descargar.

Las reuniones y la innovación.

Las reuniones y la innovación

En un mundo donde se habla de innovación en todas las áreas de la organización, ¿por qué las reuniones siguen estancadas en el siglo XIX?

Sabemos que las reuniones, ya sea presenciales o virtuales, son frecuentemente necesarias, pero ¿cómo podemos justificar aquellas que no producen resultados satisfactorios, desperdiciando el tiempo de todos los participantes?

El siguiente es un ejemplo específico del tipo de quejas que nos plantean nuestros clientes:

“En las reuniones de nuestro equipo de trabajo casi nunca tenemos tiempo para tocar todos los temas de la agenda. Esta situación es frustrante para todos. ¿Qué podemos hacer?”

Antes que nada, ¡felicitaciones! ¡Por lo menos tienen una agenda! Ahora veamos cómo pueden ajustar los contenidos al tiempo disponible.

¿Cuál de estas estrategias han probado?

  • Priorizar puntos de la agenda. Dar prioridad a los temas que requieren decisión.
  • Eliminar los informes. No incluir temas que son meramente informativos como reportes, cuando no requieren una discusión o decisión importante. Buscar otras formas para compartir esta información.
  • Preparar materiales de apoyo. Asegurar que quienes van a presentar los temas preparen y compartan la información relevante con anticipación. Si los materiales no están listos, postergar el tema para otra reunión.
  • Definir el resultado esperado. Cada punto de la agenda debe estar relacionado con un resultado que justifique el tiempo invertido. Algunos ejemplos de resultados esperados: generar opciones, definir criterios, tomar una decisión, etc.
  • Controlar el tiempo. Fijar límites de tiempo para cada tema (¡ser un poco generoso!) y respetarlos.
  • Seleccionar con cuidado los participantes. Convocar únicamente a aquellos que tienen una responsabilidad directa y/o conocimiento relevante sobre los temas de la agenda.

Si, a pesar de haber introducido todas estas “innovaciones” en tu cultura de reuniones, el tiempo todavía no alcanza para tratar todos los puntos de la agenda, considera la posibilidad de aumentar la frecuencia o la duración de las reuniones. ¡No sigas poniendo diez kilos de papas en una bolsa para cinco kilos!

¿Quieres conocer más ideas para mejorar tus reuniones? Descarga gratis la “Guía para Excelentes Reuniones de Trabajo” de IIFAC.

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