Artículo para la Categoría Reuniones Exitosas

Error 5 de reuniones que pierden el tiempo: Muchas palabras y nada de acción

Este es el quinto de cinco mensajes acerca de los errores comunes que hacen que las reuniones sean aburridas y poco productivas. Puedes ver la lista completa en nuestra nueva guía gratuita: Excelentes Reuniones de Trabajo.

Error 5. Muchas palabras y nada de acción

Las reuniones de trabajo no son exclusivamente para hablar… y hablar… y hablar sin llegar a ninguna conclusión. Para evitar la fuga de tiempo y energía producida por discursos interminables, tienes que definir de antemano el objetivo (como se menciona en Error 1). ¿Qué se espera del grupo en esta sesión? ¿Generar ideas? ¿Evaluar opciones? ¿Tomar una decisión? Sin claridad sobre el objetivo, no se sabe cuándo se puede cerrar la discusión y avanzar a otro tema – o dar por concluida la reunión.

Pero antes de cambiar el tema o terminar la reunión, es importante resumir lo que se ha logrado hasta ese momento, definir los próximos pasos, especificando quién es responsable y cuál es el plazo.

Ejemplo de palabras excesivas sin resultado: Permitir que unas cuantas personas (ya sabes quiénes son), dominen la discusión, repitiendo su punto de vista una y otra vez, sin proponer nuevas perspectivas o soluciones.

Ejemplo de control efectivo de los habladores: Respetuosa pero firmemente interrumpir a la persona que se repite, resumir la esencia de su discurso y luego invitar a otra persona a tomar la palabra.

Beneficios de corregir este error

  • Muestra cómo se va a lograr el objetivo propuesto.
  • El mayor realismo en el uso del tiempo en la agenda hace posible superar las resistencias para asistir a las reuniones.
  • Se evitan desvíos en la discusión.
  • Ver que los temas se tratan de manera sistemática genera confianza en el proceso.

En la práctica: En la minuta de la reunión incluir los puntos clave de la discusión (no cada palabra) y los compromisos asumidos para el seguimiento de los temas discutidos. Enviar las minutas a cada participante inmediatamente después de la reunión y analizar los avances en la siguiente reunión.

Tip de facilitación: Establecer una norma de “Nadie habla dos veces sobre un tema hasta que todos los que quieran tengan la oportunidad de intervenir”. Y otra norma que dice: “Buscar la solución”.

Después de escuchar varias opiniones sobre el tema, pregunta: “¿Alguien tiene una propuesta?”


¿Quieres conocer los otros cuatro errores comunes? Descarga la guía gratuita “Excelentes Reuniones de Trabajo” aquí

Error 4 de reuniones que pierden el tiempo: No contar con agenda por escrito

Este es el cuarto de cinco mensajes acerca de los errores comunes que hacen que las reuniones sean aburridas y poco productivas. Puedes ver la lista completa en nuestra nueva guía gratuita: Excelentes Reuniones de Trabajo.

Error 4. No contar con agenda por escrito

Si quieres que tu personal llegue puntualmente, listo para contribuir al objetivo que se señaló en la convocatoria, es necesario preparar una agenda con anticipación y de ser posible, circularla como mínimo 24 horas antes del día de la reunión.

Características de una agenda mal hecha: La mayoría del tiempo se dedica a escuchar informes. Falta de antecedentes sobre un tema clave y/o que nadie esté preparado para presentarlo. Cantidad poco realista de temas en la agenda.

Características de una agenda bien preparada: Los temas están priorizados, con los importantes, urgentes y/o controvertidos al principio, no al final. Los temas relacionados están agrupados. Los temas que no caben en la agenda por motivos de tiempo, o porque no se han preparado, se incluyen en una lista separada de “asuntos pendientes”.

Beneficios de corregir este error

  • Muestra cómo se va a lograr el objetivo propuesto.
  • El mayor realismo en el uso del tiempo en la agenda hace posible superar las resistencias para asistir a las reuniones.
  • Se evitan desvíos en la discusión.
  • Ver que los temas se tratan de manera sistemática genera confianza en el proceso.

En la práctica: Programa tu tiempo para planificar la agenda, de preferencia varios días antes de la reunión. De ser necesario, consulta con otros para escoger y ordenar los temas prioritarios.

Tip de facilitación: Marca o tacha en la agenda los temas que ya han sido tratados.

Tener la agenda visible al inicio de la reunión transmite el mensaje: ¡Estamos aquí para trabajar!


¿Quieres conocer los otros cuatro errores comunes? Descarga la guía gratuita “Excelentes Reuniones de Trabajo” aquí

Error 3 de reuniones que pierden el tiempo: Empezar y terminar tarde

Este es el tercero de cinco mensajes acerca de los errores comunes que hacen que las reuniones sean aburridas y poco productivas. Puedes ver la lista completa en nuestra nueva guía gratuita: Excelentes Reuniones de Trabajo.

Error 3. Empezar y terminar tarde

En muchas organizaciones la falta de puntualidad en el inicio y el cierre de una reunión de trabajo es un error tan común que ya se ha convertido en una norma. Algunos participantes llegan a la hora indicada… y tienen que esperar a quienes llegan tarde. Los que se demoran, pueden pensar que su presencia no es realmente necesaria. O tal vez piensan que las demás cosas que tienen que hacer son de mayor importancia. Mientras, se desperdicia el tiempo, la energía se dispersa y el costo de oportunidad de reunir al grupo crece con cada minuto que pasa.

Es responsabilidad del líder aclarar la hora del inicio y de cierre de cada reunión – y luego respetar ese compromiso.

Ejemplo de un mensaje equivocado con relación a la puntualidad en las reuniones: A la hora anunciada para el inicio de la reunión, tú, el líder, no has llegado.

Ejemplo de un mensaje atinado con respecto a la puntualidad en una reunión: Estar parado en la puerta del salón de juntas, saludando a cada participante. A la hora indicada, cerrar la puerta y comenzar con el primer punto en la agenda.

Beneficios de corregir este error

  • Construir una cultura de respeto del tiempo de los demás
  • Mejorar la eficiencia y efectividad de las reuniones
  • Permitir que los participantes programen sus actividades post-reunión con mayor certeza

En la práctica: Si en tu organización o equipo, la falta de puntualidad en las reuniones se ha convertido en la norma, tienes que enviar un mensaje claro de que las reglas han cambiado – y repetirlo tantas veces como sea necesario hasta que el cambio esté arraigado.

Tip de facilitación: Prepara la sala con anticipación. Asegúrate de tener todos los elementos que se van a necesitar dentro de la sala (material impreso, papelógrafo o pizarrón, proyector, pantalla, marcadores, etc.) antes de la llegada de los participantes.

Tu equipo tiene más cosas que hacer que asistir a tus reuniones. ¡Respeta su tiempo!


¿Quieres conocer los otros cuatro errores comunes? Descarga la guía gratuita “Excelentes Reuniones de Trabajo” aquí

Error 2 de reuniones que pierden el tiempo: Convocar a las personas equivocadas

Este es el segundo de cinco mensajes acerca de los errores comunes que hacen que las reuniones sean aburridas y poco productivas. Puedes ver la lista completa en nuestra nueva guía gratuita: Excelentes Reuniones de Trabajo.

Error 2: Convocar a las personas equivocadas

No es necesario ni recomendable que todo el equipo o todos los miembros de un grupo asistan a cada reunión. Si el objetivo y los temas de la agenda no les corresponden, las personas fácilmente se distraen, empiezan a revisar sus mensajes en el celular y dejan de contribuir a la discusión.Otro error es no incluir a las personas con mayor interés en el tema, que tienen información clave para la discusión, o que van a tener responsabilidad para su implementación.

Ejemplo de convocatoria equivocada: Obligar a todos los docentes de una escuela a asistir a una discusión que sólo afecta a los docentes de ciencia.

Ejemplo de convocatoria atinada: Invitar a todos los docentes con un interés en el nuevo programa de ciencias. Son bienvenidas otras personas interesadas en el tema, pero no están obligadas a estar presentes.

Beneficios de corregir este error

  • Justificar la inversión del tiempo de los participantes
  • Aprovechar la experiencia y conocimiento de los participantes
  • Evitar problemas posteriores causados por no haber consultado a los actores clave

En la práctica: Explica tanto en la convocatoria como al inicio de la reunión la razón por la que se ha convocado a este grupo en particular y qué se espera de ellos en esta oportunidad.

Tip de facilitación: Si la agenda incluye temas que corresponden sólo a una parte del grupo, inclúyelos después de los asuntos que involucran a todos. Cuando lleguen a este punto en la agenda, indica claramente que quienes no estén involucrados se pueden ir, ¡sin tener que pedir disculpas!

Cada persona en la sala de reuniones debe poder contestar la pregunta, “¿Por qué estoy aquí?”


¿Quieres conocer los otros cuatro errores comunes? Descarga la guía gratuita “Excelentes Reuniones de Trabajo” aquí

Objetivo poco claro, el error # 1 de las reuniones en que se pierde el tiempo

Este es el primero de cinco mensajes acerca de los errores comunes que hacen que las reuniones sean aburridas y poco productivas. Puedes ver la lista completa en nuestra nueva guía gratuita: Excelentes Reuniones de Trabajo.

Error 1: Objetivo poco claro

Si el objetivo principal de la reunión no es claro, los participantes no pueden entender por qué tienen que estar presentes. O puedes convocar a las personas equivocadas.

Ejemplo de un objetivo poco claro es: Esta es una reunión del área de administración.

Ejemplo de un objetivo más claro es: La intención es analizar la propuesta de una nueva política de facturación y preparar nuestros comentarios sobre ésta.

Beneficios de corregir este error

  • Facilitar la planificación de una agenda enfocada a resultados
  • Priorizar el uso del tiempo
  • Asegurar que se convoca a las personas indicadas
  • Evitar desvíos en la discusión
  • Aumentar la probabilidad de lograr el objetivo

En la práctica: Explica el objetivo al comienzo de la reunión y de qué manera se espera que cada persona contribuya a la discusión. ¿Esperas que generen ideas? ¿Ofrezcan comentarios? ¿Tomar una decisión? Asegúrate de que las expectativas sean compartidas.

Tip de facilitación: Escribe el objetivo en el pizarrón blanco o papelógrafo y mantenlo visible durante la reunión.

Si no puedes definir el propósito de la reunión, ¡cancélala!

¿Quieres conocer los otros cuatro errores comunes? Descarga la guía gratuita “Excelentes Reuniones de Trabajo” aquí

Página 3 de 512345
iifac logo

linkedinfacebooktwittergoogle+youtube

Inicio     |     Acerca de IIFAC     |     Preguntas Frecuentes     |     Servicios     |     Productos     |     Recursos gratuitos     |     Contacto

Calle Doctores no. 99A casa 8, Colonia Lomas de Jiutepec. Jiutepec, Morelos CP. 62566 | Teléfono: (+52) 777 320 6712

Nuestro logo muestra un glifo Azteca que representa el sol. Esta imagen dorada evoca su poder transformador y nos recuerda la rica historia y cultura de México.