Artículo para la Categoría Reuniones Exitosas

Cuándo NO convocar una reunión

Este es un mensaje para quienes nunca eligieron ser facilitadores de grupos, pero no obstante les ha sido delegada la responsabilidad de las reuniones.

Antes de tu próxima reunión, toma una hoja de papel, o abre tu computadora y completa las siguientes cuatro oraciones.
1. El propósito de esta reunión es

a. Discutir __________
b. Decidir ___________

Si no hay nada importante para discutir o decidir, ¡no convoques la reunión!

2. Las personas que necesito en la sala para esta discusión/decisión son: _________________________________________________________________

Si las personas clave no están disponibles, ¡no convoques la reunión!

3. La información necesaria para esta discusión/decisión es: __________________________________________________________________

Si la información no está disponible, ¡no convoques la reunión!

4. El tiempo estimado para alcanzar el objetivo de la reunión es:

a. Menos de una hora
b. 1-3 horas
c. Más de tres horas
d. Otro

Si los horarios y carga de trabajo de los participantes hacen difícil que se comprometan a una reunión larga, considera distribuir el proceso en varias reuniones más cortas. Pero ASIGNA límites de tiempo –¡y respétalos!

Si estás satisfecho con que es necesaria y factible una reunión, con los recursos humanos y adicionales con que cuentas, crea una agenda simple pensada para aprovechar de la mejor manera el tiempo disponible.

¿No tienes claro el concepto de “agenda”?

La agenda es el mapa que mantiene el rumbo del grupo avanzando hacia los objetivos que se acordaron para la reunión. Se hacen ajustes para adaptar a las realidades que emergen de la situación, pero la agenda es el punto de referencia. ¿Dónde estamos? ¿A dónde vamos? ¿Cómo vamos a llegar allí?

Modelo de agenda

Este es un ejemplo de agenda de una hora para discutir(pero no necesariamente decidir) qué hacer con respecto a una situación dada:

  • Aclarar el objetivo de la reunión y presentar la agenda propuesta (10 minutos)
  • Presentar antecedentes (15minutos)
  • Generar opciones para resolver el asunto (20minutos)
  • Definir los próximos pasos y asignar tareas (10 minutos)
  • Definir fecha para la próxima reunión (si es necesario)
  • Agradecer a los participantes y dejar que regresen a su trabajo

Para encontrar más consejos sobre agendas efectivas, consultalos artículos de Fogata en la sección de recursos del sitio de IIFAC .Acceder es gratis, pero es necesario que te registres. Busca la categoría “reuniones efectivas/agendas.”

Por favor, agrega un comentario o pregunta sobre tus experiencias en la planificación de agendas.

¡Suerte en tu próxima reunión!

¿Cuál es la cantidad ideal de participantes en una reunión?

En un curso reciente sobre Reuniones Efectivas me preguntaron, “¿Cuál es el número ideal de participantes en una reunión?”

Mi respuesta breve es que no existe un número ideal. Lo que es realmente importante es tener las personas correctas en la sala, es decir, las que pueden ofrecer una contribución significativa a la discusión.

Entonces la persona que preguntaba reformuló su pregunta, “¿Cuál es la cantidad máxima de participantes en una reunión?”

Imagino que detrás de esta pregunta se oculta el temor del convocante de trabajar con un grupo numeroso y el concepto erróneo, bastante común, de que es más fácil conducir un grupo pequeño que uno grande.

Piénsalo. En tu experiencia, un grupo pequeño puede

  • ¿Perder el tiempo?
  • ¿Desviarse del tema?
  • ¿Quedarse bloqueado en el conflicto?
  • ¿Tomar malas decisiones?

De la misma manera, puedes recordar un grupo numeroso que

  • ¿Se haya concentrado en el tema clave a tratar?
  • ¿Haya generado y evaluado ideas?
  • ¿Haya lidiado efectivamente con el conflicto?
  • ¿Haya tomado buenas decisiones?

El factor del éxito de una reunión está determinado por la calidad de la planificación previa al evento (que incluye un objetivo claro, agenda bien estructurada, invitar a las personas correctas) y la hábil facilitación del proceso.

En pocas palabras, no se trata de cuántas personas deberían asistir, sino de quiénes y por qué.

Beatrice Briggs,
Directora, IIFAC

Puedes Prevenir que “Secuestren” la Reunión

Este es un tema delicado:  ¿cuándo está bien interrumpir a alguien?  Repasa estas pautas y siéntete seguro: a veces, una interrupción es exactamente lo que se requiere.

Cuando él/ella

  • Exceden el tiempo asignado
  • Son ofensivos
  • Hablan de algo que no es el tema
  • Son repetitivos
  • Interrumpen a otros

No es fácil, pero si no actúas, a menudo significa que unos pocos participantes muy locuaces y dominantes secuestran la agenda.  Los facilitadores hábiles deben aprender cuándo y cómo interrumpir.  ¡Tú también puedes!

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