¿Tus grandes reuniones y conferencias están atrapadas en la Edad Media?

Piensa en los términos que usamos para nombrar los elementos de la mayoría de las reuniones grandes:

  • Dignatarios en un podio (plataforma elevada) frente a un auditorio
  • Sesiones plenarias a las que se espera que todos asistan
  • Agendas repletas de oradores

“Podio”, “auditorio”, “plenario”, y “agenda” son palabras con raíces latinas que llegan a nosotros desde las instituciones académicas y religiosas de Europa de fines de la Edad Media.

Incluido dentro de estas antiguas palabras y prácticas está un modelo de comunicación jerárquico, unidireccional, que ya no se adapta a las necesidades de las organizaciones contemporáneas. En el mundo actual no hay justificación para reunir a la gente, sometiéndola a disertaciones desde el frente de la sala y luego esperar que ocurra el aprendizaje o el cambio.

Sin embargo, personas inteligentes, que tienen la responsabilidad de organizar grandes reuniones presenciales, todavía caen en el modelo predeterminado medieval.

Para transformar las reuniones y conferencias de hoy en día, necesitamos enfocar menos la atención al podio del frente de la sala y pensar seriamente en el mar de personas sentadas en la audiencia. De hecho, debemos dejar de pensar en ellas como “audiencia” (los que escuchan) y buscar la forma de convertirlas en participantes activos en la discusión.

No podemos seguir aceptando una sesión de 10 minutos de preguntas y respuestas, al final de un largo discurso, como substituto de una interacción significativa con los oradores y sus ideas.

Debemos reconocer que un panel de discusión sólo integra a los panelistas, relegando a todos los demás a la categoría de escuchas pasivos.

Necesitamos cuestionar la utilidad de reunirnos en un espacio en que las sillas están fijas en el piso, haciendo imposible crear grupos pequeños.

Deberíamos buscar formas de integrar tecnología, como teclados y tabletas, a los procesos, usándolos para generar ideas o documentar resultados.

Deberíamos considerar cuidadosamente métodos sumamente interactivos, como Café Global y Espacio Abierto como formas de estimular conversaciones significativas e interacciones dinámicas entre los presentes.

Con una profunda reverencia de respeto hacia el pasado, debemos traer nuestras prácticas para reuniones al siglo XXI.

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