Chismear es humano… evaluar es divino – y requiere facilitación

En los últimos meses hemos escrito varios artículos sobre la importancia del “factor humano” en la planificación y la facilitación de reuniones de trabajo. (Ver Coffee Break de febrero, marzo y abril 2014.) Ahora nos gustaría señalar otro elemento que muchas veces no se toma en consideración como una manera de involucrar, respetar y tratar bien a las personas: la evaluación al final de la sesión.

Sabemos que los participantes tienen opiniones sobre las virtudes y los defectos de cada reunión. Si no se piden sus comentarios antes de que salgan de la sala de reuniones, estos pensamientos se convierten en chismes en el pasillo, quejas en la cafetería o —lo peor de todo— la creencia no expresada de que no hay manera de mejorar las sesiones de trabajo.

Nuestra propuesta es cosechar estas opiniones cuando están frescas – es decir, antes del cierre de la reunión. El gran desafío es lograr esto justo cuando el deseo principal de la gente es salir del salón lo más pronto posible.

Para superar la resistencia, la evaluación debe ser
  • Corta
  • Dinámica
  • Participativa
  • Sin censura
  • Visible
10 tips específicos
  1. Incluye la “Evaluación” como un tema de la agenda.  Si no se pone por escrito, probablemente no suceda.
  2. Prepara con anticipación una hoja de rotafolio con este formato:

  3. A la hora indicada en la agenda, anuncia que “Antes de cerrar la reunión, vamos a realizar una breve evaluación de la sesión de hoy.  Sus comentarios sobre lo que nos salió bien y lo que se puede mejorar nos ayudarán en la planificación y ejecución de reuniones futuras.”
  4. Recuérdales que los comentarios pueden ser referidos a cualquier aspecto de la reunión, desde las comunicaciones previas al evento, hasta el espacio físico, refrigerios, facilitación, participación, calidad de la discusión, etc.
  5. Asegúrate de anotar cada comentario, incluyendo los que suenan como broma. Estas observaciones “chistosas” normalmente tienen algo de verdad y no deben ser ignoradas.
  6. No anotes el nombre de quién dijo qué, sólo anota los comentarios.
  7. Para agilizar el proceso, pide a dos personas que escriban, una a cada lado del rotafolio.
  8. Si dos personas expresan opiniones opuestas referidas al mismo tema (por ejemplo uno dice “La asistencia estuvo bien” y otro dice “La asistencia podría mejorar”, escribe “asistencia” en ambas columnas.
  9. No permitas debate, discusión, ni explicaciones acerca de los comentarios. La idea es terminar la reunión, ¡no prolongarla!
  10. Al principio de la reunión siguiente, revisa la hoja (u hojas), notando cuáles de los aspectos mencionados han sido modificados. Esto refuerza el mensaje de que la retroalimentación del grupo importa y que la evaluación es una herramienta para promover el cambio positivo.

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