Coffee Break Abril 2014: Por qué tus reuniones requieren descansos.

Los descansos son estrategias para aumentar la participación y la satisfacción en las reuniones de trabajo. Reflexionemos por un momento sobre esta aseveración desde el punto de vista de los tres actores principales en una reunión típica.

Los convocantes (líderes del grupo), online preocupados principalmente por los temas que hay que tratar, a veces creen que los descansos no son necesarios, que quitan tiempo de la agenda y que sería mejor seguir trabajando. ¿Por qué no traer el café a la sala sin interrumpir la dinámica en marcha?, preguntan.

La verdad es que:

  • Si no se programan descansos, de todos modos la gente se levanta y se va para atender sus necesidades físicas y emocionales.
  • Muchos participantes son gente muy ocupada que necesita tiempo para atender otros aspectos de sus vidas. Si no se programan descansos, van a distraer a los demás haciendo llamadas telefónicas, consultando con colegas, etc. durante las reuniones.

Los participantes están interesados en los temas a tratar pero también están preocupados por el tiempo y la energía que implica asistir a la reunión, sobre todo si la agenda es larga y cargada de temas polémicos. Al incluir descansos en el plan de trabajo, el líder envía el mensaje de que “nuestra intención es generar y mantener la plena participación de todos, despertando nuestra inteligencia colectiva y creando soluciones juntos; por lo tanto programamos “tiempos de descanso” para refrescar el cuerpo y la mente.”

Los facilitadores, sean miembros del propio grupo u organización, o consultores externos, deben ser defensores tanto de la calidad de la experiencia de los participantes como de los procesos diseñados para lograr las metas de la reunión. Incluir descansos en la agenda de una reunión que dure más de 90 minutos es parte de sus responsabilidades.

Pautas para la programación de descansos

  • Para sesiones que duran varias horas, hay que incluir un descanso por lo menos cada 90 minutos.
  • Los descansos deben durar entre 15-30 minutos, dependiendo del tamaño del grupo y el contexto de la reunión.
  • Las “bio pausas” de 5-10 minutos son útiles para permitir que los participantes vayan al baño, tomen agua y estiren las piernas, pero hay que aclarar que no es un descanso largo y que la sesión continuará enseguida.
  • De ser posible, servir los refrigerios afuera de la sala de juntas para que los participantes tengan un cambio de ambiente.

¿Y si se escapan algunos durante el descanso?

A veces sucede que algunas personas aprovechan el descanso para salir de la reunión y no regresar. Si esto sucede con frecuencia en tus reuniones, es probable que:

  • La reunión sea demasiado larga, debido a las otras responsabilidades de los invitados.
  • Las personas que se van no se sientan responsables o interesadas en los temas que se van a tratar después del descanso;
  • Asistieron principalmente para dar la cara y/o firmar el registro de asistencia, no para contribuir a alcanzar los resultados esperados de la reunión.

En todo caso, la deserción anticipada de algunos no es justificación para no incluir descansos en la agenda.

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5 comentarios
  1. Esta cultura de la ausencia de responsabilidad para no retornar a la hora fijada a las reuniones, es algo cultural de las personas. Considera que las personas que padecen esta indiferencia no están identificados con los objetivos de la Organización

  2. El no retorno a la reiniciación de las reuniones, consideramos es cuestión de cultura por las personas, muy seguramente no se identifican con los objetivos delaOrgnización.

  3. Las fraases no tienen la intención de ofender a los usuarios, sino propender porque se identifiquen con la razón de ser de las Organizaciones

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