Las reuniones y la innovación.

Las reuniones y la innovación

En un mundo donde se habla de innovación en todas las áreas de la organización, ¿por qué las reuniones siguen estancadas en el siglo XIX?

Sabemos que las reuniones, ya sea presenciales o virtuales, son frecuentemente necesarias, pero ¿cómo podemos justificar aquellas que no producen resultados satisfactorios, desperdiciando el tiempo de todos los participantes?

El siguiente es un ejemplo específico del tipo de quejas que nos plantean nuestros clientes:

“En las reuniones de nuestro equipo de trabajo casi nunca tenemos tiempo para tocar todos los temas de la agenda. Esta situación es frustrante para todos. ¿Qué podemos hacer?”

Antes que nada, ¡felicitaciones! ¡Por lo menos tienen una agenda! Ahora veamos cómo pueden ajustar los contenidos al tiempo disponible.

¿Cuál de estas estrategias han probado?

  • Priorizar puntos de la agenda. Dar prioridad a los temas que requieren decisión.
  • Eliminar los informes. No incluir temas que son meramente informativos como reportes, cuando no requieren una discusión o decisión importante. Buscar otras formas para compartir esta información.
  • Preparar materiales de apoyo. Asegurar que quienes van a presentar los temas preparen y compartan la información relevante con anticipación. Si los materiales no están listos, postergar el tema para otra reunión.
  • Definir el resultado esperado. Cada punto de la agenda debe estar relacionado con un resultado que justifique el tiempo invertido. Algunos ejemplos de resultados esperados: generar opciones, definir criterios, tomar una decisión, etc.
  • Controlar el tiempo. Fijar límites de tiempo para cada tema (¡ser un poco generoso!) y respetarlos.
  • Seleccionar con cuidado los participantes. Convocar únicamente a aquellos que tienen una responsabilidad directa y/o conocimiento relevante sobre los temas de la agenda.

Si, a pesar de haber introducido todas estas “innovaciones” en tu cultura de reuniones, el tiempo todavía no alcanza para tratar todos los puntos de la agenda, considera la posibilidad de aumentar la frecuencia o la duración de las reuniones. ¡No sigas poniendo diez kilos de papas en una bolsa para cinco kilos!

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