Tomar en cuenta el factor humano

Tomar en cuenta el factor humano

En el número anterior de Coffee Break hemos sugerido varias maneras de equilibrar los elementos de la agenda con el tiempo disponible para una reunión. Estos elementos “estructurales” pueden ayudar mucho a la mejora de la atmósfera y la eficacia de las reuniones. Pero es necesario también tomar en cuenta el factor humano en la planificación de cualquier agenda.

Cada reunión es única en el sentido de que el contexto del grupo puede cambiar entre una reunión y otra.

El ánimo de los participantes puede estar afectado por factores de sus vidas personales y su entorno laboral. Cualquier formato que se use para planificar la agenda (y es muy recomendable tener uno – ver abajo) debe estar sujeto a modificación según las circunstancias particulares de cada encuentro del grupo.

Compartimos una lista de aspectos a considerar que permiten un mejor diseño de la agenda.

Análisis del contexto del grupo

El grupo está
___ Reuniéndose por primera vez
___ Retomando las reuniones después de un largo tiempo
___ Por disolverse (es la última reunión)

Los participantes
____ Todos se conocen bien
____ Hay gente nueva
____ Tienen conflictos entre ellos
____ Son culturalmente diversos

El grupo está
____ En crisis
____ Atorado
____ Bajo estrés, preocupado
____ Festejando una victoria o lamentando una pérdida

Últimamente las reuniones han sido
____ Tediosas
____ Poco productivas
____ Rebasan el tiempo asignado
____ Dinámicas
____ Muy productivas
____ Terminan a tiempo (¡o temprano!)

Los temas para tratar son
____ Rutinarios
____ Complejos
____ Controvertidos
____ Urgentes
____ Importantes

Otros factores para tomar en cuenta

Una vez analizado el contexto deberíamos preguntarnos: Para lograr el objetivo de esta reunión

  • ¿Qué debemos seguir haciendo o hacer más?
  • ¿Qué necesitamos cambiar?
  • ¿Quién nos puede ayudar?
  • ¿Esta reunión es verdaderamente necesaria?

En la próxima edición de Coffee Break, vamos a compartir ideas sobre cambios que se pueden hacer en el diseño de la reunión para potenciar el ánimo de los participantes y alcanzar los resultados deseados.

Mientras tanto, aquí hay un formato para la agenda de una reunión “genérica” para descargar.

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