Coffee Break Junio 2014: El arte de cerrar una reunión

Para concluir este ciclo de artículos que se ha concentrado en el factor humano de las reuniones, queremos reflexionar sobre un momento de las reuniones que todo el mundo espera con impaciencia, pero que a menudo nadie ha planeado muy bien: el cierre.

Los cierres pueden ser formales, ceremoniales, creativos, prolongados o breves pero, sobre todo, tienen que transmitir una señal muy clara de que el evento ha terminado y los participantes pueden irse.

No planear las actividades de cierre cuidadosamente y/o no respetar el tiempo especificado para terminar son oportunidades perdidas. El grupo pierde la oportunidad de hacer una pausa y reconocer el significado de lo que han logrado juntos. El convocante de la reunión pierde la oportunidad de ser cálidamente apreciado por el grupo. En cambio, los participantes se sienten atrapados, frustrados y avergonzados mientras tratan de escabullirse sin que nadie se dé cuenta. Y el facilitador se pregunta silenciosamente, “¿Qué hice mal?”

Claves para la creación de cierres satisfactorios

  • Discute las expectativas del convocante sobre el cierre cuando empieces a planear el evento.
  • Aclara la diferencia entre las actividades de cierre y el momento en que la gente puede irse sin disculparse.
  • Incluye las “actividades de cierre” y “hora de cierre para todo el evento” como parte de la agenda.
  • Revisa la hora fijada para el cierre al comienzo de la reunión.
  • Si la hora de cierre se modifica por algún motivo, anuncia el cambio y márcalo en la agenda pública escrita.
  • Respeta la hora de cierre acordada.

Cómo llevar a cabo un cierre ceremonial sencillo

  • Si se ha acabado el tiempo con un grupo de 30 o menos participantes:
    • Invita a todos a formar un círculo y luego, como facilitador, mira alrededor del círculo y simplemente di “gracias”.
    • O bien, forma el círculo y luego haz un gesto silencioso de agradecimiento.
  • Si te sobran unos minutos:
    • Haz un círculo y pide a cada persona que “se despida” con una palabra que describa “¿Cómo me siento ahora, al irme?” o “¿Qué me llevo de esta reunión?
    • Evita la tentación de entrar en más discusiones sobre lo que se dice.

¿Qué pasa con los discursos de cierre?

En eventos más formales, con frecuencia los organizadores quieren resumir las conclusiones que se producen durante la reunión o pedir a las autoridades que “digan unas palabras.” Estas situaciones llevan fácilmente a largos discursos sin sentido, que provocan que los participantes se dirijan a la puerta. Para evitar este escenario, durante la fase de planificación de la agenda propón maneras para que el cierre tenga sentido para todos los presentes, no sólo para los que están al frente de la sala.

Si pierdes esta discusión, asigna un límite de tiempo para los oradores de cierre y antes del evento, explícale a cada uno la importancia de respetar estos límites para cerrar a la hora acordada. Luego, con cortesía pero con firmeza haz que esos plazos se cumplan. ¡El grupo te lo agradecerá!

Recuerda que, desde el punto de vista de los participantes, a menudo el cierre es uno de los momentos más esperados de la reunión. (Los descansos son otros.) Si la gente te hace el honor de asistir, corresponde tratándolos a ellos y a su tiempo con respeto, teniendo en cuenta el factor humano en cada momento, desde la apertura hasta el cierre.

Artículos relacionados

Deja un comentario


iifac logo

linkedinfacebooktwittergoogle+youtube

Inicio     |     Acerca de IIFAC     |     Preguntas Frecuentes     |     Servicios     |     Productos     |     Recursos gratuitos     |     Contacto

Calle Doctores no. 99A casa 8, Colonia Lomas de Jiutepec. Jiutepec, Morelos CP. 62566 | Teléfono: (+52) 777 320 6712

Nuestro logo muestra un glifo Azteca que representa el sol. Esta imagen dorada evoca su poder transformador y nos recuerda la rica historia y cultura de México.