Coffee Break Marzo 2014: Dedica un momento para que pueda llegar el alma.

Dedica un momento para que pueda llegar el alma

En el Coffee Break del mes pasado, señalamos la importancia de tomar en cuenta el contexto del grupo y el estado de ánimo general de los participantes al planificar una reunión. Ahora queremos compartir algunas ideas sobre cómo aplicar el concepto del “factor humano” al inicio de una sesión.

A menudo los grupos no dedican tiempo para hacer un “registro” cuando se sientan a la reunión. Los típicos argumentos racionales son del tipo de “ya nos conocemos todos”, “estamos juntos todo el día” y el más común, “no tenemos tiempo para perder en cháchara”. Por lo tanto, se lanzan directamente al primer punto de la agenda, perdiendo la oportunidad de conectarse como seres humanos antes de ponerse a trabajar.

Una comunidad indígena de América del Sur cree que cuando un grupo se reúne, los miembros deben respirar y “dedicar unos minutos para que el alma pueda llegar”.

Recuerda que los participantes son gente ocupada. Cuando se sientan a la mesa de reuniones, muchas veces están preocupados por asuntos personales y profesionales que no necesariamente tienen que ver con el propósito de la reunión. Invertir unos pocos minutos para ayudar a que la gente “aterrice” puede hacer que estén más presentes para las discusiones que siguen.

Una ronda de presentaciones no tiene que tomar mucho tiempo. Dependiendo del tamaño del grupo, 5-10 minutos son suficientes para que cada persona haga una breve reseña y se fortalezca la conexión humana entre colegas, como primer paso para trabajar juntos de manera efectiva.

Algunos ejemplos de apertura son:

  • Pide que cada persona comparta “algo nuevo y bueno que ha sucedido en mi vida recientemente”.
  • En el caso de una reunión en lunes por la mañana, pide a cada uno que comparta “algo divertido (o agradable) que hice en el fin de semana”.
  • Pide a todos que compartan con todo el grupo o, si el grupo es grande, con la persona sentada a su lado, cualquier asunto no relacionado con la agenda de hoy en el que están pensando y que necesitan dejar de lado para concentrarse en la reunión.
  • En una reunión virtual, pide que cada persona diga su nombre, la hora local, y cómo está el clima en el lugar en que están.
  • Si los miembros del grupo no se conocen bien y/o si piensan que “somos diferentes”, pídeles que trabajen en pares para identificar “10 cosas que tenemos en común”.

Consejos adicionales

  • El tono de la ronda de apertura no debe ser ni muy informal ni demasiado serio.
  • Elige una pregunta o dinámica que respete la dignidad e individualidad de cada persona.
  • Un inicio centrado en lo humano puede contribuir en gran medida a la efectividad de la reunión.

Cuéntanos qué estrategias has usado para reconocer el factor humano al inicio de las reuniones.

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8 comentarios
  1. La gran mayoría de nuestros eventos de facilitación son un proceso de varias sesiones espaciadas en el tiempo y con el mismo grupo. Independiente del tema que estemos tratando, nos disponemos en circulo y formulamos una pregunta que nos aterrice al momento que vamos a vivir. Algunas de las preguntas que usamos para conectar lo humano en el proceso son:
    1. Con los temas vividos en la sesión anterior, ¿que pasó en ti?, ¿que inquietudes te aparecieron desde el SER?
    2. Que emociones has vivido desde que te despertaste hasta llegar a este espacio?
    3. ¿Que se ha transformado en ti, desde nuestro ultimo encuentro?
    4. Compartenos algo positivo que te ha ocurrido en los últimos 8 días?

    Estas son algunas para compartir.

    Un abrazo.

    Jhon

  2. Te comento mi método, cada vez que convocaba a un grupo de trabajo preparaba budines caseros, y lo compartíamos.
    No sólo se lograba un clima positivo de comunicación, sino que aprendí a cocinar budines de varios gustos!!!

    Lo recomiendo,

  3. La reflexión que nos haces Beatrice es muy cierta, en mi experiencia como facilitador, siempre o muy frecuentemente empelo una dinámica con un cuestionario que lo empleo desde hace mucho. Es un cuestionario que contiene preguntas comunes pero que a veces muy poco solemos preguntarnos, Se resuelve en forma individual y luego en pequeños equipo comparten libremente sus respuestas, no es obligatorio compartir. Al final siempre comparten todos y uno puede observar como los equipos se van “calentando” y van tomando cuerpo. La razón , es que encuentran un espacio para compartir acerca de lo común, acerca de actividades recientes, personas importantes, metas, libros leídos, en fin. El cuestionario es solo el motivo para abrir un diálogo enriquecedor.

  4. He leído que algunas culturas tienen como costumbre al encontrarse por primera vez hablar de algo banal antes de comenzar a tratar los negocios.
    En realidad, mi experiencia, mayoritariamente con jóvenes, la idea central al establecer una reunión es en primera instancia, romper barreras y ganar en confianza. Esto es, ser “yo mismo”, no es real un vínculo basado en la imagen que creamos de nosotros mismos, y las personas más jóvenes, (a mi parecer con menos barreras sociales), saben de esto, y pueden percibir nuestra esencia de una manera más simple. Creo que es un ahorro de tiempo considerable y por que no, una buena idea.
    Mis atentos saludos,
    Orlando

  5. Por lo general trabajo con grupos étnicos y cuando se trata de la primera reunión, no hay nada que los entusiasme más que hablar de lo mejor de su comunidad o de lo mejor que les ha sucedido la última semana…para animarlos inicio contándoles algún aspecto de mi vida personal o del lugar de donde vengo.

    En las reuniones con funcionarios públicos o de otras organizaciones, pregunto si todos se conocen e invito a una breve presentación en la cual les pido hacer énfasis en el lugar de donde son o donde han pasado la mayor parte de su vida…de paso esto me ayuda a entender algunas expresiones y actitudes a lo largo del tiempo que deba relacionarme con ellos.

  6. Yo he solicitado a los/as participantes a traer algo personal que quisieran compartir con los/as demás participantes del grupo. Ellos trajeron flores, fotografías de sus hijos o nietos, pequeños cuadros, etc.) y al compartirlo explicaban porqué querían compartir estas cosas en con el grupo….fue algo muy lindo que contribuyó al desarrollo del taller.

  7. Es muy agradable abrir una reunión o un taller de manera tal, que los participantes colaboren con gusto y con ánimo. Esto sobre todo en aquellas situaciones donde se trata de superar dificultades dentro o entre las organizaciones y/o participantes.
    Para un acercamiento entre participantes, aun si se conocen, utilizo algunas técnicas sencillas, aun en reuniones pequeñas o también en talleres.
    Me gusta utilizar postales o también tarjetas con mensajes: coloco una cantidad mayor del número de participantes presentes en la mesa. Luego abro la sesión con una narración positiva sobre algún tema personal o espiritual. Después, le pido a cada persona que escoja y tome aquella tarjeta que más le llame la atención en este momento y que la observe bien. Al cabo de 2 minutos les pido que contesten 3 preguntas: ¿cómo se siente usted hoy?, ¿por qué tomó este dibujo, foto, imagen?, y ¿cómo influyó en su estado de ánimo hoy?
    Algún voluntario/a inicia contando sus respuestas, luego siguen las demás personas hasta que todos hayan tenido la oportunidad de exteriorizar. Por lo general mejora el estado de ánimo, y se aprovecha en la reunión o taller.

  8. Apreciada amiga has tocado algo que es vital,el mostrar interés,por las personas el reconocer que como ser social siempre estamos lidiando con la responsabilidad laboral,pero al mismo tiempo con responsabilidad familiar y con uno mismo,es en esta lógica, que este espacio de interacción es vital hacer sentir a nuestros participantes nuestro interés en ayudarle y nos ayude a mejorar los resultados en un evento y que mejor dar estos espacios de reconocernos como seres humanos/sensibles/ello es potencialmente muy grato y motivador. un fuerte abrazo y mi gratitud por compartirnos estos tips claves.

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