¿Cuánto debería durar una reunión?

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Cuando alguien me pregunta “¿Cuánto debería durar una reunión?” la pregunta subyacente a menudo es “¿Cómo podemos evitar las reuniones que se prolongan sin final aparente?”

La respuesta breve a la primera pregunta es: tanto como sea necesario para completar el propósito planteado para la reunión. (Ve al final de este artículo si deseas una estimación específica de tiempo.)

La respuesta breve a la segunda pregunta es: planteando claramente el propósito y el resultado esperado al principio de la reunión y terminando cuando se ha logrado ese resultado.

Demasiado a menudo, se llama a reuniones sin que el líder del equipo o el convocante hayan completado esta oración crucial: “Al finalizar esta reunión habremos…

Estos son algunos ejemplos de resultados para tres reuniones diferentes enfocadas sobre el mismo asunto.

“Al finalizar esta reunión habremos…

  1. …analizado opciones para mejorar nuestro sistema de seguridad y decidido sobre los pasos necesarios para tomar una decisión en nuestra próxima reunión.”
  2. …decidido sobre las mejoras prioritarias al sistema de seguridad y seleccionado un proveedor del servicio.”
  3. …revisado los resultados de los cambios hechos al sistema de seguridad y decidido si es necesario tomar medidas adicionales.”

Cuando se da esta clase de claridad acerca del propósito de estas reuniones, el convocante sabe exactamente a quién invitar (es decir, quienes tienen responsabilidad directa o conocimientos especializados sobre el tema). Y esos participantes llegan a las reuniones completamente al tanto de la tarea a encarar. Idealmente, han recibido y revisado la información y antecedentes relevantes con anticipación y el líder o facilitador ha diseñado un proceso ordenado para discutir, decidir y aclarar los pasos siguientes.

Entonces, cuando se ha cumplido el objetivo, la reunión se da por terminada.

A menos, por supuesto, que alguien sugiera temas adicionales para que el grupo considere. La justificación para esto habitualmente es algo como, “Bueno, ya que estamos aquí, hablemos también sobre…”

¡RESISTE ESTA TENTACIÓN!

Si estos temas nuevos fueran realmente urgentes, deberían haberse incluido en la agenda original. Toma nota de ellos y acuerda tratarlos en una reunión futura PERO NO AHORA. No atrapes a los participantes, que después de todo, han cumplido con la tarea para la cual se los llamó, en una reunión más larga. Todos los que están en la sala tienen otras cosas que hacer. Déjalos ir, agradeciéndoles por un trabajo bien hecho.

Si bien la duración exacta de una reunión depende de la complejidad de los asuntos y grado de controversia que tengan, tanto como de la efectividad del diseño de la agenda y las competencias de facilitación del líder de la reunión, a continuación tienes una estimación aproximada, basada en la frecuencia de las reuniones y los tipos de asuntos tratados. Descarga un resumen de cuatro tipos de reuniones, qué podrían incluir y cuánto duran generalmente.

¿Necesitas ayuda para usar mejor el tiempo que pasas en reuniones? Programemos una breve conversación telefónica para hablar de tu situación.

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