Intenciones ocultas en las reuniones

Cuando oyes las palabras “intenciones ocultas” ¿qué te viene a la mente? ¿Intrigas clandestinas? ¿Juegos de poder? ¿Conspiraciones acechando en la sala de reuniones?

¿Qué pasa si, en la etapa de planificación de la reunión, el líder del grupo te dice que algunos participantes tienen intenciones ocultas y piensan manipular el resultado de la reunión para servir sus intereses personales?

Aunque estas inquietudes pueden surgir más de las propias inseguridades del líder que de una verdadera amenaza desde el interior del grupo, los facilitadores necesitan estar preparados para detectar y tratar los objetivos ocultos. Afortunadamente, tenemos la herramienta perfecta: ¡LA LINTERNA DEL FACILITADOR!

Como las cucarachas, los objetivos ocultos tienden a dispersarse cuando se los expone a la luz. Entonces, si la resistencia de un participante a una propuesta está basada no en una conspiración sino en una falta de información o un simple malentendido acerca del asunto, la luz puede disolver su oposición.

Estas son oportunidades para usar tu linterna:

1. Al comenzar la reunión. Aclara el propósito y los resultados esperados de la sesión. Por ejemplo, “Nuestra prioridad hoy es la sede para el próximo retiro del personal. Al finalizar la reunión habremos establecido criterios para la selección de la sede y generado una lista de espacios posibles. ¿Hay alguna pregunta sobre nuestra tarea?”

Si un participante de la reunión cree que el grupo no debería tener un retiro de personal o que es más importante discutir algún otro asunto, has brindado una oportunidad para que él/ella exprese su diferencia de opinión. Aun si la persona no dice nada en este momento, tú has establecido un claro punto de referencia que puede ayudar a mantener el enfoque si más avanzada la sesión alguien intenta llevar la conversación en una dirección diferente.

Por otra parte, dejar a los participantes en tinieblas sobre el propósito de una reunión crea incertidumbre, genera desconfianza, y prácticamente invita a la gente a incluir sus propios objetivos.

2. Establece reglas de juego. Las nueve reglas de juego para grupos efectivos descriptas por Roger Schwarz en The Skilled Facilitator (El facilitador competente) son excelentes ejemplos de acuerdos que, adecuadamente usados, pueden servir como potentes herramientas para sacar a la luz intenciones ocultas. Imagina las posibilidades de transparencia y comprensión mutua que este tipo de acuerdos pueden promover:

  • Probar presunciones e inferencias
  • Compartir toda la información relevante
  • Usar ejemplos específicos y acordar el significado de palabras importantes
  • Explicar tu razonamiento e intención

¿Propones reglas de juego que tienen la fuerza para iluminar dinámicas de poder y mejorar la comunicación en las reuniones?

3. Ten una conversación personal. Encuentra un momento fuera de la reunión para hablar con la persona que se sospecha tiene intenciones ocultas. Comparte las conductas que observaste en la reunión y tus presunciones sobre el significado de esas acciones. Pregunta a la persona si tiene una interpretación diferente sobre lo que sucedió. Sé genuinamente curioso, no acusador. ¡Lo que averigües puede sorprenderte!

¿Necesitas ayuda para usar mejor el tiempo que pasas en reuniones? Programemos una breve conversación telefónica para hablar de tu situación.

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