La pregunta engañosamente simple que debe estar en la caja de herramientas del facilitador

La pregunta engañosamente simple que debe estar en la caja de herramientas del facilitador

El ámbito: Una reunión para resolver un asunto importante, sobre el que existen puntos de vista conflictivos.

Escena 1: El facilitador acaba de explicar el propósito de la reunión. ¿CUÁL ES LA PREGUNTA QUE EL FACILITADOR PLANTEA AHORA AL GRUPO?

Escena 2: El facilitador ha repasado la agenda preparada para alcanzar el propósito de la reunión. ¿CUÁL ES LA PREGUNTA QUE EL FACILITADOR PLANTEA AHORA AL GRUPO?

Escena 3: Un miembro del grupo acaba de presentar antecedentes relacionados con el asunto a resolver en la reunión. ¿CUÁL ES LA PREGUNTA QUE EL FACILITADOR PLANTEA AHORA AL GRUPO?

Escena 4: Un miembro del grupo ha presentado una propuesta para resolver el asunto. ¿CUÁL ES LA PREGUNTA QUE EL FACILITADOR PLANTEA AHORA AL GRUPO?

PISTA: La pregunta es la misma para cada uno de estos momentos.

La pegunta es ésta: ¿HAY PREGUNTAS ACLARATORIAS?

La palabra clave es “aclaratoria”. Puedes ampliar la pregunta agregando, “¿Hay algo relativo al propósito/agenda propuesta/antecedentes/propuesta de la reunión (u otra parte del proceso) que no está claro?” o “¿Hay palabras o frases que no se entienden completamente?”

Hacer preguntas aclaratorias les da a los participantes la oportunidad de hacer una pausa y reflexionar acerca de lo que han oído y poner de manifiesto cualquier confusión sobre lo que se dijo.

SÉ CAUTELOSO: No estás preguntando “¿Están de acuerdo?” Las opiniones se van a considerar luego. En este punto el facilitador simplemente se está asegurando de que todos los que están en la sala están centrados sobre el mismo tema al mismo tiempo y que todos entienden las palabras que se usan.

Topes de velocidad. Como topes de velocidad en una ruta muy transitada, decir “¿Hay preguntas aclaratorias?” ANTES de lanzarse a los pros y contras de un asunto, intencionalmente disminuye el ritmo de la discusión. La pregunta envía una clara señal de que el entendimiento mutuo es esencial para llegar a una decisión sensata, y alienta a los participantes a expresar sus dudas sobre el significado de lo que han dicho los demás.

Aquí hay algunos ejemplos de preguntas aclaratorias:

Escena 1 (propósito de la reunión). Si el propósito definido para la reunión es decidir sobre la ubicación de una nueva oficina, una pregunta aclaratoria podría ser, “¿Esto significa que hoy no vamos a discutir qué equipos nuevos se van a comprar para la oficina?”

Escena 2 (agenda). Una pregunta aclaratoria sobre la agenda podría ser, “¿En qué momento de la reunión vamos a discutir el cronograma para mudarnos a la nueva oficina?”

Escena 3 (antecedentes). Después que el comité de búsqueda ha presentado los antecedentes, una pregunta aclaratoria podría ser, “¿Su búsqueda tuvo en cuenta el acceso al transporte público?”

Escena 4 (propuesta). Una vez presentada la propuesta, una pregunta aclaratoria podría ser, “¿Cómo compara la renta de este espacio con los otros sitios que consideraron?”

La regla de cinco segundos. Después de invitar a hacer preguntas aclaratorias, el facilitador debe esperar cinco segundos, mirando la sala para ver señales de que alguien quiere hablar. Si es necesario, repite la invitación. Si no hay preguntas, o después que se han respondido todas, el facilitador avanza al paso siguiente en el proceso.

El desafío. Si se trata de un asunto espinoso y los participantes están ansiosos por expresar sus opiniones, algunos pueden interpretar el pedido de preguntas aclaratorias como una invitación a entrar en discusión. Cuando suceda esto (¡y va a suceder!) el facilitador debe intervenir inmediatamente, recordar al grupo que en este momento solo se están pidiendo preguntas aclaratorias y que el espacio para discusión abierta será después.

¿Quién se beneficia? La práctica de pedir preguntas aclaratorias ayuda al grupo de esta manera:

  • Se puede eliminar la confusión causada por términos técnicos, jerga, siglas, y otras barreras del idioma.
  • Los malentendidos se pueden corregir temprano.
  • Se invita a entrar en la conversación a los recién llegados y otros que podrían ser reacios a hablar.
  • Los líderes muestran que están dispuestos a explicar ideas o conceptos poco claros.
  • Los participantes están mejor informados y más alineados con la tarea en cuestión.
¿Planteas preguntas aclaratorias? Si no lo haces, ¿estás dispuesto a probar? Cuéntame tu experiencia con esta versátil técnica de facilitación.

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