Coffee Break Marzo 2015: ¿Qué pueden aprender las reuniones cotidianas de los eventos especiales – y viceversa?

Como consultores en procesos participativos, hemos observado que muchas organizaciones planifican sus eventos especiales tales como conferencias, talleres, foros, asambleas, etc. de una manera distinta que sus reuniones de trabajo cotidiano.

Nos preguntamos, “¿Cuáles son los puntos en común y las diferencias de estas dos clases de actividades? Y ¿Qué se puede aprender de uno para fortalecer la experiencia de los participantes en la otra?”

La tabla siguiente sirve para reflexionar sobre los factores de éxito para procesos participativos. Pon un ? para indicar la presencia de estos elementos en tus eventos y reuniones.

Factores de éxito Evento especial Reunión cotidiana

Planificado con anticipación

 

 

Presupuesto disponible

 

 

Lugar escogido con cuidado

 

 

Comité organizador a cargo

 

 

Convocatoria orientada a un público específico

 

 

Propósito claro y compartido

 

 

Programa diseñado para dar ganas de asistir

 

 

Amplia oportunidad de contribuir a la discusión por parte de los participantes

 

 

Tiempos asignados –y respetados– para cada actividad

 

 

Personas responsables para preparar/conducir cada actividad

 

 

Resultados esperados especificados

 

 

Necesidades físicas y de bienestar de los participantes tomadas en cuenta

 

 

Información relevante repartida con anticipación

 

 

Resultados, compromisos y próximos pasos (memorias) comunicados a la brevedad

 

 

Roles de apoyo (facilitación, bienvenida, interpretes, técnicos, documentación, comida, etc.) asignados y/o contratados

 

 

Jefes, directivos, y/o tomadores de decisión involucrados en la planificación y presentes en el evento

 

 

Preguntas guías para el análisis de los resultados

  • ¿Qué nos llama la atención de esta comparación?
  • ¿Qué significado tienen estos resultados para nuestra organización?
  • ¿Qué cambios debemos hacer para que los eventos especiales tanto como nuestras reuniones cotidianas brillen y justifiquen la inversión de tiempo, dinero y recursos humanos?

Pensamiento final: Todas tus reuniones, especiales o cotidianas, merecen tanto preparación cuidadosa como un enfoque orientado a resultados.

Si requieres asesoría en la interpretación de los resultados, ¡avísanos!

Artículos relacionados

Deja un comentario


iifac logo

linkedinfacebooktwittergoogle+youtube

Inicio     |     Acerca de IIFAC     |     Preguntas Frecuentes     |     Servicios     |     Productos     |     Recursos gratuitos     |     Contacto

Calle Doctores no. 99A casa 8, Colonia Lomas de Jiutepec. Jiutepec, Morelos CP. 62566 | Teléfono: (+52) 777 320 6712

Nuestro logo muestra un glifo Azteca que representa el sol. Esta imagen dorada evoca su poder transformador y nos recuerda la rica historia y cultura de México.