¿Cómo hacer que los participantes regresen a la sala después de un receso?

Los facilitadores de IIFAC están firmemente comprometidos con la importancia de los recesos durante las reuniones. (Ver Coffee Break de abril, Por qué tus reuniones requieren descansos.) También reconocemos que hacer que los participantes regresen a la sala después de un receso puede ser un desafío. Estas son algunas estrategias a tener en cuenta:

1. Aclarar la expectativa. Al principio de la sesión, propón la regla de “Regresar puntualmente después de los recesos”. Explica que el propósito de este acuerdo es

  • Optimizar el uso del tiempo del grupo
  • Tener el beneficio de la presencia de cada persona en la sala

Verifica que los participantes estén dispuestos a respetar esta regla. La gente generalmente dirá que sí, sea su intención o no. Luego pregunta, “¿Hay alguien que sabe que no podrá regresar a tiempo (o definitivamente no regresará) después de los recesos debido a otros compromisos?” Si alguno admite que podría no regresar puntualmente, pregunta a todo el grupo si están dispuestos a hacer una excepción para esta persona. De nuevo, es poco probable que alguien tenga objeciones. Finalmente, agradece a la persona por informar al grupo y pídele que regrese lo antes posible. Este breve proceso da un claro mensaje sobre la importancia de la puntualidad post-receso, a la vez que reconoce las circunstancias individuales.

2. Anunciar exactamente cuánto va a durar el receso. Antes de que los participantes dejen la sala, especifica la hora exacta en que reiniciará el proceso grupal. Sé específico. Escribe la hora en la agenda o en algún otro espacio visible. Repítelo tres veces, en voz alta.

3. Mencionar qué va a pasar inmediatamente después del receso. Referirnos a lo que sigue en la agenda les recuerda a las personas por qué están reunidas y la importancia de avanzar juntas.

4. Dar un aviso de tres minutos. El facilitador, o los ayudantes, deben caminar por las áreas donde la gente está tomando su descanso y recordarles que la próxima sesión está por empezar. Hacer sonar una campana u otro instrumento puede ayudar.

5. Ofrecer incentivos. Promete un premio a las mesas que tengan todos sus miembros sentados y listos para trabajar a la hora establecida. (Obviamente, esta estrategia sólo funciona en situaciones en que los participantes están sentados en mesas.) Distribuye chocolates o caramelos a los ganadores y luego comienza la sesión.

6. Imponer sanciones. Algunos grupos hacen que la última persona que entre cante una canción. Las variaciones incluyen contar un chiste o pagar una multa. Esta amenaza de humillación pública es suficiente para hacer que la mayoría de las personas regrese a tiempo. (Nota: Ana ha usado esta estrategia con buenos resultados. Bea la encuentra insultante y más una distracción que una ayuda, y no la usa. Asegúrate de tener en cuenta tanto la cultura del grupo y tu propia disposición para hacer cumplir esta norma antes de proponerla.)

¿Qué estrategias has usado? Comparte tus ideas y experiencias aquí.

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