¿Cuál es tu política para establecer la agenda de una reunión?

Cuando le pregunto a la gente cómo se establece la agenda (o programa) para las reuniones en su organización, | con demasiada frecuencia las respuestas son como estas:

  • ¿Agenda? ¿Qué agenda? La mayor parte de nuestras reuniones no tienen una agenda, al menos no una que se comparta por adelantado con los participantes.
  • El jefe establece la agenda – y domina la conversación.
  • No tengo ni idea.

La agenda, entendida como el plan de trabajo, o como hoja de ruta para una reunión, es una herramienta esencial para aclarar el propósito de la sesión, dando prioridad a los temas a tratar, definiendo el uso del tiempo, centrando la discusión y sabiendo quiénes deberían estar presentes en la sala de juntas.

La agenda de una reunión, y el proceso para la creación de la misma, son indicadores del estilo de liderazgo y de los valores de colaboración de un grupo. Lo que puede parecer una lista inocente de los temas a discutir también puede ser un campo de batalla por el poder, el prestigio y el control.

¿De quién es la agenda?

Si el grupo tiene un líder formal, esta persona debe tener una voz importante en la creación de las agendas, porque él /ella ha asumido la responsabilidad por el éxito general del equipo. Los líderes inteligentes, sin embargo, reconocen que las reuniones del equipo son oportunidades para abordar cuestiones que requieren un esfuerzo colectivo. Por ende, estos líderes involucran al grupo en el desarrollo de la agenda.

Si la estructura del grupo es horizontal, lo más probable es que los miembros del grupo esperen tener algo que decir en la creación de las agendas de sus reuniones. Incluso en estos grupos “sin líder”, por lo general hay un pequeño grupo que se dedica al desarrollo de la agenda.

En ambos grupos —formales e informales— los líderes tienden a lamentar que la mayoría de los miembros del grupo no toman la iniciativa de proponer temas para discutir en las reuniones. Ellos obedientemente asisten a las sesiones, pero no se sienten “facultados” para llevar sus inquietudes y propuestas a la mesa.

El estímulo verbal no es suficiente

Es poco probable que peticiones tibias de sugerencias vayan a transformar asistentes pasivos en contribuyentes proactivos para el desarrollo de las agendas de las reuniones. Aquí vienen algunas sugerencias que pueden añadir músculo a las buenas intenciones de hacer más participativa la planificación de tus reuniones.

  1. Crear un procedimiento que especifique cuándo y cómo hacer las sugerencias para los temas de la agenda.
  2. Proporcionar un formato estándar para las propuestas que incluye información acerca de por qué el tema requiere la atención de todo el grupo.
  3. Definir quién(es) hará(n) la selección de temas de cada reunión y bajo cuáles criterios.
  4. Requerir transparencia en el razonamiento detrás de la selección de temas. Públicamente reconocer los temas que fueron propuestos pero no incluidos en la agenda de una reunión y sugerir cuándo y cómo podrían abordarse.
  5. Presentar cada agenda como una propuesta sujeta a la modificación y aprobación del grupo al inicio de la reunión.

Tener una clara intención de involucrar a los miembros del grupo en la creación de la agenda y contar con un procedimiento para la presentación y selección de temas que se incluirán puede dar lugar a reuniones más productivas y equipos más eficaces.

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