Cuándo NO convocar una reunión

Este es un mensaje para quienes nunca eligieron ser facilitadores de grupos, pero no obstante les ha sido delegada la responsabilidad de las reuniones.

Antes de tu próxima reunión, toma una hoja de papel, o abre tu computadora y completa las siguientes cuatro oraciones.
1. El propósito de esta reunión es

a. Discutir __________
b. Decidir ___________

Si no hay nada importante para discutir o decidir, ¡no convoques la reunión!

2. Las personas que necesito en la sala para esta discusión/decisión son: _________________________________________________________________

Si las personas clave no están disponibles, ¡no convoques la reunión!

3. La información necesaria para esta discusión/decisión es: __________________________________________________________________

Si la información no está disponible, ¡no convoques la reunión!

4. El tiempo estimado para alcanzar el objetivo de la reunión es:

a. Menos de una hora
b. 1-3 horas
c. Más de tres horas
d. Otro

Si los horarios y carga de trabajo de los participantes hacen difícil que se comprometan a una reunión larga, considera distribuir el proceso en varias reuniones más cortas. Pero ASIGNA límites de tiempo –¡y respétalos!

Si estás satisfecho con que es necesaria y factible una reunión, con los recursos humanos y adicionales con que cuentas, crea una agenda simple pensada para aprovechar de la mejor manera el tiempo disponible.

¿No tienes claro el concepto de “agenda”?

La agenda es el mapa que mantiene el rumbo del grupo avanzando hacia los objetivos que se acordaron para la reunión. Se hacen ajustes para adaptar a las realidades que emergen de la situación, pero la agenda es el punto de referencia. ¿Dónde estamos? ¿A dónde vamos? ¿Cómo vamos a llegar allí?

Modelo de agenda

Este es un ejemplo de agenda de una hora para discutir(pero no necesariamente decidir) qué hacer con respecto a una situación dada:

  • Aclarar el objetivo de la reunión y presentar la agenda propuesta (10 minutos)
  • Presentar antecedentes (15minutos)
  • Generar opciones para resolver el asunto (20minutos)
  • Definir los próximos pasos y asignar tareas (10 minutos)
  • Definir fecha para la próxima reunión (si es necesario)
  • Agradecer a los participantes y dejar que regresen a su trabajo

¡Suerte en tu próxima reunión!

2018-03-12T15:55:49+00:00 Por |

About the autor:

Beatrice Briggs es fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio, una empresa consultora con sede en México. Facilitadora Profesional Certificada, ella pone sus años de experiencia al servicio de los líderes que quieren hacer que sus reuniones valgan el tiempo, el talento y el dinero invertido en ellas. Nativa de los Estados Unidos, Beatrice vive en México desde 1998, trabajando en inglés y español para aliviar el sufrimiento causado por malas reuniones donde sea que ocurran.