Facilitación

Paquetes     |     Nuestro método     |     Centrado en la participación     |     Herramientas que nos encantan     |     Costo

Servicios de facilitación

La planificación de una reunión presencial dinámica y productiva presenta numerosos desafíos, empezando por la definición de un objetivo claro para el evento. Además, el líder del equipo y/o la organización deben considerar las necesidades y los intereses de las personas invitadas, las limitaciones y las posibilidades del lugar, y los resultados esperados de la interacción del grupo. Como facilitadores profesionales, podemos ayudarte a reflexionar sobre estos temas y diseñar un programa que justifique la inversión de reunir al grupo.

Nuestras competencias se pueden aplicar a una amplia variedad de contextos complejos, como:

  • Grupos multisectoriales, multidisciplinarios y/o de diversas culturas.
  • Convocatoria a redes, socios del programa o equipos dispersos geográficamente
  • Planificación estratégica
  • Transformación de conflictos
  • Grupos formados recientemente o grupos existentes que están atascados

Paquetes de facilitación

Paquetes de facilitación orientados a resultados

Opción 1 Opción 2 Opción 3
Consulta solamente para una reunión o evento orientado a resultados. Planificación detallada para una reunión o evento orientado a resultados. Apoyo completo en facilitación para una reunión o evento orientado a resultados.
Quién lo necesita Quién lo necesita Quién lo necesita
Los líderes o equipos de planificación responsables de convocar una reunión o evento, que necesitan ayuda para aclarar los resultados esperados. Los líderes o equipos de organización que necesitan ayuda profesional para aclarar objetivos de alto nivel y desarrollar una agenda o programa que puedan implementar. Los líderes o equipos de organización que quieren un consultor profesional para que los ayude a diseñar y facilitar el programa orientado a resultados.
Resultado Resultado Resultado
Un documento inicial de planificación que especifica el propósito y duración de la reunión o evento, el perfil de los participantes y los resultados esperados; sirve a los organizadores como guía para el desarrollo del programa. El documento inicial de planificación descripto en la Opción 1, más una agenda de facilitación detallada especificando cómo se usará el tiempo y el resultado esperado para cada segmento, y una versión simplificada de la agenda para los participantes. También una lista detallada de requisitos logísticos para cada segmento del programa; definición del papel de cada miembro del equipo organizador y otro personal de apoyo durante el evento. (Nota: No incluye facilitación de IIFAC del evento real.) Lo mismo que las Opciones 1 y 2 más supervisión de la disposición de la sala in situ, instrucciones previas a los presentadores y personal de apoyo, consulta con los organizadores con respecto a correcciones durante el desarrollo del programa (si son necesarias) y evaluación final e informe de facilitación.
Método de entrega Método de entrega Método de entrega
Hasta tres llamadas en conferencia con el equipo organizador para aclarar sus objetivos de alto nivel. Hasta seis llamadas en conferencia con el equipo organizador para definir los objetivos, desarrollar la agenda y requisitos logísticos. Tantas llamadas en conferencia como sean necesarias (como se describió) para planificar el programa; presencia en el lugar un día antes del evento y durante el evento entero. Además, una reunión de evaluación después del evento con el equipo organizador. Ver la descripción completa del proceso abajo.

“He colaborado con Beatrice Briggs varias veces en los últimos años y siempre me impresiona su capacidad de adentrarse en temas complejos, crear procesos dinámicos adaptados a la cultura del grupo y sacar resultados útiles. Su facilitación me permite participar plenamente en el diálogo, confiando que Beatrice va a optimizar el uso del tiempo del grupo, documentar los resultados y producir un resumen adecuado, completo y bien ordenado del trabajo realizado.”

-Yacine Khelladi, Directora Fundación Taigüey. República Dominicana

“Desde nuestra primera plática nos ayudaron a clarificar los objetivos y los resultados esperados de una reunión con socias de uno de nuestros programas. Las dinámicas propuestas establecieron un espacio de confianza propicio para la discusión y diálogo constructivo, garantizando que todas las voces fueran escuchadas y tomadas en cuenta para las conclusiones. ¡Fue una jornada muy productiva pero a la vez muy divertida!”

-Sonia Bozzi Anderson, Ex-Directora Ejecutiva, Fondo Unido México / Actual Directora Nacional, ChildFund México

“Ha sido un placer trabajar con IIFAC en el inicio del proceso de planeación de la Iniciativa Bosque de Agua. El proceso abierto, participativo, verificable, transparente, establecido de manera conjunta, logró destilar lo mejor de una diversidad de participantes para cristalizarse en un documento rector que ha demostrado ser una útil brújula para navegar en un mapa de posibilidades… y escollos. Sin duda recomiendo los servicios de IIFAC, quienes ayudan a crear condiciones para establecer las bases de todo sueño de colaboración.”

Jurgen Hoth, Director de Proyecto Bosque de Agua. Conservación Internacional México, Cuernavaca, México

Nuestro Método

El proceso comprobado en cuatro pasos de IIFAC para llevar a cabo reuniones orientadas a resultados

Contacto IIFACEste proceso en cuatro pasos nos permite crear un evento que cumplirá —o superará— sus expectativas. Habiendo organizado reuniones y conferencias en todo el mundo, ¡sabemos que funciona!

Paso 1 – Evaluación inicial, contratación y definición de objetivos

Hablamos con usted —y generalmente con otras personas involucradas en la planificación del evento— para llegar a conocernos y definir si nuestras competencias cumplen con sus necesidades. Si decidimos trabajar juntos, preparamos entre ambas partes un borrador de contrato y presupuesto preliminar, que puede ser refinado a medida que profundizamos nuestra comprensión del contexto en que tendrá lugar su próxima reunión o conferencia. Nosotros analizamos los antecedentes y a menudo realizamos entrevistas adicionales. Basados en esta información, trabajamos con usted para definir objetivos y resultados esperados. Así llegamos a una base firme sobre la cual se diseña el resto del programa.

Paso 2 – Desarrollo del programa en conjunto

approachTrabajamos con usted para desarrollar un programa detallado, que incluye roles, tiempos, uso de espacio físico, y las herramientas y técnicas adecuadas para lograr sus objetivos.

Paso 3 – Facilitación in situ

Llegamos a la sede del evento un día antes, para asegurarnos de que los preparativos están en orden. Luego facilitamos el programa, consultando con usted en el transcurso del evento para comentar sucesos imprevistos y hacer los ajustes de último momento. Coordinamos con otros miembros del equipo de apoyo, como traductores, personas que toman minutas, personal de servicios audiovisuales y demás, para asegurarnos de que no habrá inconvenientes.

Paso 4 – Informe final de facilitación

Creamos un informe final de facilitación que incluye un registro completo del proceso de planificación, los materiales que hayamos preparado para su evento, el programa final de la reunión/conferencia, un resumen de los resultados que incluye las evaluaciones de los participantes, y nuestros comentarios sobre lo que salió bien y lo que podría mejorar para eventos futuros, desde la perspectiva de la facilitación.

Usted nos dice QUÉ es lo que quiere discutir. Nosotros sugerimos CÓMO estructurar la conversación para lograr los resultados que espera.

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Centrado en la participación

Nos especializamos en procesos participativos. Esto quiere decir que sugerimos métodos para comprometer a los invitados a su reunión o evento para que puedan contribuir a los resultados y sentirse partes de una colaboración dinámica. ¡Basta de observadores pasivos, mirando sus smartphones, sufriendo “Muerte por PowerPoint” u otras fuentes de aburrimiento terminal!

También tomamos en cuenta cuidadosamente otras barreras potenciales a la participación, incluyendo diferencias culturales y de idiomas, diferencias de edad y género, conflictos pre-existentes dentro del grupo y experiencias previas con facilitación externa.

Herramientas que nos encantan

Cada facilitación se hace a medida para cumplir con las necesidades específicas de la organización o grupo patrocinador. Estas son algunas de las herramientas que recomendamos frecuentemente:

Café Global: Acceder a la inteligencia colectiva mediante conversaciones que importan

Espacio Abierto: Una tecnología que pone la agenda en manos de los participantes

Mapeo de Alcances: Un método de planificación, monitoreo y evaluación que pone a la gente en el centro, define resultados como cambios de conducta, y ayuda a medir la contribución a procesos de cambio complejos.

Tecnología que estimula la contribución de ideas, opiniones, inquietudes y propuestas de los participantes y compila automáticamente estas respuestas en informes electrónicos, facilitando mucho la documentación y análisis de los resultados producidos.

Costo

Depende de múltiples factores, como:

  • Duración del evento
  • Lugar donde tendrá lugar (¿requiere viajar?)
  • Cantidad de facilitadores necesarios
  • Métodos empleados

Lo que podemos decir con seguridad es que la inversión en nuestros servicios profesionales de facilitación tendrá un retorno positivo en

  • Tranquilidad mental para los convocantes que, liberados de las preocupaciones del proceso, pueden concentrarse en ser anfitriones y líderes
  • Satisfacción de parte de los participantes porque sienten que su tiempo fue bien aprovechado
  • Resultados que alcanzan o exceden las expectativas de los clientes

Ver también los servicios de IIFAC de capacitación y coaching para facilitadores.

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