Nunca Compitas Con Un BlackBerry

Vas a perder.

Las personas que están revisando su email, intercambiando mensajes de texto, navegando por la red, twiteando, o jugando “Palabras con Amigos” durante una reunión NO ESTÁN completamente conectadas con las demás personas que están en la sala.

En el pasado, nunca tuvimos que lidiar con “smart phones”, pequeñas laptops, o iPads en la sala de reuniones. Ahora que esas armas de distracción masiva son prácticamente universales, debemos considerar nuestras opciones:

  1. Tolerarlas
  2. Prohibirlas
  3. Incorporarlas

Cada una de las opciones envía un mensaje:

#1 (Tolerar) dice: Reconocemos que por momentos esta reunión te debe resultar aburrida, así que puedes hacer otra cosa mientras los demás tratamos los temas por los cuales nos reunimos.

#2 (Prohibir) dice: Te necesitamos en la conversación. Reconocemos que, al igual que todos los demás en la sala, estás ocupado. Prometemos hacer buen uso de tu tiempo y cerrar la sesión puntualmente a la hora anunciada.

#3 (Incorporar) dice: Vamos a usar estas herramientas tecnológicas en momentos específicos del programa. Hasta entonces, por favor, apágalas.

La opción #1 (Tolerar) ya es la situación predeterminada en la mayoría de las reuniones. Investiguemos qué sería necesario hacer para que la opción #2 (Prohibir) se convierta en la nueva situación normal.

  • El facilitador debe proponer la prohibición al principio de cada reunión, junto con los otros acuerdos que pueda tener el grupo en cuanto al proceso.
  • El grupo debe aceptar la propuesta; de lo contrario el facilitador no tiene autoridad para imponerla.
  • La prohibición debe ser general. Sin excepciones (salvo para la persona que está tomando las minutas de la reunión en una laptop, o si se pide a alguien que confirme algo en internet).
  • La prohibición debe cumplirse. Cuando se viola la regla, el facilitador debe recordar a los participantes lo acordado previamente, de manera cortés pero firme, y pedir a quienes sencillamente tienen que usar sus aparatos que lo hagan fuera de la sala de reuniones.

Sin embargo, es todavía más importante la obligación de quienes convocan y facilitan la reunión de tener un propósito claro y convincente para la sesión, y diseñar una agenda que atraiga el interés de los participantes en vez de aburrirlos hasta el cansancio.

En otro mensaje, voy a tratar la opción #3 (incorporar el uso de BlackBerries y sus primos al diseño de la reunión). Mientras tanto, me encantaría saber qué piensas sobre los aparatos electrónicos personales en la sala de reuniones.

Por favor, ¡deja tu comentario!

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10 comentarios
  1. Hola Beatrice!
    Muy buena la reflexion sobre los aparatos electronicos. Pienso que estos aparatos ya son como un participante más! Y como dice el dicho “Si no puedes con ellos, UNETE a ellos”. Como será la opcion 3? Espero tu mensaje al respecto. Creo que esta bueno que los participantes al inicio de la reunion conozcan las opciones (todas, no solo la prohibicion), y acuerden cual es la opcion que van a adoptar colectivamente y asi comprometerse, y habilitar naturalmente al facilitador a llamar la atencion si no se cumple. Y que la sugerencia de hablar fuera de la sala sea aceptada de buena manera. Saludos, Alicia Iglesias (IDRC)

  2. ¡De acuerdo! Yo lo que hago a veces es decirle a la gente que escuche como a ellos les gustaría ser escuchados (generalmente la gente dice, al 100%).

  3. Si todo el tiempo las personas estan pegadas a su smartphone es una calamidad. Pero por otra parte permite atender correos, consultas rapidas de la oficina y hasta firmas de cheque con muy poca distraccion.
    Cuando yo asisto seminarios o conferencias o reuniones, reviso y atiendo mis consultas con muy poca distraccion cada 20 o 30 minutos.
    Para mi es genial porque me permite no dejar de asistir a estas reuniones.

    • Creo que es difícil poner el límite, sobre todo cuando cada persona dejamos de reflexionar sobre lo urgente de lo urgente. ¿Qué es urgente saber? ¿Qué es urgente responder? Y ahora en todos lados nos piden respuestas “urgentes”. Me parece que en reuniones donde hay funcionari@s o pediatras y especialistas en medicina puede haber urgencias reales. Otra opción es hacer descansos pequeños y frecuentes, que además creo que ayudan a mantener la concentración.

  4. Creo que dependiendo del publico asistente a las reuniones los mas jovenes seran el problema, por estar inmersos en este mundo tan conectado, pero si dependera de la persona al frente de la reunión que las cosas caminen de la mejor manera. Estoy de acuerdo en poner reglas, pero aveces el problema es la gente que pone en silencio el telefono, contesta llamadas fuera del area de reunión y a esa persona se pierde un momento de la charla y no recibe la información correcta en su momento y por ende no aplica lo que se esta proponiendo en la charla para mejorar o cambiar algo.

  5. En general nosotros optamos por acordar tener los celulares apagados o en vibración, y si alguien tiene que llamar o responder alguna llamada,sobre todo en las encerronas de toda una mañana o tarde, que salga de la reunión a resolver su asunto y luego regrese. Respecto del uso de laptops, pueden ser mejores que pluma y papel porque permite escribir más rápido en el caso de tomar apuntes y también importan cuando queremos buscar alguna información en internet relacionada con el tema que se está viendo, o algún dato en algún archivo de la Asociación. Puede pasar que alguno de nosotros se ponga también a jugar solitario o a revisar sus correos o su facebook. Hay que dejar claro que eso no se vale y reaprender a escuchar activamente, participar y estar con todos los sentidos y con el corazón y el cerebro en lo que se está tratando.

  6. DESDE ANTES DE LA REUNIÓN TANTO QUIEN FACILITA, COMO LOS PARTICIPANTES DEBEN TENER CLARO CUAL ES EL OBJETO Y METAS A ALCANZAR EN LA REUNIÓN, POR LO CUAL CUALQUIER TIPO DE DISTRACCIÓN COMO LO ES UN TELEFONO INTELIGENTE, POR LO REGULAR ES PARA ATENDER OTROS ASUNTOS QUE NO TIENEN QUE VER CON EL TEMA. POR ESTA MISMA RAZÓN SE DEBE INVITAR DE LA FORMA MAS CORDIAL A TRATAR EL TEMA DURANTE LA PARTICIPACIÓN EN LA REUNIÓN Y PROHIBIR EL USO DE ESTAS HERRAMIENTAS. QUIEN PARTICIPA EN LAS REUNÍONES DEBE TENER EL INTERES DE APORTAR, SER ESCUCHADO Y QUE TOMEN EN CUENTA SUS IDEAS.

  7. Propongo la opción no. 3 haciendo de antemano algunos ejercicios para resolver en la sesión de capacitación lo que permitiría una o dos ocasiones utilizarlo mediante el acuerdo al principio de la sesión.

  8. Concuerdo totalmente!. Por eso en mis talleres acostumbro establecer las reglas del juego en forma consensuada y por escrito. Así se logra un doble impacto: al acordar entre todos apagar los móviles, por ejemplo; y al ver en la pared-en una ubicación estratégica- una hoja con lo establecido por el grupo.

  9. Muy buena la reflexión y aporte que haces, como siempre, muy practica y pertinente.

    me gusta la opción #3 porque valoriza el hecho de que haya traído su herramienta a la reunión, pero enfocamos este esfuerzo al cumplimiento del objetivo de la reunión.

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