Facilitador – no súper héroe, no mártir

Facilitar un proceso participativo no es trabajo para una sola persona. Si bien quienes estamos en el papel de facilitador habitualmente estamos frente al grupo, donde podemos ver y ser vistos por todos los participantes, no deberíamos ser los únicos que sostienen activamente el proceso del grupo.

Considera algunas de las tareas que es necesario atender para que una reunión salga bien. En tu experiencia, ¿cuáles de estas son claramente trabajo del facilitador? (Nota: Si habitualmente no tienes un facilitador, ¿quién lleva a cabo estas tareas?)

A. Planificar la agenda
B. Enviar la invitación
C. Recomendar el tamaño y arreglo de la sala de reunión
D. Reservar la sala de reunión
E. Preparar el material que se va a compartir durante la sesión
F. Disponer las sillas
G. Controlar la temperatura de la sala
H. Recibir a las personas cuando llegan
I. Llevar el control del tiempo durante la sesión
J. Enfocar la conversación
K. Detectar los conflictos y trabajar con ellos
L. Buscar acuerdos y llevar a cabo el proceso de toma de decisión
M. Tomar fotos del grupo
N. Limpiar la sala después de la reunión
O. Editar y compartir la minuta de la reunión

Si una sola persona (incluyendo el líder del grupo) está realizando todas o la mayoría de estas tareas, ¡ALTO! Considera las consecuencias negativas de este método, incluyendo las tres posibilidades siguientes.

  • Concentración disminuida. La energía y la atención del facilitador están disminuidas, haciéndolo menos efectivo en las tareas clave del trabajo. (¿Cuáles de las actividades listadas arriba piensas que están entre las principales del facilitador? Puedes ver nuestra respuesta al final de este artículo.)
  • Falta de propiedad compartida. Cuando se priva a los demás miembros del grupo de la oportunidad de compartir la responsabilidad por su propio proceso, tienden a volverse pasivos, apáticos y/o desconectados de las necesidades del grupo como un todo. Se consideran meros “asistentes” u “observadores,” no participantes activos en una iniciativa de colaboración.
  • Agotamiento. Depender solamente del facilitador designado para que se haga cargo de todos los aspectos del proceso de la reunión es insostenible. Tarde o temprano, el facilitador estará exhausto, frustrado, enojado. Peor aún, este facilitador se sentirá fracasado, que en cierto modo es verdad. Él o ella no ha podido llegar a entender que la facilitación efectiva es un esfuerzo de equipo.

ACCIÓN: Conversa con tu equipo o grupo sobre las tareas relativas al proceso que es necesario realizar antes, durante y después de cada reunión. Pregúntense “¿Quién está haciendo estos trabajos ahora? ¿A quiénes más se podría recurrir para que ayuden? ¿Cuáles serían los riesgos y beneficios posibles de incluir más personas?”

Ten presente que el papel del facilitador es servir al grupo. Sin heroísmo. Sin martirio. Simplemente, buen trabajo en equipo.

Respuestas: Pensamos que las tareas clave del facilitador son A, C, H, I, J, K y L. ¿Coinciden con tus respuestas? ¡Cuéntanos!

2018-03-12T17:03:46+00:00 Por |

About the autor:

Beatrice Briggs es fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio, una empresa consultora con sede en México. Facilitadora Profesional Certificada, ella pone sus años de experiencia al servicio de los líderes que quieren hacer que sus reuniones valgan el tiempo, el talento y el dinero invertido en ellas. Nativa de los Estados Unidos, Beatrice vive en México desde 1998, trabajando en inglés y español para aliviar el sufrimiento causado por malas reuniones donde sea que ocurran.