Error 2 de reuniones que pierden el tiempo: Convocar a las personas equivocadas

No es necesario ni recomendable que todo el equipo o todos los miembros de un grupo asistan a cada reunión. Si el objetivo y los temas de la agenda no les corresponden, las personas fácilmente se distraen, empiezan a revisar sus mensajes en el celular y dejan de contribuir a la discusión.Otro error es no incluir a las personas con mayor interés en el tema, que tienen información clave para la discusión, o que van a tener responsabilidad para su implementación.

Ejemplo de convocatoria equivocada: Obligar a todos los docentes de una escuela a asistir a una discusión que sólo afecta a los docentes de ciencia.

Ejemplo de convocatoria atinada: Invitar a todos los docentes con un interés en el nuevo programa de ciencias. Son bienvenidas otras personas interesadas en el tema, pero no están obligadas a estar presentes.

Beneficios de corregir este error

  • Justificar la inversión del tiempo de los participantes
  • Aprovechar la experiencia y conocimiento de los participantes
  • Evitar problemas posteriores causados por no haber consultado a los actores clave

En la práctica: Explica tanto en la convocatoria como al inicio de la reunión la razón por la que se ha convocado a este grupo en particular y qué se espera de ellos en esta oportunidad.

Tip de facilitación: Si la agenda incluye temas que corresponden sólo a una parte del grupo, inclúyelos después de los asuntos que involucran a todos. Cuando lleguen a este punto en la agenda, indica claramente que quienes no estén involucrados se pueden ir, ¡sin tener que pedir disculpas!
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Cada persona en la sala de reuniones debe poder contestar la pregunta,          “¿Por qué estoy aquí?”

2018-03-12T11:40:34+00:00 Por |

About the autor:

Beatrice Briggs es fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio, una empresa consultora con sede en México. Facilitadora Profesional Certificada, ella pone sus años de experiencia al servicio de los líderes que quieren hacer que sus reuniones valgan el tiempo, el talento y el dinero invertido en ellas. Nativa de los Estados Unidos, Beatrice vive en México desde 1998, trabajando en inglés y español para aliviar el sufrimiento causado por malas reuniones donde sea que ocurran.