Error 3 de reuniones que pierden el tiempo: Empezar y terminar tarde

En muchas organizaciones la falta de puntualidad en el inicio y el cierre de una reunión de trabajo es un error tan común que ya se ha convertido en una norma. Algunos participantes llegan a la hora indicada… y tienen que esperar a quienes llegan tarde. Los que se demoran, pueden pensar que su presencia no es realmente necesaria. O tal vez piensan que las demás cosas que tienen que hacer son de mayor importancia. Mientras, se desperdicia el tiempo, la energía se dispersa y el costo de oportunidad de reunir al grupo crece con cada minuto que pasa.

Es responsabilidad del líder aclarar la hora del inicio y de cierre de cada reunión – y luego respetar ese compromiso.

Ejemplo de un mensaje equivocado con relación a la puntualidad en las reuniones: A la hora anunciada para el inicio de la reunión, tú, el líder, no has llegado.

Ejemplo de un mensaje atinado con respecto a la puntualidad en una reunión: Estar parado en la puerta del salón de juntas, saludando a cada participante. A la hora indicada, cerrar la puerta y comenzar con el primer punto en la agenda.

Beneficios de corregir este error

  • Construir una cultura de respeto del tiempo de los demás
  • Mejorar la eficiencia y efectividad de las reuniones
  • Permitir que los participantes programen sus actividades post-reunión con mayor certeza

En la práctica: Si en tu organización o equipo, la falta de puntualidad en las reuniones se ha convertido en la norma, tienes que enviar un mensaje claro de que las reglas han cambiado – y repetirlo tantas veces como sea necesario hasta que el cambio esté arraigado.

Tip de facilitación: Prepara la sala con anticipación. Asegúrate de tener todos los elementos que se van a necesitar dentro de la sala (material impreso, papelógrafo o pizarrón, proyector, pantalla, marcadores, etc.) antes de la llegada de los participantes.
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Tu equipo tiene más cosas que hacer que asistir a tus reuniones.                     ¡Respeta su tiempo!

2018-03-12T11:38:09+00:00 Por |

About the autor:

Beatrice Briggs es fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio, una empresa consultora con sede en México. Facilitadora Profesional Certificada, ella pone sus años de experiencia al servicio de los líderes que quieren hacer que sus reuniones valgan el tiempo, el talento y el dinero invertido en ellas. Nativa de los Estados Unidos, Beatrice vive en México desde 1998, trabajando en inglés y español para aliviar el sufrimiento causado por malas reuniones donde sea que ocurran.