Error 5 de reuniones que pierden el tiempo: Muchas palabras y nada de acción

Las reuniones de trabajo no son exclusivamente para hablar… y hablar… y hablar sin llegar a ninguna conclusión. Para evitar la fuga de tiempo y energía producida por discursos interminables, tienes que definir de antemano el objetivo (como se menciona en Error 1). ¿Qué se espera del grupo en esta sesión? ¿Generar ideas? ¿Evaluar opciones? ¿Tomar una decisión? Sin claridad sobre el objetivo, no se sabe cuándo se puede cerrar la discusión y avanzar a otro tema – o dar por concluida la reunión.

Pero antes de cambiar el tema o terminar la reunión, es importante resumir lo que se ha logrado hasta ese momento, definir los próximos pasos, especificando quién es responsable y cuál es el plazo.

Ejemplo de palabras excesivas sin resultado: Permitir que unas cuantas personas (ya sabes quiénes son), dominen la discusión, repitiendo su punto de vista una y otra vez, sin proponer nuevas perspectivas o soluciones.

Ejemplo de control efectivo de los habladores: Respetuosa pero firmemente interrumpir a la persona que se repite, resumir la esencia de su discurso y luego invitar a otra persona a tomar la palabra.

Beneficios de corregir este error

  • Muestra cómo se va a lograr el objetivo propuesto.
  • El mayor realismo en el uso del tiempo en la agenda hace posible superar las resistencias para asistir a las reuniones.
  • Se evitan desvíos en la discusión.
  • Ver que los temas se tratan de manera sistemática genera confianza en el proceso.

En la práctica: En la minuta de la reunión incluir los puntos clave de la discusión (no cada palabra) y los compromisos asumidos para el seguimiento de los temas discutidos. Enviar las minutas a cada participante inmediatamente después de la reunión y analizar los avances en la siguiente reunión.

Tip de facilitación: Establecer una norma de “Nadie habla dos veces sobre un tema hasta que todos los que quieran tengan la oportunidad de intervenir”. Y otra norma que dice: “Buscar la solución”.

2018-03-12T11:45:02+00:00 Por |

About the autor:

Beatrice Briggs es fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio, una empresa consultora con sede en México. Facilitadora Profesional Certificada, ella pone sus años de experiencia al servicio de los líderes que quieren hacer que sus reuniones valgan el tiempo, el talento y el dinero invertido en ellas. Nativa de los Estados Unidos, Beatrice vive en México desde 1998, trabajando en inglés y español para aliviar el sufrimiento causado por malas reuniones donde sea que ocurran.