Error 4 de reuniones que pierden el tiempo: No contar con agenda por escrito

Este es el cuarto de cinco mensajes acerca de los errores comunes que hacen que las reuniones sean aburridas y poco productivas. Puedes ver la lista completa en nuestra nueva guía gratuita: Excelentes Reuniones de Trabajo.

Error 4. No contar con agenda por escrito

Si quieres que tu personal llegue puntualmente, listo para contribuir al objetivo que se señaló en la convocatoria, es necesario preparar una agenda con anticipación y de ser posible, circularla como mínimo 24 horas antes del día de la reunión.

Características de una agenda mal hecha: La mayoría del tiempo se dedica a escuchar informes. Falta de antecedentes sobre un tema clave y/o que nadie esté preparado para presentarlo. Cantidad poco realista de temas en la agenda.

Características de una agenda bien preparada: Los temas están priorizados, con los importantes, urgentes y/o controvertidos al principio, no al final. Los temas relacionados están agrupados. Los temas que no caben en la agenda por motivos de tiempo, o porque no se han preparado, se incluyen en una lista separada de “asuntos pendientes”.

Beneficios de corregir este error

  • Muestra cómo se va a lograr el objetivo propuesto.
  • El mayor realismo en el uso del tiempo en la agenda hace posible superar las resistencias para asistir a las reuniones.
  • Se evitan desvíos en la discusión.
  • Ver que los temas se tratan de manera sistemática genera confianza en el proceso.

En la práctica: Programa tu tiempo para planificar la agenda, de preferencia varios días antes de la reunión. De ser necesario, consulta con otros para escoger y ordenar los temas prioritarios.

Tip de facilitación: Marca o tacha en la agenda los temas que ya han sido tratados.

Tener la agenda visible al inicio de la reunión transmite el mensaje: ¡Estamos aquí para trabajar!


¿Quieres conocer los otros cuatro errores comunes? Descarga la guía gratuita “Excelentes Reuniones de Trabajo” aquí

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