Dedica un momento para que pueda llegar el alma

Señalamos la importancia de tomar en cuenta el contexto del grupo y el estado de ánimo general de los participantes al planificar una reunión. Ahora queremos compartir algunas ideas sobre cómo aplicar el concepto del “factor humano” al inicio de una sesión.

A menudo los grupos no dedican tiempo para hacer un “registro” cuando se sientan a la reunión. Los típicos argumentos racionales son del tipo de “ya nos conocemos todos”, “estamos juntos todo el día” y el más común, “no tenemos tiempo para perder en cháchara”. Por lo tanto, se lanzan directamente al primer punto de la agenda, perdiendo la oportunidad de conectarse como seres humanos antes de ponerse a trabajar.

Una comunidad indígena de América del Sur cree que cuando un grupo se reúne, los miembros deben respirar y “dedicar unos minutos para que el alma pueda llegar”.

Recuerda que los participantes son gente ocupada. Cuando se sientan a la mesa de reuniones, muchas veces están preocupados por asuntos personales y profesionales que no necesariamente tienen que ver con el propósito de la reunión. Invertir unos pocos minutos para ayudar a que la gente “aterrice” puede hacer que estén más presentes para las discusiones que siguen.

Una ronda de presentaciones no tiene que tomar mucho tiempo. Dependiendo del tamaño del grupo, 5-10 minutos son suficientes para que cada persona haga una breve reseña y se fortalezca la conexión humana entre colegas, como primer paso para trabajar juntos de manera efectiva.

Algunos ejemplos de apertura son:

  • Pide que cada persona comparta “algo nuevo y bueno que ha sucedido en mi vida recientemente”.
  • En el caso de una reunión en lunes por la mañana, pide a cada uno que comparta “algo divertido (o agradable) que hice en el fin de semana”.
  • Pide a todos que compartan con todo el grupo o, si el grupo es grande, con la persona sentada a su lado, cualquier asunto no relacionado con la agenda de hoy en el que están pensando y que necesitan dejar de lado para concentrarse en la reunión.
  • En una reunión virtual, pide que cada persona diga su nombre, la hora local, y cómo está el clima en el lugar en que están.
  • Si los miembros del grupo no se conocen bien y/o si piensan que “somos diferentes”, pídeles que trabajen en pares para identificar “10 cosas que tenemos en común”.

Consejos adicionales

  • El tono de la ronda de apertura no debe ser ni muy informal ni demasiado serio.
  • Elige una pregunta o dinámica que respete la dignidad e individualidad de cada persona.
  • Un inicio centrado en lo humano puede contribuir en gran medida a la efectividad de la reunión.

 

2018-05-01T13:48:39+00:00 Por |

About the autor:

Beatrice Briggs es fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio, una empresa consultora con sede en México. Facilitadora Profesional Certificada, ella pone sus años de experiencia al servicio de los líderes que quieren hacer que sus reuniones valgan el tiempo, el talento y el dinero invertido en ellas. Nativa de los Estados Unidos, Beatrice vive en México desde 1998, trabajando en inglés y español para aliviar el sufrimiento causado por malas reuniones donde sea que ocurran.