¡Abolir los “asuntos varios” de la agenda!

La forma más fácil de sabotear una reunión es incluyendo un tema en la agenda que diga “asuntos varios”, “otros” o algo similar que sea una categoría no específica. Mientras que la intención de esto puede ser la de proveer un espacio espontáneo para la participación, especialmente para aquellos que no se encuentran en la agenda “principal”, con frecuencia el resultado que tiene es el de provocar la impaciencia, la intolerancia y la frustración.

A continuación damos algunas razones por las cuales los “asuntos varios” deben ser abolidos como una categoría dentro de la agenda:

• Prolonga las reuniones. Debido a que el espacio queda “abierto”, es imposible el predecir cuanto tiempo se llevará el tratar los asuntos ahí incluidos. Una vez que la puerta de los “asuntos varios” permanece abierta, es muy difícil de cerrar sin que se enojen aquellos que quieren un espacio para ser escuchados.

• La atención del grupo es baja. Este espacio por lo regular toma lugar al final de la agenda, cuando los participantes están ansiosos por regresar al trabajo o irse a sus casas. El abordar nuevos temas tan tarde en la jugada es algo muy difícil.

• La gente no está preparada. Debido a que estos temas no han sido anunciados anteriormente, los participantes no tienen ninguna información por escrito, ni cualquier tipo de documentación, que les permita pensar constructivamente al respecto.

• Los temas son con frecuencia triviales o irrelevantes. Debido a que no existe un escrutinio previo de los “temas varios”, con frecuencia estos no se tratan de prioridades para el grupo en ese momento – y a veces son completamente irrelevantes para la misión o propósito del grupo.

• Los temas importantes no llegan a tener un tratamiento adecuado. Si el tópico es importante para el grupo, necesita un lugar apropiado dentro de la agenda, y no un trato superficial cuando ninguno está realmente dispuesto a escuchar.

Un mejor enfoque es el establecer un procedimiento claro para colocar los temas de la agenda antes de la reunión. Algunas estrategias incluyen:

• Revisión del Comité. Solicitar que todos los temas a incluir en la agenda pasen primero por el comité apropiado para ahorrarle a todo el grupo tiempo y energía. El Comité deberá asistir al proponente (s) a poner la propuesta dentro del contexto del trabajo que se está llevando acabo o de acuerdo con las políticas o procedimientos establecidos. El comité puede retroalimentar y reforzar la propuesta y asegurarse de que contiene toda la información que el grupo necesitará para tomar una decisión.

• Utilizar un formato único. Al solicitar que todos los tópicos de la agenda sean presentados con un formato único se ayuda a un grupo grande a comprender lo que debe de hacer – y el porqué.

• Educar a los nuevos miembros. Los miembros nuevos con frecuencia tienen muchas ideas nuevas, cuestionamientos y preocupaciones que no saben cómo abordar en un grupo grande. Al darles una orientación sobre los procesos del grupo, incluyendo el como incluir tópicos en la agenda, es un paso muy importante para convertirlos en valiosos participantes dentro del grupo.

• Crear una categoría denominada “temas a incluir.” Un tema a incluir es aquél que un miembro del grupo desea presentar para su futura discusión. Otorgándosele no más de 5 a 10 minutos en la agenda, el presentador de dicha propuesta explica el tópico en general y porqué él o ella están interesados en que el grupo lo tome en consideración. El material de apoyo puede ser distribuido en ese momento y también se pueden realizar preguntas con fines aclaratorios, pero el tema EN SÍ no se abre a discusión en esta reunión. Si el grupo está de acuerdo, el tema será programado para una discusión futura.

• Crear una “lista de pendientes.” Cuando surjan ideas o preocupaciones que no están en la agenda durante la reunión, ponlas en una lista de temas que serán sometidos a discusión para fecha posterior. Esta lista, a veces llamada “Lista de Pendientes,” debe de ser entregada a aquellos que están a cargo de planificar las reuniones futuras. Aquellos que abrieron el tema deberán de ser motivados para darle seguimiento solicitando tiempo en una agenda futura. Precaución: el incluir tópicos en la lista de pendientes como una manera de no hacerles frente representa un abuso de poder. Si el tópico jamás será abordado por el grupo mayoritario, – por el motivo que fuere – hay que decirlo abiertamente. ¡No se puede engañar a la gente!

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El Juego “¡SÍ! Y…”

El juego “¡SÍ! Y…” se utiliza para enseñar la improvisación. También es muy divertido, rápido, y resalta la creatividad para vigorizar a un grupo cansado, reuniendo a todos los participantes de regreso en el salón (tanto mental como físicamente) después de un descanso y sirve para desarrollar esa evasiva “mente grupal.”

Cómo jugar el juego

Primeramente, haz que todo el grupo se ponga de pié formando un círculo. Diles que, desde este momento, ellos son un grupo de genios a los cuales se les ha solicitado que conciban un nuevo producto perfecto. El producto puede ser cualquier cosa. Puede ser algo genérico, como un nuevo medio de transporte, un nuevo refrigerio o algo relacionado con el grupo. Por ejemplo, puedes pedirles a los publicistas que conciban al libro perfecto o a los actores que conciban al espectáculo perfecto. También puedes asignarles a los participantes que sean algún tipo de genio en particular, tal como un ejecutivo en publicidad o algún científico, artista o humanitario. Sin embargo, igual funciona a la perfección si les dices que son unos genios comunes y corrientes.

Las instrucciones son que ellos deben deambular por los alrededores, caminando rápidamente, pero sin chocar unos con otros. Una persona comienza a gritar una (y sólo una) de las cualidades de éste nuevo producto y todos los demás le responden gritando al máximo de sus pulmones, “¡Sí!” Luego otra persona contribuye (con otra cualidad) y obtiene la misma respuesta y así en adelante hasta que cada uno (al azar) ha contribuido con al menos una característica de este nuevo producto imaginario.

Digamos, por ejemplo, que la tarea consiste en crear un nuevo refrigerio perfecto y una persona grita, “¡Está hecho de chocolate!,” a lo cual el grupo entero le responde, “¡SÍ!” Entonces la siguiente persona dice, “¡Y es orgánico!” y el grupo entero le responde “¡SÍ!” y entonces la siguiente persona dice, “¡Y tiene cero calorías!”… etc.

No importa si este producto imaginario puede ser factible o no – es imaginario, después de todo, y por ende tenderá a ser un poco loco, e inclusive divertido. Sin embargo, alienta al grupo a ESTAR DE ACUERDO unos con otros en la creación de su invento. Así que si una persona dice, “¡No tiene productos lácteos!” entonces otra persona no puede decir, “¡SÍ, y esta hecho con crema chantilly!” La idea es que todos están colaborando con un mismo producto.

Número de Personas Necesario: El juego funciona mejor con un número de 5 a 35 jugadores. Generalmente pongo como regla que todos los que están en el salón deben de jugar – sin excepción. Si el grupo es mayor de 35 personas, sugiero dividir al grupo en dos. Si el espacio es lo suficientemente grande, ambos grupos pueden jugar simultáneamente en lados opuestos del salón. Alternativamente, pueden tomar turnos siendo “el público.”

Espacio Necesario: Este juego funciona mejor en un espacio relativamente grande, al interno, ya que puede resultar difícil el escuchar a los otros en espacios abiertos. Necesitan espacio suficiente para que todos puedan moverse por doquier sin rumbo determinado. ¡Pon atención! La primera vez que la gente juega este juego casi invariablemente terminan caminando en un círculo. Recuérdales que deben moverse al azar, rápidamente y sin chocar unos con otros.

Equipo Necesario: Ninguno.

Tiempo Necesario: Incluyendo el tiempo para dar las instrucciones, este juego no deberá de durar más de 10 minutos, a no ser que quieran jugarlo más de una vez.

Beneficios:

El juego “¡SÍ! Y…” fomenta muchos comportamientos buenos:

• Requiere de movimiento al azar – el cual hace que los participantes se levanten de sus sillas y se relacionen unos con otros en una manera diferente. Lo ideal sería que se sintieran como si estuvieran en una pista de baile repleta.

• Requiere de buenas habilidades de escucha y de conciencia de grupo para que dos personas no griten al mismo tiempo.

• Obliga a la gente que habla mucho a que escuche y a la que escucha y habla poco, a que hable. Generalmente pongo la regla de que todos deben de participar gritando por lo menos una cosa y nadie debe de predominar gritando más de dos cosas.

• Requiere de habilidades para jugar “¡SÍ! Y…” En otras palabras, los participantes deben ser instruidos para que sus ideas sean concordes y se complementen unas con otras.

• Es tonto, divertido, corto e imposible de fallar. Siempre les digo esto al inicio y se los repito varias veces mientras les doy las instrucciones. No existe ninguna forma en que uno pueda “fallar” o que “eche a perder” el juego.

• Es una buena forma de resaltar que no fue tan sólo una persona la que creó esta cosa imaginaria sino que cada contribución llegó a ser tan importante como la siguiente (¿suena familiar?).

Y finalmente, mi cosa favorita de este juego es que uno puede decir cualquier tontería y tener a 20 personas respaldándola gritando “¡SÍ!” en respuesta. El efecto es electrizante. Uno realmente siente el poder del “¡SÍ!” es sus entrañas. Y honestamente, escuchamos “no” tantas veces que el escuchar un gran y resonante “¡SÍ!” es un tónico para el espíritu.

Samantha Bennett es una facilitadora del IIFAC con base en Los Angeles, la cual utiliza sus habilidades como actriz, improvisadora, escritora y como analista amateur de sistemas para ayudar a los grupos a tomar mejores decisiones. Como fundadora de la Compañía de Artistas Organizados (www.TheOrganizedArtistCompany.com), ella le asistirá a ponerse mejores metas, crear mejores planes de acción y a limpiar su closet. Samantha es también una facilitadora de mayor antigüedad en los Estudios Sam Christensen, especializándose en la Definición de Identidad y Denominación Personal. Ella puede ser contactada en [email protected].

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Juguetes sobre la Mesa

Como parte de nuestros preparativos para los talleres, reuniones y capacitaciones, los facilitadores del IIFAC con frecuencia llenamos las mesas con un colorido surtido de juguetes y caramelos. A no ser que se nos pregunte, jamás llegamos a decir para qué están allí – los objetos hablan por sí mismos. Los participantes que tienen problemas en permanecer quietos o en concentrarse durante largos periodos de tiempo reconocen que estos juguetes les proveen de una manera de mantener sus manos ocupadas y sus mentes atentas durante el evento. Algunos nos llegan a agradecer efusivamente por haber satisfecho su necesidad, no mencionada, de combatir el aburrimiento y la inquietud. “¿Cómo lo supieron?,” nos llegan a preguntar. Otros nos contactan al final del taller para preguntarnos si pueden conservar alguno de los juguetes. “Es para mi nieta,” dicen – ¡aunque sospechamos que el abuelo también va a jugar con el!

Los juguetes que seleccionamos incluyen: plastilina suave (Play-doh), bolsas pequeñas rellenas con semillas, limpiadores de pipas, cuentas de madera en un cordel elástico, bolas exprimibles, collares de plástico retorcibles – cualquier cosa que pueda ser manipulada en silencio. Estos también deben de ser objetos baratos ya que tienden a desaparecer y constantemente tenemos que reabastecerlos.

Los caramelos son dulces duros, mentas, caramelos que están envueltos individualmente – e inclusive pastillas para la garganta, ya que los salones de reunión con frecuencia son secos y sin ventilación. También nos aseguramos de que haya a disposición agua embotellada en abundancia durante todo el día.

Otras medidas para combatir el estrés de estar sentado durante horas incluyen el reestructurar l agenda de manera que los participantes tengan frecuentes oportunidades para interactuar unos con otros, moverse por los alrededores y hacer algo más que el escuchar. Además programamos descansos cada 90 minutos – si no es que más frecuentemente.

El propósito de todo esto es el hacer que las reuniones y capacitaciones sean más exitosas. El aprender y trabajar conjuntamente no tiene porqué ser algo estresante ni agotador, sino más bien algo atractivo y estimulante. Al crear una atmósfera de alguna manera festiva y divertida, y al anticipar algunas necesidades básicas y fisiológicas humanas, establecemos un escenario donde se puedan dar las interacciones productivas y resultados positivos.