El enfoque de IIFAC a la Facilitación

Habiendo organizado reuniones y conferencias en todo el mundo, sabemos que el siguiente proceso en cuatro pasos nos permitirá crear conjuntamente un evento que alcanzará -o superará- sus expectativas.

 

Paso 1 - Evaluación Inicial, Contratación y Definición de Objetivos
Hablamos con usted -y generalmente con otras personas involucradas en la planificación del evento- para llegar a conocernos y definir si nuestras competencias cumplen con sus necesidades. Si decidimos trabajar juntos, preparamos entre ambas partes un borrador de contrato y presupuesto preliminar, que puede ser refinado a medida que profundizamos nuestra comprensión del contexto en que tendrá lugar su próxima reunión o conferencia. Nosotros analizamos los antecedentes y a menudo realizamos entrevistas adicionales. Basados en esta información, trabajamos con usted para definir objetivos y resultados esperados. Así llegamos a una base firme sobre la cual se diseña el resto del programa.

 

Paso 2 - Desarrollo del Programa en Conjunto

 

Trabajamos con usted para desarrollar un programa detallado, que incluye roles, tiempos, uso de espacio físico, y las herramientas y técnicas adecuadas para lograr sus objetivos.

Paso 3 - Facilitación in situ
Llegamos a la sede del evento un día antes, para asegurarnos de que los preparativos están en orden. Luego facilitamos el programa, consultando con usted en el transcurso del evento para comentar sucesos imprevistos y hacer los ajustes de último momento. Coordinamos con otros miembros del equipo de apoyo, como traductores, personas que toman minutas, personal de servicios audiovisuales y demás, para asegurarnos de que no habrá inconvenientes.

 

Paso 4 - Informe Final de Facilitación
Creamos un informe final de facilitación que incluye un registro completo del proceso de planificación, los materiales que hayamos preparado para su evento, el programa final de la reunión/conferencia, un resumen de los resultados que incluye las evaluaciones de los participantes, y nuestros comentarios sobre lo que salió bien y lo que podría mejorar para eventos futuros, desde la perspectiva de la facilitación.

La facilitación de grupos es un proceso en el que una persona, que es elegida y aceptada por todos los miembros del grupo, sustantivamente neutral y sin autoridad para la toma de decisiones, realiza un diagnóstico e interviene para ayudar a que ese grupo mejore su manera de identificar y resolver problemas y tomar decisiones, para mejorar su efectividad.

Definición por Roger Schwarz en su libro, “The Skilled Facilitator.”

Beatrice Briggs, directora de IIFAC, es miembro de la Asociación Internacional de Facilitadores (International Association of Facilitators) y actualmente sirve como representante para América Latina y el Caribe en la Junta Directiva de dicha organización. Apoyamos la misión, visión valores y código de ética de la IAF.