Esta nota fue extraída del artículo Making Decisions in Meetings (Tomar decisiones en reuniones) originalmente publicada en el blog de Lucid Meetings.
Tomar buenas decisiones es una de las principales responsabilidades del trabajo del equipo de liderazgo. Pero la toma de decisiones es un asunto complicado. Investigaciones recientes de científicos cognitivos y conductuales muestran que la manera en que las personas toman decisiones está lejos de ser lógica, y esto no se vuelve más fácil cuando se involucra al grupo.
Aún entonces, tomar una decisión es solo el principio. Las decisiones deberían conducir a la acción. El proceso usado para llegar a una decisión tiene gran impacto tanto en la calidad de la decisión como en el compromiso del equipo con la acción de seguimiento requerida.
Cuando el líder identifica una decisión que requiere incluir al grupo, ya sea para tomar la decisión o para cumplir con las acciones que siguen, ¿qué proceso puede usar para conseguir el mejor resultado?
Tomar la meta-decisión
La meta-decisión es decidir cómo decidir. Para averiguar esto para la decisión en cuestión, pregunta:
¿Qué tipo de decisión es esta?
Definir si la decisión es riesgosa o especialmente gratificante, y si la situación es simple, complicada, o compleja.
¿Quién tiene la autoridad para tomar esta decisión?
Algunas decisiones puede tomarlas una sola persona, y si son menores, debe ser así. Otras son suficientemente complicadas como para involucrar a un grupo. Algunas decisiones solo puede tomarlas la Junta Directiva u otro órgano rector.
¿Quién debe comprometerse con esta decisión para que tenga éxito?
Las decisiones conducen a la acción. Algunas acciones puede cumplirlas la persona que toma la decisión; la mayoría requiere cooperación del grupo.
¿Existen o pueden definirse rápidamente opciones viables?
Antes de discutir los pro y los contras de las diferentes opciones, se debe comprender el problema real que se está resolviendo y tener algunas opciones para discutir. Algunos asuntos son demasiado complejos o sensibles para trabajarlos durante la reunión en tiempo real.
Esta es una ilustración de cómo tomar la meta-decisión.
La respuesta a la meta-decisión es:
SIMPLEMENTE DECIDIR Y ACTUAR
- Cuando la decisión es menor y puede ejecutarla la misma persona.
- Cuando se puede delegar la decisión a alguien que puede decidir y ejecutar.
- En una crisis, actuar rápidamente para estabilizar la situación. Pueden preocuparse por su proceso de toma de decisión después de que el incendio está apagado.
TOMAR UNA DECISIÓN DE MANDO
- Cuando la decisión es menor y se tiene la autoridad.
- Cuando es necesario actuar rápido y se puede minimizar el riesgo de fracaso.
CONSULTAR A QUIEN TOMA LA DECISIÓN
- Cuando la decisión es menor y se desea experiencia o adhesión adicional.
- Cuando la decisión es mayor o complicada, pero la responsabilidad por la ejecución es clara.
- Cuando la decisión es casi final, pero necesita investigación y adhesión adicional.
CONTAR VOTOS
- Cuando se reúnen con la Junta Directiva y/u otro grupo por requisito legal.
- Cuando se necesita un desempate, decidir entre dos opciones que tienen apoyo igual y apasionado. ¿Por qué Contar Votos no está en el mapa de arriba? Porque no se necesita un mapa para saber cuándo estás en una reunión de Junta Directiva, y para otras situaciones, Contar Votos no debería ser uno de los procesos de elección.
USAR CONSENSO
- Cuando la decisión es mayor y requiere adhesión del equipo para tener éxito.
¿Se ve que Consulta aparece dos veces en la ilustración? Es porque el proceso de toma de decisión por Consulta es lo que mejor funciona para la mayoría de los equipos de liderazgo más frecuentemente.
“¿Quién tiene la decisión aquí?” es el inicio de una reunión de decisión por consulta. Nominar una persona específica para tomar la decisión de esta forma:
- Crea una clara responsabilidad por el éxito de la decisión; los equipos que no pueden asumir responsabilidad personal por sus decisiones no tienen forma de corregir el mal resultado de las mismas.
- Provee un mecanismo para contribución del grupo; tomar la decisión final no significa que esta persona tenga que analizarlo detenidamente en soledad, o que sea la única con una opinión válida.
- Ahorra tiempo, porque no hay necesidad de atravesar un gran proceso para crear consenso formal.
Hay tanto una ciencia como un arte en la toma de decisiones, y solo hemos raspado la superficie aquí. Para empezar, comparta este artículo con su equipo y aporte algo de claridad a sus reuniones de toma de decisiones. Cuando su equipo reconozca y pueda hablar de cómo se tomará una decisión, es mucho más probable que lleguen a una decisión de calidad.