¿”Reunión” y “Conversación”, son sinónimos?

Respuesta rápida: No.

Estas son algunas de las distinciones típicas entre estas dos formas de interacción humana.

 

Reunión

Conversación

Formal Informal
Hora y lugar establecidos Espontánea
Mesa de reuniones Mesa de la cocina
Guiada por protocolo Surgida de intereses compartidos
Organizacional Personal
Asistencia obligatoria Asistencia voluntaria
Jerárquica Horizontal
Agenda planeada Libre flujo de ideas
Resumen escrito de resultados y siguientes pasos No se lleva registro escrito

Nota: No todas las reuniones o conversaciones coinciden exactamente con esta lista y a veces se puede encontrar la misma característica en ambas formas.¿Qué podría suceder si transformásemos las reuniones en lo que nuestro colega Larry Dressler llama “conversaciones de alta calidad”? ¿Podría esta transición mejorar la forma en que nos incluimos en conversaciones grupales, deliberación, y toma de decisiones?

Otra respuesta rápida: Sí.

Los defectos y disfunciones de la mayoría de las reuniones están bien documentados (muy largas, muy aburridas, muy poco productivas, etc.). Estos malos hábitos están muy profundamente arraigados. Afortunadamente, la mayoría de nosotros hemos tenido experiencias satisfactorias de conversaciones que invitan a la reflexión, y son inspiradoras, motivadoras. Sencillamente no esperamos que esto suceda en el contexto de una reunión. No obstante, si se nos da la oportunidad de contribuir con una conversación de alta calidad, ¡podemos brotar como flores en el desierto!

Para aportar los beneficios de las conversaciones a tu próxima reunión, intenta hacer estos cambios:

  • Rompe la rutina. Cambia la hora y el lugar de la reunión.
  • Cambia la sede. Muévela a un espacio más cómodo físicamente que brinde un arreglo de asientos flexible, luz natural y donde no haya interrupciones.
  • Una pregunta potente. Plantea una pregunta importante, que inspire a la reflexión, para centrar la conversación (y elimina la lista detallada de otros temas).
  • Explora la pregunta desde todos los puntos de vista. Mantente abierto a las dudas, al disenso y a las nuevas ideas. No te apresures a una decisión prematura.
  • Evade el “falso consenso”. Antes de tomar la decisión final, confirma los niveles individuales de compromiso con la propuesta que surge. No asumas (ni pidas) que todos estén igualmente convencidos o entusiasmados con la decisión pendiente. Tomar el tiempo para hacer un chequeo de la realidad con respecto al grado de apoyo para la propuesta —y, si es necesario, modificarla— va a mejorar las oportunidades de que la decisión sea implementada.
  • Sin observadores. Invita solo a quienes tengan algo que contribuir a la conversación, especialmente aquellos que van a tener que implementar cualquier decisión que se tome.

Básicamente, hacer que las reuniones sean más conversadas significa hacerlas más participativas, algo que, si se hace correctamente, lleva a un mejor retorno de la inversión que significa reunir a la gente.

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