El equilibrio entre los resultados y las relaciones en las reuniones

Algunas personas sienten que hay una tensión entre alcanzar resultados y construir relaciones en una reunión. Les parece que estos dos objetivos compiten entre sí – y es posible que sean mutuamente excluyentes.

Para mí, esta es una falsa dicotomía. Alcanzan buenos resultados en las reuniones las personas trabajando juntas. Compartir ideas, trabajar a través de las diferencias y llegar a acuerdos requieren interacción humana. Los participantes en reuniones no necesitan ser los mejores amigos, pero sí necesitan escuchar y aprender unos de otros.

Como facilitadores, necesitamos considerar tanto los resultados como las relaciones cuando planeamos una reunión u otro proceso grupal. Estas son cuatro preguntas que todos los facilitadores de reuniones deben tener en cuenta:

  • ¿Se conocen los participantes? Si no es así, debes invertir tiempo en crear suficiente confianza y seguridad al principio de la sesión para que el grupo pueda comunicarse y colaborar. Una simple ronda de check-in, o pedir que las personas se presenten a alguien que no conocen pueden ayudar a establecer una conexión humana.
    Concepto clave: Asegúrate de que por lo menos un miembro del grupo escuche la voz de otra persona en los primeros minutos del evento.
  • ¿Todos tienen claro el propósito de la reunión? Lamentablemente, muchos organizadores de reuniones no son muy explícitos en cuanto a la razón por la que el grupo debe reunirse. Esta falta de claridad crea un ambiente ideal para el aburrimiento y la frustración y puede ser interpretado como una falta de respeto por el tiempo de los participantes.
    Concepto clave: Ayuda al convocante a definir el propósito y los resultados esperados de la reunión. Esto les dará a los participantes una causa común y motivación para relacionarse con los demás.
  • ¿La agenda incluye tiempo para trabajar en pares o grupos pequeños? Las reuniones largas en las que toda la discusión sucede en plenario son una receta para el aislamiento. Los extravertidos hablan mucho mientras los tímidos se sientan en silencio y el resto está subrepticiamente revisando su correo.
    Concepto clave: Crea un proceso orientado a resultados que estimule la interacción entre los miembros del grupo.
  • ¿Los miembros del grupo colaboran entre reuniones? No todo puede o debe ser logrado en reuniones de todo el grupo.
    Concepto clave: Los comités y otros grupos de trabajo pequeños son una excelente fórmula tanto para progresar en tareas importantes como para que la gente llegue a conocerse mejor.

En suma, toda reunión tiene dos prioridades: ocuparse del (claramente expresado) asunto a tratar Y ADEMÁS crear las relaciones que transforman a un grupo en un equipo.

2018-05-01T12:52:50+00:00 Por |

About the autor:

Beatrice Briggs es fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio, una empresa consultora con sede en México. Facilitadora Profesional Certificada, ella pone sus años de experiencia al servicio de los líderes que quieren hacer que sus reuniones valgan el tiempo, el talento y el dinero invertido en ellas. Nativa de los Estados Unidos, Beatrice vive en México desde 1998, trabajando en inglés y español para aliviar el sufrimiento causado por malas reuniones donde sea que ocurran.