Establecer un “presupuesto de tiempo” para la reunión

Utilizar de manera óptima el tiempo del grupo es uno de los factores críticos del éxito de cualquier reunión. Entonces ¿cómo decides cuánto tiempo asignar a cada tema de la agenda?

Ten presente que cada reunión representa una oportunidad única para lograr algo que valga la pena. La planificación de la agenda, por lo tanto, no debe considerarse como un proceso tipo “molde para galletas” en el cual todas las reuniones siguen exactamente el mismo modelo.

La intención de estas pautas es dar a quienes planifican una agenda un punto de partida para diseñar reuniones que satisfagan las necesidades de la organización y dejen a los participantes con la sensación de que se usó bien su tiempo.

¿Cuánto tiempo tienes? 

Comienza por establecer la duración de la reunión. ¡Sé realista! Si sabes que en tu contexto las reuniones generalmente empiezan 20 minutos más tarde que la hora anunciada, ten eso en cuenta cuando planifiques la agenda.

Incluye tiempo para el Inicio y el Final

Los temas a discutir o decidir son solo una parte de una agenda efectiva. También se necesita tiempo para abrir y cerrar la reunión. Dedicar 5-10% del total del tiempo a cada uno de estos aspectos puede realzar mucho el éxito de la reunión.

Estos son algunos ejemplos de estos elementos y sus objetivos.

Cuándo

Qué

Ejemplos

Objetivo

 

 

 

 

 

 

Inicio

 

 Apertura Bienvenida, protocolos como himno nacional, oración, silencio, presentación de dignatarios y/o participantes, ronda de introducción, rompehielos. Crear o fortalecer la identidad del grupo; hacer que la gente se sienta emocionalmente “en la sala”.
Explicación del proceso Revisar el objetivo de la reunión, la agenda y los resultados esperados, reglas de juego, proceso de toma de decisión (si aplica) y roles del proceso (facilitador, tomador de notas, tomador de tiempo, etc). Aclarar las metas de la reunión y cómo va a trabajar el grupo para lograrlas.
 

 

Final

 

 

Resumen de decisiones tomadas (si las hay) y próximos pasos Tareas asignadas, compromisos, plazos, temas aún pendientes, fecha y hora de la próxima reunión. Reconocer resultados. Crear impulso para avanzar.
Cierre Evaluación de la reunión, reconocimientos, agradecimiento. Consolidar el aprendizaje del grupo y la cohesión social.

 

Recuerda agregar recesos.

Si la reunión va a durar más de 90 minutos, necesitas reservar tiempo para recesos. (Ver: Por qué tus reuniones requieren descansos).

Calcula el tiempo disponible para discusión y decisión.

 

 

Categoría de la agenda

 

 

% del tiempo total de reunión

 

Ejemplos de duración de reunión y asignación de tiempo

1 hora

(60’)

3 horas

(180’)

8 horas

(480’)

Inicio

5-10%

5’

10’

20’

Temas a discutir/decidir

75-80%

.8 horas

(50’)

 2.4 horas

(140’)

6.4 horas

(380’)

Recesos/comidas

10-20%

0’

15’

100’

Final

5-10%

5’

15’

20’

Prioriza los temas para discusión/decisión.

Haz una lista de los asuntos propuestos para discusión/decisión en la reunión y clasifícalos por nivel de urgencia, controversia, complejidad u otros criterios relevantes para el grupo. Una matriz como ésta puede ayudar a establecer prioridades.

Prioridad

Alta

Baja

Asunto Requiere decisión Complejo y/o controvertido Urgente o sensible al tiempo Solo discusión Solo información
Asunto A
Asunto B
Asunto C

En general, los asuntos que son complejos y/o controvertidos requieren más tiempo para discusión y/o tomar una decisión. Los temas solo para información (como informes) a menudo toman mucho tiempo de la reunión sin agregar mucho valor. Recomendamos encontrar otras formas de compartir información que no esté directamente relacionada con las discusiones o decisiones de la agenda actual.

Subdivide el tiempo para cada tema para discusión o decisión.

Por ejemplo, si tienes un total de 20 minutos disponibles para un tema, considera el siguiente uso de ese tiempo.

Introducción (antecedentes u otra información pertinente) y preguntas aclaratorias

5’

Discusión (realimentación, posibles soluciones, análisis de pros y contras, etc. dependiendo del tema)

10’

Decisión (si la hay) y próximos pasos

5’

TOTAL

20’

Si éste parece muy poco tiempo para producir el resultado esperado, busca formas de reasignar tiempo de otros puntos de la agenda hasta que hayas “equilibrado tu presupuesto de tiempo”.

Advertencias

Si tus reuniones habitualmente tienen una larga lista de temas mezclados en la agenda (lo que a veces llamamos la “lista del mercado”) sin resultados específicos identificados o límites de tiempo asignados, el grupo se está encaminando hacia el aburrimiento, frustración y otras formas de sufrimiento innecesarios. Cambiar estos hábitos requiere un firme compromiso de parte de los convocantes y facilitadores de la reunión.  Implementar las prácticas de planificación de agenda aquí descriptas puede tener un efecto positivo en el ánimo del equipo, la productividad de la reunión, y llevar a mejores resultados para la organización y las personas a quienes prestas servicios.

2018-05-01T13:08:12+00:00 Por |

About the autor:

Beatrice Briggs es fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio, una empresa consultora con sede en México. Facilitadora Profesional Certificada, ella pone sus años de experiencia al servicio de los líderes que quieren hacer que sus reuniones valgan el tiempo, el talento y el dinero invertido en ellas. Nativa de los Estados Unidos, Beatrice vive en México desde 1998, trabajando en inglés y español para aliviar el sufrimiento causado por malas reuniones donde sea que ocurran.