¿Cómo incluir sin aburrir?

Con la buena intención de “ser inclusivos” quienes organizan reuniones a veces proponen dinámicas más aburridas que productivas.
Algunos ejemplos típicos que hemos visto o escuchado:
  • Una ronda de presentación en la que cada uno de los 100 participantes dice su nombre y qué espera del evento (una hora en total o más).
  • Discusiones en donde se pasa la palabra a cada participante, uno tras otro, pidiendo que exprese su opinión sobre un tema, aunque muchos repiten lo que han dicho otros. (Si son 20 personas podría durar 30-45 minutos.)
  • Cada experto de un total de 35 tiene cinco minutos para presentar su proyecto con PowerPoint en plenaria (casi 3 horas en total), sin tiempo para discusión ni preguntas
La falla en estos ejemplos es la creencia de que escuchar a cada persona hablando una por una, EN PLENARIA, es un gesto de respeto que va a producir la sensación de pertenencia al grupo grande.
La realidad es que después de las primeras intervenciones, los asistentes dejan de prestar buena atención. Aunque se mantengan sentados en su lugar, no absorben nueva información. No recuerdan lo que han dicho los compañeros. Se distraen y aguantan hasta que finalice la actividad, que parece interminable.
 
Como facilitadores de grupos tenemos la oportunidad —y la responsabilidad— de cuestionar estas prácticas y proponer alternativas.
Estas son algunas:

Rondas de presentación en grupos con más de 12 personas

  • Presentar e integrar. Pedir que únicamente los nuevos integrantes se presenten en plenaria y luego integrarlos en grupos chicos mixtos (veteranos y gente nueva) para discutir una pregunta provocativa en que todos contribuyen.
  • ¡Moverse! Proponer una dinámica que se realiza de pie, de preferencia con movimiento. Por ejemplo, poner música con la instrucción de que todos caminen al azar. Cuando para la música, cada participante se presenta a la persona que queda más cerca.

Compartir opiniones.

  • Escuchar, pausar, resumir. Dar la palabra a 4-5 personas y luego hacer una pausa y resumir. Luego preguntar si alguien tiene una opinión distinta de las ya expresadas. Repetir hasta que no surjan nuevas ideas. Identificar las áreas en donde aparentemente hay acuerdo, y ver dónde existen puntos de vista diferentes. Trabajar con el grupo para decidir cuáles serán los próximos pasos.
  • Sondeo de preferencias no verbal. Escribir todas las ideas en discusión en letras legibles en hojas de rotafolio. Dar a cada participante un círculo adhesivo y pedirles que los peguen al lado de la(s) opción(es) que más les gusten. (Se puede hacer esto poniendo un ? con marcadores en vez de usar círculos adhesivos). Revisar los resultados en plenaria y trabajar con el grupo para decidir cuáles serán los próximos pasos.
  • Trabajar en grupos pequeños. Pedir que grupos de 3-6 participantes compartan ideas y luego emitan una opinión colectiva.

Presentaciones de muchos expertos

  • Sesión en grupos. Agrupar a los expertos por tema y pedirles que compartan su conocimiento entre ellos y con las demás personas interesadas de la sesión en grupos.
  • Galería de Arte. Pedir a los expertos que preparen una síntesis de los conceptos principales a compartir (preferentemente con imágenes) y montarlos en pósters de 50 x 70cm. Luego cada experto permanece de pie al lado de su póster y responde preguntas del resto de los participantes, que recorren las exhibiciones como si estuviesen en una galería de arte.
En resumen, la idea principal es no someter a los participantes a largas sesiones en plenaria en donde su contribución principal es escuchar. Una estrategia mucho más inclusiva y productiva es dar a las personas la oportunidad de expresar sus opiniones en grupos chicos, trabajando en un tema de interés común y después consolidar esas contribuciones en plenaria.
2018-05-01T13:01:33+00:00 Por |

About the autor:

Beatrice Briggs es fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio, una empresa consultora con sede en México. Facilitadora Profesional Certificada, ella pone sus años de experiencia al servicio de los líderes que quieren hacer que sus reuniones valgan el tiempo, el talento y el dinero invertido en ellas. Nativa de los Estados Unidos, Beatrice vive en México desde 1998, trabajando en inglés y español para aliviar el sufrimiento causado por malas reuniones donde sea que ocurran.