Las reuniones como ritual… revisado

Reflexionando recientemente sobre la banalidad de la mayoría de las reuniones, regresé a “Las reuniones como ritual,” un artículo que escribí en Mayo de 2005 y luego incluí en la Colección de Fogata (2014). Estos son algunos fragmentos del texto original:

Considera por un momento la posibilidad de que las reuniones sean rituales… Para los propósitos de esta reflexión, se define ritual como una práctica cultural repetible, un acto específico realizado en una ocasión determinada. Los rituales son comportamientos culturalmente codificados que nos dan un sentido enaltecido de identidad y significado. Los rituales nos ayudan a definirnos como comunidad; nos recuerdan quiénes somos, cómo comportarnos y qué tiene valor primordial.

… Debido a que los rituales moldean y reflejan la evolución cultural, son una fuente rica de información acerca del orden social y una herramienta poderosa para su transformación… Las reuniones son uno de los rituales dominantes de nuestros tiempos y por lo tanto, si son utilizadas adecuadamente, pueden servir como un instrumento efectivo para el cambio social y cultural.

… ¿Qué tal si las reuniones nos recordaran lo que es sagrado, lo que debe ser apreciado y protegido? ¿Cómo podrían ser diferentes las reuniones si las viéramos como una oportunidad para educarnos, guiarnos, nutrirnos y curarnos a nosotros mismos? ¿Qué tal si entráramos a las reuniones con pasión, reverencia, y una sensación de que nuestra participación es de vital importancia?

… Los rituales practicados en la mayoría de las reuniones producen un determinado tipo de sufrimiento… La gente habla mucho o nada en absoluto. Las agendas están demasiado llenas, pobremente organizadas o son inexistentes. Las discusiones ondulan de un lado a otro, las prioridades no son claras y el proceso de toma de decisiones oscila entre el despotismo y la anarquía…

Aplicar los criterios para un buen ritual a las reuniones

Aquí hay algunas de las lecciones que podemos aprender de los “buenos” rituales, entendidos como los que nos inspiran y llenan de energía, que pueden hacer nuestras reuniones más significativas y exitosas.

  1. Ten claro el propósito… ¿Tenemos claro el propósito verdadero de la reunión de ventas del lunes por la mañana? Si lo tuviéramos (y tuviéramos la opción), ¿nos molestaríamos en asistir?
  2. Conoce tu papel… ¿Cuál es el papel de quienes asisten a una reunión de condóminos? ¿Quejarse de sus vecinos? ¿Escuchar los reportes del comité? ¿Asesorar a la mesa directiva? Si su rol fuese claro, ¿se comportarían de manera diferente?
  3. Planifica con anticipación. Los buenos rituales necesitan una preparación cuidadosa. Una reunión donde la habitación está limpia y las sillas en su lugar, donde se ha preparado un borrador de agenda, la gente correcta está presente y los materiales necesarios están a mano, ofrece un escenario para una sesión efectiva.
  4. Conviértela en algo especial. Los rituales transforman lo ordinario en algo especial. Cuando nos tomamos la molestia de poner flores sobre la mesa, hacer galletas para los descansos o sencillamente recibir a la gente que llega con una sonrisa, enviamos el mensaje de que la belleza, la dedicación y la conexión humana son algunos de los valores que guían nuestro trabajo.
  5. Toma tiempo para centrarte. El mundo está lleno de dificultades y distracciones que deben hacerse a un lado para poder entrar al espacio del ritual. Un momento de silencio puede ayudar a traer a todos “dentro del salón” y a enfocarse sobre el motivo que los trajo allí.
  6. Modifica el tiempo y la textura. Los rituales pueden ser cortos o largos, formales o improvisados, complejos o sencillos. Los formatos de nuestras reuniones deben variar de acuerdo con su propósito.

El facilitador de reuniones como líder del ritual

Si las reuniones son un ritual contemporáneo, entonces el facilitador puede ser considerado como una especie de “sacerdote/sacerdotisa” que ayuda a dar el tono, mantiene el enfoque y guía al grupo a través de las varias etapas de su trabajo.

… Necesitamos reuniones que inviten al diálogo, promuevan el entendimiento, alienten la colaboración, estimulen la creatividad, y satisfagan nuestra necesidad fundamental de significado y pertenencia. Necesitamos reuniones que involucren a nuestros corazones y mentes, y nos den la oportunidad de hacer un cambio positivo en el mundo. Si nos conformamos con menos, estamos perdiendo nuestro tiempo.

2018-05-01T12:28:30+00:00 Por |

About the autor:

Beatrice Briggs es fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio, una empresa consultora con sede en México. Facilitadora Profesional Certificada, ella pone sus años de experiencia al servicio de los líderes que quieren hacer que sus reuniones valgan el tiempo, el talento y el dinero invertido en ellas. Nativa de los Estados Unidos, Beatrice vive en México desde 1998, trabajando en inglés y español para aliviar el sufrimiento causado por malas reuniones donde sea que ocurran.