Como consultores en procesos participativos, hemos observado que muchas organizaciones planifican sus eventos especiales tales como conferencias, talleres, foros, asambleas, etc. de una manera distinta que sus reuniones de trabajo cotidiano.

Nos preguntamos, “¿Cuáles son los puntos en común y las diferencias de estas dos clases de actividades? Y ¿Qué se puede aprender de uno para fortalecer la experiencia de los participantes en la otra?”

La tabla siguiente sirve para reflexionar sobre los factores de éxito para procesos participativos. Pon un ? para indicar la presencia de estos elementos en tus eventos y reuniones.

Factores de éxito Evento especial Reunión cotidiana
Planificado con anticipación
Presupuesto disponible
Lugar escogido con cuidado
Comité organizador a cargo
Convocatoria orientada a un público específico
Propósito claro y compartido
Programa diseñado para dar ganas de asistir
Amplia oportunidad de contribuir a la discusión por parte de los participantes
Tiempos asignados –y respetados– para cada actividad
Personas responsables para preparar/conducir cada actividad
Resultados esperados especificados
Necesidades físicas y de bienestar de los participantes tomadas en cuenta
Información relevante repartida con anticipación
Resultados, compromisos y próximos pasos (memorias) comunicados a la brevedad
Roles de apoyo (facilitación, bienvenida, interpretes, técnicos, documentación, comida, etc.) asignados y/o contratados
Jefes, directivos, y/o tomadores de decisión involucrados en la planificación y presentes en el evento

Preguntas guías para el análisis de los resultados

  • ¿Qué nos llama la atención de esta comparación?
  • ¿Qué significado tienen estos resultados para nuestra organización?
  • ¿Qué cambios debemos hacer para que los eventos especiales tanto como nuestras reuniones cotidianas brillen y justifiquen la inversión de tiempo, dinero y recursos humanos?

Pensamiento final: Todas tus reuniones, especiales o cotidianas, merecen tanto preparación cuidadosa como un enfoque orientado a resultados.

Si requieres asesoría en la interpretación de los resultados, ¡avísanos!