Estudiantes y colegas a menudo nos preguntan cómo motivar a la gente a asistir a las reuniones. Si te enfrentas a un “problema de motivación” en las reuniones que convocas o facilitas, por favor toma unos minutos para reflexionar sobre algunas preguntas importantes.

Recuerda una reunión a la que fuiste invitado a participar y te sentiste motivado.

¿Qué elementos de la convocatoria contribuyeron a tu motivación?

  • ¿El tema te interesaba?
  • ¿Fue claro por qué tu presencia era importante?
  • ¿La hora y lugar del evento fueron convenientes?

Luego recuerda qué pasó cuando llegaste a esta reunión.

¿Qué elementos de la organización y logística motivaron tu participación?

  • ¿Te sentiste bienvenido?
  • ¿El plan de trabajo (agenda y resultados esperados) estuvieron claros?
  • ¿La sala de juntas tenía luz natural y buena ventilación?
  • ¿Era fácil acceder a la mesa de café y refrigerios?
  • ¿La sesión inició y terminó a la hora anunciada?

Finalmente, recuerda tu grado de satisfacción al terminar la reunión.

¿Qué elementos de la experiencia vivida contribuyeron a la sensación de que éste fue un buen uso de tu tiempo?

  • ¿Pasaste más tiempo interactuando con las ideas presentadas y los participantes que escuchando discursos u observando largos rituales protocolares?
  • ¿Los resultados del trabajo y los siguientes pasos fueron claramente articulados?
  • ¿El convocante expresó su agradecimiento por las contribuciones del grupo?

Ahora, aplica el aprendizaje de tu propia experiencia a la planificación de las reuniones que convocas o facilitas.

La motivación de las personas está directamente relacionada con la claridad y relevancia de la invitación al inicio, las dinámicas participativas durante el evento, y el alcance de resultados útiles.