Estudiantes y colegas a menudo nos preguntan cómo motivar a la gente a asistir a las reuniones. Si te enfrentas a un “problema de motivación” en las reuniones que convocas o facilitas, por favor toma unos minutos para reflexionar sobre algunas preguntas importantes.
Recuerda una reunión a la que fuiste invitado a participar y te sentiste motivado.
¿Qué elementos de la convocatoria contribuyeron a tu motivación?
- ¿El tema te interesaba?
- ¿Fue claro por qué tu presencia era importante?
- ¿La hora y lugar del evento fueron convenientes?
Luego recuerda qué pasó cuando llegaste a esta reunión.
¿Qué elementos de la organización y logística motivaron tu participación?
- ¿Te sentiste bienvenido?
- ¿El plan de trabajo (agenda y resultados esperados) estuvieron claros?
- ¿La sala de juntas tenía luz natural y buena ventilación?
- ¿Era fácil acceder a la mesa de café y refrigerios?
- ¿La sesión inició y terminó a la hora anunciada?
Finalmente, recuerda tu grado de satisfacción al terminar la reunión.
¿Qué elementos de la experiencia vivida contribuyeron a la sensación de que éste fue un buen uso de tu tiempo?
- ¿Pasaste más tiempo interactuando con las ideas presentadas y los participantes que escuchando discursos u observando largos rituales protocolares?
- ¿Los resultados del trabajo y los siguientes pasos fueron claramente articulados?
- ¿El convocante expresó su agradecimiento por las contribuciones del grupo?
Ahora, aplica el aprendizaje de tu propia experiencia a la planificación de las reuniones que convocas o facilitas.
La motivación de las personas está directamente relacionada con la claridad y relevancia de la invitación al inicio, las dinámicas participativas durante el evento, y el alcance de resultados útiles.