Una cura para el síndrome de “Falta de seguimiento”

Una de las quejas más frecuentes que oigo acerca de las reuniones es que no existe el seguimiento de la discusión. La reunión se lleva a cabo, los asuntos se debaten, podrían tomarse decisiones, pero una vez finalizada la reunión, no sucede nada. No hay acción constructiva. Casi parece que la reunión nunca se hubiera realizado.

Entonces, en la siguiente reunión no hay progreso para informar, solo plazos no cumplidos y oportunidades perdidas. Se acusa a los miembros del grupo por ser apáticos e irresponsables. El equipo directivo, si lo hay, parece incompetente. La frustración y el desencanto aparecen. Y los asuntos no resueltos deben ser reabiertos…

Para revertir esta espiral descendente, agrega PRÓXIMOS PASOS como último tema de la agenda. No permitas que nadie deje la reunión hasta que se haya generado una lista con compromisos específicos sobre QUIÉN va a hacer QUÉ y para CUÁNDO.

Tip 1 para ahorrar tiempo: Especifica los próximos pasos a medida que surjan durante la discusión. Escríbelos en un rotafolio o pizarra titulada Próximos Pasos o pide a la persona que toma las minutas de la reunión que mantenga una lista actualizada de “cosas para hacer”. Esto hará más fácil consolidar y revisar la lista al final de la sesión.

Tip 2 para ahorrar tiempo: Mientras todavía tienes la atención de todos, recuerda establecer la fecha y hora para la próxima reunión.

Tip 1 “Es en serio”: Incluye toda esta información en la minuta de la reunión y en los recordatorios que se envían antes de la próxima reunión.

Tip 2 “Es en serio”: Haz una actualización de estado de todos los compromisos en la reunión siguiente.

Tip 3 “Es en serio”: Adopta una regla de juego que diga “No te comprometas con tareas que sabes que no vas a completar”.

Visión realista: Plantéate a ti y a tu equipo estas preguntas:

  • ¿Tenemos una agenda escrita para cada reunión?
  • ¿Los “Próximos Pasos” son parte integral de cada agenda?
  • ¿Dejamos suficiente tiempo (5-15 minutos) para revisar y refinar los próximos pasos propuestos?
  • ¿Obtenemos un compromiso formal de cada persona asignada a una tarea?
  • ¿Hacemos de esos compromisos parte del registro escrito de la reunión?

Si la respuesta para algunas o todas estas preguntas es “no” o “a veces”, el equipo necesita hacerse más disciplinado con respecto a los Próximos Pasos.

Si tu respuesta a la Visión Realista es “sí, pero todavía tenemos algunos problemas con el cumplimiento,” considera brindar más apoyo a quienes asumen responsabilidades específicas. Asignar un “compañero de responsabilidad” (otro miembro del grupo) para que se mantenga en contacto con cada persona que aceptó la responsabilidad primaria puede fortalecer la solidaridad en el equipo y aumentar la probabilidad de que se cumpla con la tarea.

Medidas drásticas: Si el síndrome de “falta de seguimiento” persiste, DEJA DE TENER REUNIONES que perpetúan el ciclo de “pura conversación y nada de acción.”

Cuando los esfuerzos de buena fe para implementar estas sugerencias no producen cambios significativos, el problema es más profundo que la falta de claridad en cuanto a lo que es necesario hacer y quién lo hará. Haz un receso. Trae un consultor. Si es necesario, disuelve el grupo. Si es posible, empieza de nuevo – y de ahora en adelante, asegúrate de incluir “Próximos Pasos” en la agenda para cada reunión.

2018-05-01T12:34:27+00:00 Por |

About the autor:

Beatrice Briggs es fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio, una empresa consultora con sede en México. Facilitadora Profesional Certificada, ella pone sus años de experiencia al servicio de los líderes que quieren hacer que sus reuniones valgan el tiempo, el talento y el dinero invertido en ellas. Nativa de los Estados Unidos, Beatrice vive en México desde 1998, trabajando en inglés y español para aliviar el sufrimiento causado por malas reuniones donde sea que ocurran.