No es necesario ni recomendable que todo el equipo o todos los miembros de un grupo asistan a cada reunión. Si el objetivo y los temas de la agenda no les corresponden, las personas fácilmente se distraen, empiezan a revisar sus mensajes en el celular y dejan de contribuir a la discusión.Otro error es no incluir a las personas con mayor interés en el tema, que tienen información clave para la discusión, o que van a tener responsabilidad para su implementación.

Ejemplo de convocatoria equivocada: Obligar a todos los docentes de una escuela a asistir a una discusión que sólo afecta a los docentes de ciencia.

Ejemplo de convocatoria atinada: Invitar a todos los docentes con un interés en el nuevo programa de ciencias. Son bienvenidas otras personas interesadas en el tema, pero no están obligadas a estar presentes.

Beneficios de corregir este error:

  • Justificar la inversión del tiempo de los participantes
  • Aprovechar la experiencia y conocimiento de los participantes
  • Evitar problemas posteriores causados por no haber consultado a los actores clave

En la práctica: Explica tanto en la convocatoria como al inicio de la reunión la razón por la que se ha convocado a este grupo en particular y qué se espera de ellos en esta oportunidad.

Tip de facilitación: Si la agenda incluye temas que corresponden sólo a una parte del grupo, inclúyelos después de los asuntos que involucran a todos. Cuando lleguen a este punto en la agenda, indica claramente que quienes no estén involucrados se pueden ir, ¡sin tener que pedir disculpas!
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Cada persona en la sala de reuniones debe poder contestar la pregunta,          “¿Por qué estoy aquí?”