En muchas organizaciones la falta de puntualidad en el inicio y el cierre de una reunión de trabajo es un error tan común que ya se ha convertido en una norma. Algunos participantes llegan a la hora indicada… y tienen que esperar a quienes llegan tarde. Los que se demoran, pueden pensar que su presencia no es realmente necesaria. O tal vez piensan que las demás cosas que tienen que hacer son de mayor importancia. Mientras, se desperdicia el tiempo, la energía se dispersa y el costo de oportunidad de reunir al grupo crece con cada minuto que pasa.

Es responsabilidad del líder aclarar la hora del inicio y de cierre de cada reunión – y luego respetar ese compromiso.

Ejemplo de un mensaje equivocado con relación a la puntualidad en las reuniones: A la hora anunciada para el inicio de la reunión, tú, el líder, no has llegado.

Ejemplo de un mensaje atinado con respecto a la puntualidad en una reunión: Estar parado en la puerta del salón de juntas, saludando a cada participante. A la hora indicada, cerrar la puerta y comenzar con el primer punto en la agenda.

Beneficios de corregir este error:

  • Construir una cultura de respeto del tiempo de los demás
  • Mejorar la eficiencia y efectividad de las reuniones
  • Permitir que los participantes programen sus actividades post-reunión con mayor certeza

En la práctica: Si en tu organización o equipo, la falta de puntualidad en las reuniones se ha convertido en la norma, tienes que enviar un mensaje claro de que las reglas han cambiado – y repetirlo tantas veces como sea necesario hasta que el cambio esté arraigado.

Tip de facilitación: Prepara la sala con anticipación. Asegúrate de tener todos los elementos que se van a necesitar dentro de la sala (material impreso, papelógrafo o pizarrón, proyector, pantalla, marcadores, etc.) antes de la llegada de los participantes.
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Tu equipo tiene más cosas que hacer que asistir a tus reuniones.                     ¡Respeta su tiempo!