Cómo “facilitar” expertos en contenidos

En el contexto de una reunión, los expertos en contenidos son quienes tienen conocimientos y experiencia relacionados con los asuntos en discusión. Pueden ser miembros del grupo o invitados. En cualquier caso, su papel principal es compartir información y expresar sus puntos de vista.

Si bien los expertos en contenidos pueden hacer valiosas contribuciones a la discusión grupal o al proceso de toma de decisiones, presentan un desafío especial para el facilitador del grupo. Sin intención de causar daño, los expertos en contenidos pueden destruir una agenda cuidadosamente preparada al ignorar los límites de tiempo establecidos para sus intervenciones.

Estas son algunas de las medidas que puede tomar el facilitador para hacer que los expertos en contenidos se sientan bienvenidos y prevenir que éstos usurpen la reunión.

Antes de la reunión

  • Llama o escribe a los oradores para recordarles la fecha, hora y lugar del evento y confirmar su participación.
  • Envíales una copia de la agenda, resaltando el tiempo asignado a su presentación.
  • Pregunta si piensan presentar diapositivas y/o distribuir material impreso.
  • En el caso de material impreso, averigua si ellos van a traer las copias o si debe proveerlas el organizador de la reunión. En el último caso, explica dónde deben enviar los documentos y la fecha antes de la que deben recibirse.
  • Si aún no la tienes, solicita una breve biografía (un párrafo) a cada orador.
  • Aclara quién va a presentar a los oradores con el convocante/anfitrión de la reunión. (Sugerencia: recomienda que sea la persona que los invitó y, supuestamente, los conoce mejor.)
  • Decide con el convocante/anfitrión dónde se van a sentar los oradores cuando no están dando sus presentaciones.
  • Planifica un proceso participativo para incluir a los otros miembros del grupo en una discusión de las ideas presentadas.

El día de la reunión

  • Saluda personalmente a los oradores, presentándote como facilitadora de la reunión.
  • Repasa brevemente el arreglo de la sala y el programa, respondiendo cualquier pregunta logística.

¡ESTE PASO SIGUIENTE ES CRUCIAL!

  • Pregunta cuántos minutos de aviso les gustaría tener antes que finalice su tiempo asignado para hablar.
  • Indica dónde estará posicionado el guardián del tiempo y las tarjetas que se van a usar para indicar el tiempo restante.

Habitualmente estas precauciones son suficientes para prevenir que los expertos en contenidos excedan su tiempo asignado para hablar. Sin embargo, si ellos ignoran todas las advertencias y continúan hablando, sencillamente ponte de pie cerca de ellos. Tu presencia silenciosa les recordará sus acuerdos previos contigo y darán fin a sus comentarios.

Hacer que se cumplan los límites de tiempo cortés pero firmemente con el primer orador, envía un claro mensaje a los siguientes de que tienes la firme intención de mantener la agenda en su curso.

Finalmente, asegúrate de que el convocante/anfitrión de la reunión entiende y está de acuerdo con los límites de tiempo y las estrategias que vas a emplear para hacer que los expertos en contenidos cumplan con ellos.

Finalmente, una efectiva “administración del tiempo” en las reuniones se basa en expectativas claras, cumplimiento imparcial de los acuerdos previos y en establecer confianza con el convocante y todos los participantes, incluidos los expertos en contenidos.

2018-05-01T15:59:04+00:00 Por |

About the autor:

Beatrice Briggs es fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio, una empresa consultora con sede en México. Facilitadora Profesional Certificada, ella pone sus años de experiencia al servicio de los líderes que quieren hacer que sus reuniones valgan el tiempo, el talento y el dinero invertido en ellas. Nativa de los Estados Unidos, Beatrice vive en México desde 1998, trabajando en inglés y español para aliviar el sufrimiento causado por malas reuniones donde sea que ocurran.