Los facilitadores de IIFAC están firmemente comprometidos con la importancia de los recesos durante las reuniones. También reconocemos que hacer que los participantes regresen a la sala después de un receso puede ser un desafío. Estas son algunas estrategias a tener en cuenta:

1. Aclarar la expectativa. Al principio de la sesión, propón la regla de “Regresar puntualmente después de los recesos”. Explica que el propósito de este acuerdo es

  • Optimizar el uso del tiempo del grupo
  • Tener el beneficio de la presencia de cada persona en la sala

Verifica que los participantes estén dispuestos a respetar esta regla. La gente generalmente dirá que sí, sea su intención o no. Luego pregunta, “¿Hay alguien que sabe que no podrá regresar a tiempo (o definitivamente no regresará) después de los recesos debido a otros compromisos?” Si alguno admite que podría no regresar puntualmente, pregunta a todo el grupo si están dispuestos a hacer una excepción para esta persona. De nuevo, es poco probable que alguien tenga objeciones. Finalmente, agradece a la persona por informar al grupo y pídele que regrese lo antes posible. Este breve proceso da un claro mensaje sobre la importancia de la puntualidad post-receso, a la vez que reconoce las circunstancias individuales.

2. Anunciar exactamente cuánto va a durar el receso. Antes de que los participantes dejen la sala, especifica la hora exacta en que reiniciará el proceso grupal. Sé específico. Escribe la hora en la agenda o en algún otro espacio visible. Repítelo tres veces, en voz alta.

3. Mencionar qué va a pasar inmediatamente después del receso. Referirnos a lo que sigue en la agenda les recuerda a las personas por qué están reunidas y la importancia de avanzar juntas.

4. Dar un aviso de tres minutos. El facilitador, o los ayudantes, deben caminar por las áreas donde la gente está tomando su descanso y recordarles que la próxima sesión está por empezar. Hacer sonar una campana u otro instrumento puede ayudar.

5. Ofrecer incentivos. Promete un premio a las mesas que tengan todos sus miembros sentados y listos para trabajar a la hora establecida. (Obviamente, esta estrategia sólo funciona en situaciones en que los participantes están sentados en mesas.) Distribuye chocolates o caramelos a los ganadores y luego comienza la sesión.

6. Imponer sanciones. Algunos grupos hacen que la última persona que entre cante una canción. Las variaciones incluyen contar un chiste o pagar una multa. Esta amenaza de humillación pública es suficiente para hacer que la mayoría de las personas regrese a tiempo. (Nota: Ana ha usado esta estrategia con buenos resultados. Bea la encuentra insultante y más una distracción que una ayuda, y no la usa. Asegúrate de tener en cuenta tanto la cultura del grupo y tu propia disposición para hacer cumplir esta norma antes de proponerla.)