Tres maneras de prevenir las “vueltas en círculo” en una reunión

Todos hemos estado en reuniones en las que la discusión da vueltas en círculo y se presentan los mismos temas y reclamos una y otra vez. Si alguien propone una solución, ésta es atacada y no se toma ninguna acción positiva. Tarde o temprano, la reunión termina, pero el tema sigue sin ser resuelto.

Como facilitadora, recomiendo tres pasos para romper este círculo vicioso:

  1. Llegar al acuerdo de que este es un problema que necesitamos resolver ahora. Es muy frecuente que una o dos personas apasionadas planteen un tema continuamente, pero no consigan consenso de los demás en cuanto a la oportunidad o importancia de su causa. El líder, u otros miembros del grupo, deben ponerse firmes en cuanto a los temas que se presentan en la agenda. Todos deben entender por qué el tema es importante y las razones para discutirlo ahora. Sin este filtro, el grupo está condenado a perder su tiempo en otra discusión del tipo “¡otra vez esto!”.
  2. Designar a una persona como “dueña” del tema. Esta personaes responsable de compilar la información relevante con respecto al tema y de presentarla en forma ordenada en la reunión. El “dueño” debe estar interesado en el asunto, pero no comprometido prematuramente con ninguna solución en particular. Si nadie quiere asumir esta responsabilidad, seguramente ninguna discusión sobre el tema va a llegar a ninguna parte.
  3. Definir un procesopara llegar a una decisión e implementarla. “Proceso” quiere decir cómo proceder para llegar a una decisión. Un proceso efectivo incluye estos pasos:                                                                    a. Definir el alcance del asunto (Exactamente, de qué estamos hablando)
    b. Recoger información relevante
    c. Establecer criterios para tomar la decisión final
    d. Generar opciones (No comprometerse prematuramente con una solución)
    e. Evaluar las opciones a la luz de los criterios establecidos previamente.
    f. Decidir
    g. Implementar
    h. Observar los resultados y, si es necesario, modificar la decisión original.

Rara vez se puede llegar a una buena decisión en una sola discusión. Pero si los participantes están convencidos de la importancia del asunto y comprenden dónde están en el proceso, entonces las “vueltas en círculo” van a ser reemplazadas por el progreso. Si el líder designado hace un buen trabajo guiando el proceso, el tiempo de la reunión dedicado a ese tema estará bien aprovechado.

2018-05-01T16:05:03+00:00 Por |

About the autor:

Beatrice Briggs es fundadora y directora del Instituto Internacional de Facilitación y Cambio, una empresa consultora con sede en México. Facilitadora Profesional Certificada, ella pone sus años de experiencia al servicio de los líderes que quieren hacer que sus reuniones valgan el tiempo, el talento y el dinero invertido en ellas. Nativa de los Estados Unidos, Beatrice vive en México desde 1998, trabajando en inglés y español para aliviar el sufrimiento causado por malas reuniones donde sea que ocurran.